Wann?
04. Dezember
Wo?
Leonardo Royal Hotel Köln
Mein Vortrag
Collaborativ Working Part 1 + 2
Mehr Infos auf der Webseite der Veranstaltung: 3. BestPractice Tage SharePoint
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Samstag, 22. November 2014
3. BestPractice Tag SharePoint für Wissensmanagement und Collaboration
Wie auch schon 2013 bin ich in diesem Jahr auf den BestPractice tagen SharePoint des Magazins Wissensmanagement vertreten. Es erwartet uns eine spannende Themenvielfalt in den Bereichen Social, Collaboration, SharePoint 2013 und Suche.
Mehr Infos auf der Webseite der Veranstaltung: 3. BestPractice Tage SharePoint
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Sonntag, 18. November 2012
How SharePoint 2013 Profile ans Social Features improve Collaboration an Document Management
Frisch zurück von der Microsoft SharePoint Conference 2012 in Las Vegas ( ein Review dazu findet Ihr hier ) gibt es natürlich viele Eindrücke und Neuerungen der SharePoint 2013 Plattform, über die zu berichten es sich lohnt. Für mich eine der besten Neuerungen ist, wie das Benutzerprofil, die Social Features und die Suche verbunden wurden, um Collaboration und Document Management zu verbessern.
Bisher Stand man bei dem Design einer Collaboration und Document Management Lösung auf Basis von SharePoint immer vor einem Kompromiss, den man abwägen musste. Zum einem möchte man dem Anwender ein einheitliches Cockpit an die Hand geben, in dem er seine relevanten Dokumente und relevanten Aufgaben finden kann, ohne dass er sich durch Seitenverzeichnisse klicken oder die richtigen Suchanfragen ausführen muss. Der Gedanke an ein großes Dokumentenarchiv und eine einheitliche Aufgabenliste widerspricht allerdings mit benötigten Skalierbarkeit auf einzelne Webseiten, die das Berechtigungskonzept oder der Projektmanager bisher gefordert haben. Also wurde entweder ein Kompromiss gefunden oder ein Cockpit in Form von Eigenentwicklung umgesetzt. In SharePoint 2013 werden die einzelnen Features zu einer nennenswerten Lösung "Out of the Box" zusammengefügt und erfüllen verschiedene Anforderungen, die im Collaboration- und Document Management Umfeld immer wieder gestellt werden.
Dokumentenverwaltung über Bibliotheksgrenzen hinweg wird durch die Social Features "Share" und "Follow" verbessert. Oftmals möchte der Anwender sich aus den verschiedenen Dokumentenablagen die für Ihn wichtigsten Dokumente als Favorit markieren oder mit anderen teilen.
Alle Dokumente, denen man folgt, werden an einer zentralen Stelle im Profil angezeigt und können so schnell wiedergefunden und zugegriffen werden. Diese Dokumente findet man übrigens in der "Skydrive" genannten Dokumentenablage, die jedem Benutzer zur Verfügung steht.
Wie man sieht, bekommt der Anwender unter "Suggested documents to follow" Vorschläge für weitere interessante Dokumente. Dieses Feature kann durch die erfolgreiche Integration der FAST Search in die SharePoint Plattform bereit gestellt werden.
Neben dieser zentralen Ansicht auf alle für den Anwender relevanten Dokumente und den Vorschlägen wurde auch eine zentrale Aufgabenliste eingeführt.
Diese Aufgabenliste steht jedem Anwender auf seinem Profil zur Verfügung und stellt übersichtlich alle Aufgaben aus SharePoint dar, egal aus welcher Seite die Aufgaben stammen. Die Liste wird seitenübergreifend erstellt und gibt so dem Anwender die beste Möglichkeit, sich einen Überblick über alle ToDo`s zu verschaffen.
Damit der Anwender die Aufgaben an gewohnter Stelle findet und auch offline zur Verfügung hat, kann die gesamte Aufgabenliste aus dem Profil nach Exchange 2013 und somit nach Outlook synchronisiert werden. Hier ist ebenfalls die Ansicht aller Aufgaben möglich oder getrennt nach der SharePoint- Seite, von der die Aufgabe stammt.
Auch wenn diese Neuerungen auf den ersten Blick simpel erscheinen, sollte man ihren Nutzen nicht unterschätzen. Schon immer wurden genau diese Feature von Anwendern für die SharePoint Plattform gewünscht und entsprechend viel wird die Effizient steigen, mit der man Collaboration und Document Management Lösungen auf Basis von SharePoint 2013 umsetzen kann.
