Nintex Workflow - Nintex.Workflow.NWException:Error getting context data for 'SIte Owners'

Auch wenn alle Workflows ohne Fehlermeldung funktionieren kann folgende Fehlermeldung im ULS von SharePoint häufig auftreten:

Nintex.Workflow.NWException: Fehler bei Zugriff auf Kontextdaten von ‘SiteOwners’. ---> System.NullReferenceException: Object reference not set to an instance of an object.  
 at Nintex.Workflow.CommonDataItems.<>c__DisplayClass4.<GetSiteOwners>b__3()  
 at Microsoft.SharePoint.SPSecurity.<>c__DisplayClass5.<RunWithElevatedPrivileges>b__3()  
 at Microsoft.SharePoint.Utilities.SecurityContext.RunAsProcess(CodeToRunElevated secureCode)  
 at Microsoft.SharePoint.SPSecurity.RunWithElevatedPrivileges(WaitCallback secureCode, Object param)  
 at Microsoft.SharePoint.SPSecurity.RunWithElevatedPrivileges(CodeToRunElevated secureCode)  
 at Nintex.Workflow.CommonDataItems.GetSiteOwners(ContextDataOptions options)  
 at Nintex.Workflow.CommonDataItems.GetValue(String key, ContextDataOptions options)  
 at Nintex.Workflow.NWContextSiteOwners.get_Data()     -
 -- End of inner exception stack trace --- (Build:3080)

Nintex versucht die Kontextvariable "Site Owners" aufzulösen, auch wenn die nicht in einem Workflow auf der Seite verwendet wird. Der Fehler passiert, weil auf der Seite keine "Site Owner" als "default" hintlegt ist. Überprüfen kann man das, indem mein die URL  aufruft und prüft, ob eine bestehende Gruppe für die "Site Owners" verwendet wird.

Nintex Forms and Nintex Live - Use Case

Am 15. Juni 2012 fand im Expomedia LIGHT-CUBE auf den Saarterassen in Saarbrücken die erste Data One Hausmesse statt. Unter dem Motto "Informieren - Kontakte pflegen - IT erleben" hat Data One Geschäftspartnern und Interessenten das Leistungsspektrum des Unternehmens präsentiert. Ein Review der Veranstaltung kann hier auf der Homepage von Data One nachgelesen werden.

Natürlich möchte Data One die Veranstaltung im nächsten Jahr verbessern und hat daher ein Feedback- Formular für die Besucher angeboten. Die Anforderungen an das Feedback- Formular sind klar:

• Kein Papier!
• Der Zugriff soll auch von mobilen Geräten erfolgen können.
• Jeder Besucher soll mit seinem eigenen Gerät das Feedback- Formular ausfüllen können und nicht auf ein Gerät von Data One zurück greifen müssen.

Die Umsetzung eines solchen Feedback Formulars ist der perfekte Anwendungsfall für Nintex Forms und Nintex Live. Nintex Forms ist ein webbasierter Formular Designer für SharePoint, Nintex Live eine von Nintex bereitgestellte Cloud. Nintex Forms grenzt sich ganz klar von benutzerdefinierte Eingabemasken durch SharePoint Designer oder Infopath Forms Services durch die Bereitstellung mobiler Ansichten für alle gängigen Mobile Devices ab.

Um ein Formular auch für mobile Geräte umzusetzen ist Nintex Forms daher das perfekte Tool. Im ersten Schritt wurde also eine SharePoint Liste angelegt mit Spalten für die einzelnen Bewertungen. Die Eingabemaske dieser SharePoint Liste wurde dann durch ein Nintex Forms Formular ersetzt. Das geschieht einfach und schnell über den Formular Designer ( siehe Abbildung oberhalb ) im Browser in den Einstellungen der SharePoint Liste. Alle mobilen Ansichten wurden im gleichen Arbeitsschritt ebenfalls angepasst und bereitgestellt. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft eine fertige Ansicht für Windows Phone 7, erstellt mit Nintex Forms.

Nachdem eine SharePoint Liste und die Eingabeformulare für alle Endgeräte fertig gestellt wurden, konnten die Forms in die Nintex Live - der Cloud - bereit gestellt werden. Die Bereitstellung ist lediglich ein weiterer Klick im Nintex Forms Designer, durch den man eine URL erhält, über die man das veröffentlichte Nintex Form in Nintex Live erreicht.

