Erfolg mit SharePoint durch Requirements Engineering - Qualitätsmerkmale einer Anforderung

Wie im einleitenden Artikel beschrieben ist Requirements Engineering ( RE ) die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt und somit auch die Grundlage für den Erfolg mit SharePoint. RE verwaltet, dokumentiert, prüft und erhebt die Anforderungen an eine Lösung von den Stakeholdern der Lösung durch eine systematische und methodische Vorgehensweise, die gut dokumentiert und standardisiert ist. Natürlich gleicht kein Projekt dem anderen und so gilt es, auf die Besonderheiten eines Projekts auch während des RE zu achten. Das gilt auch bei Projekten mit SharePoint als Plattform. Diese Besonderheiten von SharePoint aufzuzeigen ist Ziel der Artikel zum Thema RE.

Qualitätsmerkmale einer Anforderung

Eine hochwertige Anforderung erfüllt verschiedene Qualitätsmerkmale, die in der folgenden Grafik gezeigt werden.

Eine Anforderungen muss klassifizierbar, prüfbar und konsistent gegenüber anderer Anforderungen sein. Das Einhalten dieser und auch alle anderen dargestellten Qualitätsmerkmale wird durch einen Prüfer sichergestellt. Der Prüfer benötigt jedoch für die Prüfung der Merkmale Realisierbar und Bewertet SharePoint Expertenwissen. Das Expertenwissen ist erforderlich, da SharePoint als Plattform verschiedene Einschränkungen mit sich bringt, die eine Implementierung bestimmter Anforderungen ungewöhnlich aufwändig oder unmöglich machen. Grenzen werden insbesondere bei der Anzahl von Dokumenten und Elementen in einer Liste erreicht oder bei der Anzahl einzelner Berechtigungen auf ein Element. Müssen große Datenmengen verarbeitet werden, sind solche Anforderungen in SharePoint oft nicht realisierbar. Auch  sind manche Anforderungen nur mit ungewöhnlich hohem Aufwand umzusetzen und sollten dementsprechend bewertet sein. SharePoint bietet viele Standardfunktionalitäten wie Eingabeformulare und Benachrichtigungen, bei denen Details in den Anforderungen eine komplette Neuentwicklung der Funktionalität nach sich ziehen können.

Fazit

Oftmals ist SharePoint als strategische Plattform im Unternehmen gesetzt, steht daher für die Umsetzung verschiedenster Lösungen fest und soll diverse Bestandsysteme ablösen. In diesem Fall muss die Aufnahme und Prüfung der Anforderungen durch eine Person mit SharePoint Expertenwissen erfolgen, damit realisierbare und realistisch bewertete Anforderungen erstellt werden. Wird ein Anforderungskatalog ohne dieses Expertenwissen erstellt und von den Stakeholdern abgenommen, kann es bei der Umsetzung des Katalogs zu bösen Überraschungen kommen. Die Folge sind ausufernde Projektdauer und falsche Angebote von Dienstleistungsanbietern, die ohne hochwertige Anforderungen an eine SharePoint- Lösung oftmals falsche Annahmen auf Grundlage der SharePoint Standardfunktionalität treffen, ohne das diese mit den Stakeholdern abgesprochen sind. Um die daraus folgenden Change Requests zu vermeiden, sollte schon die Anforderungsanalyse für eine Lösung durch einen SharePoint Experten durchgeführt werden.

Erfolg mit SharePoint durch Requirements Engineering - Einleitung

Einleitung

Microsoft SharePoint Server 2013 ist die fünfte Version dieses Microsoft Serverprodukts. In jeder neuen Version wurde die Plattform um verschiedene Eigenschaften erweitert und so neue Einsatzmöglichkeiten geschaffen. Diese neuen Eigenschaften gingen von einer Vorlagenverwaltung ( Inhaltstypen ) über die Integration von Workflows bis zur Integration von modernen Social- und Search- Komponenten. Daraus ergeben sich eine Vielzahl von Bereichen, die durch SharePoint abgedeckt werden können:

•  Zusammenarbeit ( Kollaboration ),
• Portal,
• Unternehmenssuche,
• Unternehmensprozesse ( Business Process Management ),
• Business Intelligence,
• Social,
• Enterprise Content Management. 