Beste Grüße,
Andreas
Bisher Stand man bei dem Design einer Collaboration und Document Management Lösung auf Basis von SharePoint immer vor einem Kompromiss, den man abwägen musste. Zum einem möchte man dem Anwender ein einheitliches Cockpit an die Hand geben, in dem er seine relevanten Dokumente und relevanten Aufgaben finden kann, ohne dass er sich durch Seitenverzeichnisse klicken oder die richtigen Suchanfragen ausführen muss. Der Gedanke an ein großes Dokumentenarchiv und eine einheitliche Aufgabenliste widerspricht allerdings mit benötigten Skalierbarkeit auf einzelne Webseiten, die das Berechtigungskonzept oder der Projektmanager bisher gefordert haben. Also wurde entweder ein Kompromiss gefunden oder ein Cockpit in Form von Eigenentwicklung umgesetzt. In SharePoint 2013 werden die einzelnen Features zu einer nennenswerten Lösung "Out of the Box" zusammengefügt und erfüllen verschiedene Anforderungen, die im Collaboration- und Document Management Umfeld immer wieder gestellt werden.
Dokumentenverwaltung über Bibliotheksgrenzen hinweg wird durch die Social Features "Share" und "Follow" verbessert. Oftmals möchte der Anwender sich aus den verschiedenen Dokumentenablagen die für Ihn wichtigsten Dokumente als Favorit markieren oder mit anderen teilen.
Alle Dokumente, denen man folgt, werden an einer zentralen Stelle im Profil angezeigt und können so schnell wiedergefunden und zugegriffen werden. Diese Dokumente findet man übrigens in der "Skydrive" genannten Dokumentenablage, die jedem Benutzer zur Verfügung steht.
Wie man sieht, bekommt der Anwender unter "Suggested documents to follow" Vorschläge für weitere interessante Dokumente. Dieses Feature kann durch die erfolgreiche Integration der FAST Search in die SharePoint Plattform bereit gestellt werden.
Neben dieser zentralen Ansicht auf alle für den Anwender relevanten Dokumente und den Vorschlägen wurde auch eine zentrale Aufgabenliste eingeführt.
Diese Aufgabenliste steht jedem Anwender auf seinem Profil zur Verfügung und stellt übersichtlich alle Aufgaben aus SharePoint dar, egal aus welcher Seite die Aufgaben stammen. Die Liste wird seitenübergreifend erstellt und gibt so dem Anwender die beste Möglichkeit, sich einen Überblick über alle ToDo`s zu verschaffen.
Damit der Anwender die Aufgaben an gewohnter Stelle findet und auch offline zur Verfügung hat, kann die gesamte Aufgabenliste aus dem Profil nach Exchange 2013 und somit nach Outlook synchronisiert werden. Hier ist ebenfalls die Ansicht aller Aufgaben möglich oder getrennt nach der SharePoint- Seite, von der die Aufgabe stammt.
Auch wenn diese Neuerungen auf den ersten Blick simpel erscheinen, sollte man ihren Nutzen nicht unterschätzen. Schon immer wurden genau diese Feature von Anwendern für die SharePoint Plattform gewünscht und entsprechend viel wird die Effizient steigen, mit der man Collaboration und Document Management Lösungen auf Basis von SharePoint 2013 umsetzen kann.
Beste Grüße,
Andreas
Montag, 2. Juli 2012
Central Email Management mit SharePoint - Better Collaboration
Exchange ist eine tolle Groupware und Email noch immer das beliebste Kommunikationsmittel. Mit Internetzugang kann ich "Email", ob mobil oder im Büro - ich weiß wies geht und es geht einfach. Von schnellen und kurzen Mitteilungen bis zu ausgefeilten Konzepten kann alles mit Emails an die selbst zusammengestellte Zielgruppe geschickt werden. Das Ganze ist dezentral und Jeder hat sein eigenes Emailsystem, man muss keinen Partner, Kunden oder Kollegen erst Zugriff auf die interne Infrastruktur geben. Sobald allerdings wichtige Informationen per Email verschickt werden, die besser zentral aufgehoben sind, wird die dezentrale Emaillösung zum Problem. Bei großen Projekten und Aufträgen mit Beteiligung interner Kollegen, Lieferanten, Partnern und Kunden möchte man auch die Informationen aus Emails zentral bereit stellen - und das möglichst zuverlässig, einfach und immer für das aktuelle Projektteam. Informationen in Postfächern genügen diesem Anspruch nicht.