Es gibt nur eine URL für alle Endgeräte, die Unterscheidung zwischen Windows Phone, Android, Notebook oder Apple iPhone nimmt Nintex Forms eigenständig vor. Es ist nicht notwendig, dass die SharePoint Umgebung mit der zugrunde liegende SharePoint Liste veröffentlicht ist - die Eingaben der Veranstaltungsbesucher gelangen über eine verschlüsselte Verbindung von Nintex Live an die SharePoint Liste, ohne dass man hierfür die komplette SharePoint Umgebung veröffentlichen müsste.

Die Daten gelangen also über alle Endgeräte der Besucher in die SharePoint Liste. Der Aufruf des Formulars wurde durch einen QR Code auf Veranstaltungsplakaten dem Besucher noch erleichtert. Alle gängigen Smartphones verfügen über einen QR Code Scanner, der den eingelesenen Code automatisch in die zugrundeliegende URL umsetzt.

Als Besucher muss ich lediglich den QR Code auf den Plakaten einlesen und konnte über ein beliebiges Endgerät mein Feedback zu Veranstaltung abgeben. Durch den Einsatz von SharePoint, Nintex Live und Nintex Forms haben sich die Herausforderungen "mobile Endgeräte" und "Formularveröffentlichung" garnicht erst gestellt - da freut sich nicht nur die IT, die so ein Formular ohne großen Aufwand bereit stellen konnte, sondern auch die Marketing- Abteilung, die ohne Gemurre von der IT nun Daten zum Auswerten der Veranstaltung erhalten hat!

Wer mehr über Nintex Live oder Nintex Forms erfahren möchte, ist mit diesem Video und dieser Präsentation gut aufgehoben oder ist natürlich auch eingeladen, mich zu kontaktieren. Falls Ihr doch eher Lust habt, das Feedback Formular oder die Data One Hausmesse in Aktion zu sehen, sollte Fan von Data One auf Facebook werden und sich die Fotos von der Hausmesse anschauen. Vielleicht findet Ihr ja jemanden, der gerade das Feddback- Formular ausfüllt.

Good Luck,

Andreas

Nintex Live - Nintex Workflow aus der Wolke

Es ist wieder so weit - Nintex hat ein neues Spielzeug für uns! Nintex hat die Trends erkannt und uns etwas für die Wolke gebastelt - Nintex Live! Alle, die schon Nintex Workflow 2010 einsetzen, können nun verschiedene Dienste von Nintex und Partnern aus der Wolke konsumieren. Die auf Windows Azure implementierte Lösung stellt einen Katalog an Diensten bereit, die wie die schon bekannten Aktionen im Workflow Designer eingesetzt werden können. Letztendlich sind aber alle Aktionen nur Webservices, die durch die Aktion aufgerufen werden. Webservices bieten dabei Dienste an wie Statusupdates für soziale Netzwerke, Übersetzungen, Kontrolle der Flugdaten oder aber auch die Übergabe von Daten an einen Workflow in einer anderen Farm. Die folgende Darstellung verdeutlicht die hinterlegte Infrastruktur:

Da Partner den Nintex Live Katalog erweitern werden, wird es sich lohnen http://www.nintex.com/en-US/Products/Pages/NintexLive.aspx genauer anzuschauen!

Good luck,

Andreas

SharePoint and Nintex Workflow 2007: New database server

What's to do if you have to change the a database server in an existing SharePoint Farm for a new one? And what's happening with existing Nintex Workflow 2007 installations?
To exchange the database server used by SharePoint, you habe to do the following steps:

1. Make a full backup via SharePoint Central Administration.
2. Use the "SharePoint Products and Technologie Configuration Wizard" to disjoin every single SharePoint Server from the SharePoint farm.
3. Use the "SharePoint Products and Technologie Configuration Wizard" to create a NEW farm (wich means you create a new SharePoint Configuration database) and take the new database server for configuration settings.Join every single Server to the SharePoint farm.
4. Restore the full backup via CentralAdministration in the SharePoint Farm.

After this steps, your SharePoint farm use a new database server and should contain the old content and functionality. But what's with the Nintex Workflow databases? Contains the full backup the databases? Can you turn off the old database server? NO!!! You can't! Nintex Databases aren't include in a SharePoint backup, you have to transfer them to the new Database Server manuallly, p.e. with a database backup and restore.

After this, you have to update the internal reference of the Content DBs to the new server. This you can do with the nwadmin tool. You find this tool under the path C:\Program Files\Nintex\Nintex Workflow 2007\ in standard installations.
You have to run the following command line:

NWAdmin.exe -o UpdateContentDatabase -serverName serverName [-databaseName databaseName] [-newServerName newServerName] [-newDatabaseName newDatabaseName] [-integrated

-username username -password password]
 
Run this command line in the cmd and replace the parameters with you own values. After runing this command line, the references of your Nintex Databases will be updated.
Further information about UpdateContentDatabase operation with all parameters or and other nwadmin operations you can find in this pdf.
 