In verschiedenen Kundenprojekten wurde ich mit dieser Anforderung konfrontiert und ein Interesse an einer Lösung ist fast bei jedem SharePoint Anwender vorhanden. Daher möchte ich diesen Artikel nutzen um meine Erfahrungen mit zentraler Emailverwaltung in SharePoint zu teilen.
Zuerst eine kleine Analyse der Möglichkeiten, Emails in SharePoint zu verwenden. Die folgende Abbildung zeigt verschiedene, vorstellbare Kommunikationswege, auf denen Emails geschickt werden oder geschickt werden sollen. Der Partner ( Kunde, Lieferant ... ) kommt aus der Wolke, die Infrastruktur des Kunden kennen wir nicht und wollen wir auch nicht kennenlernen - er kann Emails senden, das genügt uns. Seine Emails gehen entweder den orangnen Weg, den blauen Weg oder den grünen Weg.
Der Klassiker des Kommunikationswegs ist hier sicher der orangne Weg. Orange wird die Email direkt vom Partner aus der Wolke an den internen "A" geschickt. Die eingegangene Email liegt genau so lokal bei "A" wie die Antwort von "A" an den Partner. Natürlich kann die Email von "A" weiter gesendet werden, sie gehört aber alleine "A".
Wenn "A" einen SharePoint Server zur Verfügung hat, kann er seine Email dort auch ablegen. Oder der SharePoint hat "eingehende" Emails konfiguriert, so dass eine Dokumentenbibliothek selbst Emails empfangen kann. So kann die Email den blauen Weg gehen. Der blaue Weg hat den Vorteil, dass die Emails im SharePoint zentral liegen und ein Projektteam die Inhalte lesen kann. Das betrifft den Text der Emails und auch deren Anhänge. Der Partner aus der Wolke schickt seine Email dann am besten nicht mehr an einen einzelnen Ansprechpartner sondern an eine "Projektemailadresse", die an der Dokumentenbibliothek hinterlegt ist. Zumutbar ist dieses vorgehen allemal, Email-Verteiler sind ja keine Besonderheit, ob die Email bei einzelnen Personen landet oder auf dem SharePoit kann dem Anwender ja egal sein.
Das Problem mit dem blauen Weg ist allerdings die Antwort. Auch wenn der Eingang im SharePoint zentral abgelegt ist, wir die Antwort über einen lokalen Client - meistens Outlook - verschickt und liegt dann nicht mehr im SharePoint, sondern in den "Gesendeten Objekten" lokal bei "A" oder "B" und wäre somit nicht mehr im Zugriff des Projektteams.. Die Antworten und der Kommunikationsverlauf gehen verloren. Beim grünen Weg ist diese Problemstellung behoben, hier kann SharePoint nämlich selbst Antworten schicken. Eine Email liegt in SharePoint, der Benutzer öffnet die Email, drückt auf "Antworten", schreibt seine Antwort und sendet die Email weg - und die Antwort liegt automatisch im SharePoint. Dieser grüne Weg ist oftmals die Anforderung, jedoch ist er mit den gegeben Funktionalitäten nicht zu erreichen.
Ein Gruppenpostfach, an dem jeder Projektmitglied berechtigt wird, ist nicht die Lösung der Anforderung. SharePoint bietet für Zusammenarbeit viele Möglichkeiten und Funktionalitäten, die auch auf die Email- Kommunikation angewendet werden sollen. Solche Funktionalitäten sind:
Es empfiehlt sich der Einsatz einer zusätzlichen Komponente wie Apose email for .net. Wenn der Eingang und Ausgang einer Email aus SharePoint umgesetzt ist, wurde die Grundlage für den grünen Weg geschaffen. Der Erweiterung des grünen Wegs durch individuelle Anforderungen wie regelbasierte Inhaltsorganisation kann nach belieben erweitert werden.
Natürlich liegt auch bei einer Lösung für den grünen Weg der Teufel im Detail - man merkt erst, was Outlook alles leistet, wenn man einen gewissen Teil der Funktionalität im SharePoint abbilden möchte. Falls jemand also Projekterfahrung in diesem Bereich sammeln konnte, freue ich mich genau so über einen Austausch wie mit einem Interessenten, der eine solche Lösung anstrebt!
Goof luck,
Andreas
In verschiedenen Kundenprojekten wurde ich mit dieser Anforderung konfrontiert und ein Interesse an einer Lösung ist fast bei jedem SharePoint Anwender vorhanden. Daher möchte ich diesen Artikel nutzen um meine Erfahrungen mit zentraler Emailverwaltung in SharePoint zu teilen.
Die Anforderung
Zuerst eine kleine Analyse der Möglichkeiten, Emails in SharePoint zu verwenden. Die folgende Abbildung zeigt verschiedene, vorstellbare Kommunikationswege, auf denen Emails geschickt werden oder geschickt werden sollen. Der Partner ( Kunde, Lieferant ... ) kommt aus der Wolke, die Infrastruktur des Kunden kennen wir nicht und wollen wir auch nicht kennenlernen - er kann Emails senden, das genügt uns. Seine Emails gehen entweder den orangnen Weg, den blauen Weg oder den grünen Weg.
Der Klassiker des Kommunikationswegs ist hier sicher der orangne Weg. Orange wird die Email direkt vom Partner aus der Wolke an den internen "A" geschickt. Die eingegangene Email liegt genau so lokal bei "A" wie die Antwort von "A" an den Partner. Natürlich kann die Email von "A" weiter gesendet werden, sie gehört aber alleine "A".
Wenn "A" einen SharePoint Server zur Verfügung hat, kann er seine Email dort auch ablegen. Oder der SharePoint hat "eingehende" Emails konfiguriert, so dass eine Dokumentenbibliothek selbst Emails empfangen kann. So kann die Email den blauen Weg gehen. Der blaue Weg hat den Vorteil, dass die Emails im SharePoint zentral liegen und ein Projektteam die Inhalte lesen kann. Das betrifft den Text der Emails und auch deren Anhänge. Der Partner aus der Wolke schickt seine Email dann am besten nicht mehr an einen einzelnen Ansprechpartner sondern an eine "Projektemailadresse", die an der Dokumentenbibliothek hinterlegt ist. Zumutbar ist dieses vorgehen allemal, Email-Verteiler sind ja keine Besonderheit, ob die Email bei einzelnen Personen landet oder auf dem SharePoit kann dem Anwender ja egal sein.
Das Problem mit dem blauen Weg ist allerdings die Antwort. Auch wenn der Eingang im SharePoint zentral abgelegt ist, wir die Antwort über einen lokalen Client - meistens Outlook - verschickt und liegt dann nicht mehr im SharePoint, sondern in den "Gesendeten Objekten" lokal bei "A" oder "B" und wäre somit nicht mehr im Zugriff des Projektteams.. Die Antworten und der Kommunikationsverlauf gehen verloren. Beim grünen Weg ist diese Problemstellung behoben, hier kann SharePoint nämlich selbst Antworten schicken. Eine Email liegt in SharePoint, der Benutzer öffnet die Email, drückt auf "Antworten", schreibt seine Antwort und sendet die Email weg - und die Antwort liegt automatisch im SharePoint. Dieser grüne Weg ist oftmals die Anforderung, jedoch ist er mit den gegeben Funktionalitäten nicht zu erreichen.
Die Lösung
Ein Gruppenpostfach, an dem jeder Projektmitglied berechtigt wird, ist nicht die Lösung der Anforderung. SharePoint bietet für Zusammenarbeit viele Möglichkeiten und Funktionalitäten, die auch auf die Email- Kommunikation angewendet werden sollen. Solche Funktionalitäten sind:
- Zusätzliche Metadaten wie "Anmerkung", "Erläuterung" oder "Wiedervorlagedatum" an einer Email.
- Genehmigungs- und Freigabeprozesse für eine Email durch Projektleiter und andere Verantwortliche.
- Definierte Betreffzeilen durch berechnete Felder.
- Erweiterte Kommunikationspartnerverwaltung.
- Versionierung.
- Berechtigungskonzepte auf Emailbasis.
- Inhaltsorganisation, um Emails nach bestimmten Regeln einzusortieren.
- Und vieles mehr...
Es empfiehlt sich der Einsatz einer zusätzlichen Komponente wie Apose email for .net. Wenn der Eingang und Ausgang einer Email aus SharePoint umgesetzt ist, wurde die Grundlage für den grünen Weg geschaffen. Der Erweiterung des grünen Wegs durch individuelle Anforderungen wie regelbasierte Inhaltsorganisation kann nach belieben erweitert werden.
Natürlich liegt auch bei einer Lösung für den grünen Weg der Teufel im Detail - man merkt erst, was Outlook alles leistet, wenn man einen gewissen Teil der Funktionalität im SharePoint abbilden möchte. Falls jemand also Projekterfahrung in diesem Bereich sammeln konnte, freue ich mich genau so über einen Austausch wie mit einem Interessenten, der eine solche Lösung anstrebt!
Goof luck,
Andreas
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