Regards,
 
Andreas
 

Nintex Best Practice: Task Delegation

In my opinion, one of the most valued features of Nintex Workflow 2007 is the "Task delegation". With task delegation, a user can delegate task wich will be automatically created from Nintex Workflow 2007 (by Actions like "Request Approval") between specific dates to a specific user. Cool feature for your next holiday preparations. If you have activated Nintex Workflow in the site collection features, users can set up delegation:

As you see in the picture above, a user can delegate task for the whole site collection in one step as well as for the current site. You can turn of the task delegation in the SharePoint Central Administration (Central Administration - Web Application - Nintex Workflow 2007 - Global settings). At the same section, you can turn on the administrative task delegation.

 

If you turn on the administrativ delegation, site administrators can delegate tasks for other users, wich will be necessary for many scenarios. By default, this setting is turned off.

If now the following question comes up: "Hey, can I build endless loops with task delegation?". No! You can't build delegations like "user A" to "user B" and back to "user A". Ok, users CAN build this, but it don't works endless. Nintex delegate a task only one time automatically.

Greetings,

Andreas

Nintex and 2010: Early preview

Beside all the new SharePoint 2010 stuff, let's talk a round about Nintex and what they will do 2010. At first: All the happy Nintex Workflow 2007 users can continuing be happy in 2010!!! Nintex will offer

As new innovation and features for Nintex Workflow 2010 is listed

• 
  
  Full support for new workflow capabilities in the SharePoint Server 2010 platform, including reusable workflows, site workflows, content type workflows, and a number of new custom actions.
  
• 
  
   A revamped browser-based user interface that takes full advantage of the new SharePoint 2010 Fluent UI user experience.
  
• 
  
   Investments in workflow forms design, including expanded support for both ASP.NET forms and Microsoft Office InfoPath 2010.
  
• 
  
   More options for managing and securing the workflow design, communication, approval, testing, and deployment process.
  
• 
  
   Compatibility with Microsoft-published workflow tools, including the ability to import and extend workflows authored using Microsoft SharePoint Designer 2010 and/or Microsoft Office Visio 2010, plus the ability to export workflows to Microsoft Visual Studio 2010 as workflow code projects.
  
• 
  
   The ability to analyze, report on, and monitor alerts on workflow metadata across multiple lists, sites, site collections, web applications, and entire farms.
  

Ok, sounds nice, but don't forget Nintex Reporting 2008? What will happend with this? It will survied, but with a new name and logo: Nintex Analytics 2010!!!

But that isn't enough!!! A third new products for compliance and records management join the arsenal of Nintex 2010 suites! Nintex Compilance Suite!!

• Inventory and analyze all document, page, and list data for growth, usage, and creation/edit patterns
• Identify social networking patterns and power users
• Monitor service application usage (Business Connectivity Services, Search, etc.)
• View, design, and manage rich reports, all within the familiar SharePoint site interface
• Collect, manage, and query information from multiple sources using data warehousing technology

• Easily classify, group, navigate, maintain, and analyze content based on taxonomy rules
• SharePoint-based management of both electronic and physical records
• Support for multiple input, output, and storage methods
• Standards-specific editions to meet different sets of requirements
  

All Nintex fans will have an exciting future, I think. More details will be available in the next weeks and months. If you can't wait for the final release you can subscribe to a Beta program.

Have fun,

Andreas

Nintex Workflow 2007 Best Practice: Use the Task Reminder action

Because it isn't clearly for the first time someone use the Nintex Workflow 2007 Task Reminder action, here the trick:
Use the "Run parallel actions" action for the correct setup. If you put the Task Reminder action behind your Request Approval or Flexi Task action, it wan't work.

Regards,

Andreas

Nintex Workflow 2007 Best Practice: Notifications by Workflow Error

This is the firts post in the "Nintex Workflow 2007 Best Practice" series I would like write down. Create an deploy workflows with Nintex Workflow would be very easy and quickliy to do, but there are some points you better have to consider before you let your users playing with a productiv workflow. One of these points ist the notification setting by Workflow error. By default, the workflow initiator will get a email if a workflow crashs. The initiator as an unmindfull enduser often will be courios and scared by automatically sent Error Emails from a system. As an administrator, you can prefend your needy users from this situation with a simple setting.
Switch to the "Message Template" settings on SharePoint site levels. Here you will find the following options:

I don't think I've to explain the settings for this. Pherhaps this settings will be overlooked so often because there are only to find on site level, not in Central Administration...

Regards,

Andreas