Mit der Anzahl der Eigenschaften und Komponenten ist auch die Anzahl von möglichen Visionen und Zielen für Projekte gestiegen, die mit SharePoint erreicht werden sollen. Die Anforderungen an einen erfolgreichen Projektverlauf unterscheiden sich je nach Bereich sowohl bei der Implementation als auch bei der Anforderungsanalyse. So erfordert zum Beispiel das Requirements Engineering ( RE ) eines Projekts im Bereich „Zusammenarbeit“ ein anderes Vorgehen als ein Projekt im Bereich „Unternehmensprozesse“, da die Anforderungen und die Stakeholder ( die Besitzer der Anforderungen ) grundsätzlich verschieden sind und es ein unterschiedliches Verfahren zur Erhebung der Anforderungen bedarf. RE, also die Anforderungsanalyse an ein System oder an eine Lösung, ist der erste Schritt in einem Projekt - und auch der Entscheidende. Schlechte oder fehlende Anforderungen sind die Ursache für gescheiterte Projekte, schlechtes System Engineering, ungenutzte Lösungen, zu hohe Kosten und  ungewöhnlich viele Change Requests. Immerhin lassen sich ca. 60% aller Fehler in Softwarelösungen auf mangelhafte Anforderungen zurückführen und nur ca. 40% auf Fehler bei der Implementierung. Daher sollte das RE auch keinen unerheblichen Anteil an den Gesamtaufwendungen für das Projekt haben, da es unterm Strich die Gesamtkosten für ein Projekt verringert. Ein professioneller Umgang mit den Stakeholdern und der Erhebung der Anforderungen führen letztendlich zum einem qualitativ hochwertigem Anforderungskatalog, der vollständig, konsistent und machbar ist. Mit einem qualitativ hochwertigem Anforderungskatalog werden die Fehler während der Implementierung nicht nur signifikant verringert, er hilft auch Dienstleistungsanbietern dabei, ein korrektes Angebot abgeben zu können und kann eine rechtliche Verbindlichkeit definieren. Ohne Anforderungskatalog ist der Erfolg eines Projekts nicht planbar.

Fehler der Vergangenheit

Es lässt sich seit einiger Zeit die Beobachtung im Umfeld von SharePoint machen, dass Reengineering für SharePoint- Systeme und -Lösungen immer häufiger angefragt wird. Mit den Versionen SharePoint 2007 und SharePoint 2010 haben viele Anwender den Einstieg in die Technologie gewagt und die Plattform kennengelernt, jedoch wegen fehlender Erfahrung in SharePoint oft nicht das erwartete Ergebnis erreicht. Als Konsequenz ist die technische Plattform oft außer Kontrolle oder die bereitgestellten Lösungen werden schlichtweg nur ungenügend von den Endanwender angenommen. Auch die Kosten und Zeitrahmen für Projekte mit SharePoint sind oft um ein Vielfaches überschritten und das Ergebnis trotz vieler Change Requests nicht zufriedenstellend. Bei genauer Betrachtung kann man die Ursache dieser Probleme oft auf Defizite im Anforderungskatalog der Lösung zurückführen. Wo in Software- Projekten aus anderen Gebieten, wie zum Beispiel bei SAP- Projekten oder Eigenentwicklung von Softwarelösungen, ein qualitativ hochwertiges RE die Regel ist, wurde dem RE in der Vergangenheit bei Projekten mit SharePoint oft nicht genügend Aufmerksamkeit zuteil und die Anforderungskataloge stellen sich als ungenügend heraus, auch wenn RE Bestandteil des Projektplans war.
Auf der einen Seite wurden Anforderungskataloge ohne Wissen oder Berücksichtigung der SharePoint Plattform erstellt, was zu fehlenden Abgrenzungen, Grauzonen für die Umsetzung oder schlichtweg nicht machbaren Anforderungen führt. Andererseits ist SharePoint in der Vergangenheit oft schon selbst als "Lösung" gesehen worden, die nur noch leicht modifiziert werden musste und dann direkt eingesetzt werden kann. Eine Anforderungsanalyse wurde gar nicht erst durchgeführt und keine entsprechenden Budgets bereitgestellt. Es stellt sich jedoch heraus, dass solche "Quick Wins" auf Dauer keine Grundlage für eine erfolgreiche Plattform oder Lösung sind. SharePoint ist eine Plattform, keine Lösung.

"Die Vergangenheit zeigt, das ein maßgeschneidertes RE Voraussetzung und Grundlage für einen Erfolg mit SharePoint ist."

Die Herausforderungen des RE für SharePoint

Neben den Unterschieden des RE bei den einzelnen Bereichen, in denen ein Projekt mit SharePoint stattfinden kann, benötigt man für ein erfolgreiches Projekt auch Fähigkeiten und Wissen in Microsoft SharePoint, um die Anforderungen korrekt ermitteln und so ein erfolgreiches RE für das Projekt durchführen zu können. Die Herausforderungen des RE für SharePoint liegen in:

• der Bewertung verschiedener Qualitätskriterien einer Anforderung ( Artikel  ),
• der Systemanalyse zur Vermeidung von Grauzonen,
• Der Bewertung von Anforderungen als Basis-, Leistungs- und Begeisterungsfaktor für die Lösung und die damit verbundenen Besonderheiten bei der Erhebung der Anforderung.

Warum diese Kriterien eine Herausforderung des RE für SharePoint sind, warum man einen SharePoint Experten braucht um sie zu bewältigen und wie Sie durch die Bewältigung dieser Herausforderungen Erfolg für SharePoint haben können, darauf werde ich in noch folgenden Artikeln näher eingehen.

Beste Grüße,

Andreas

Wissensmanagement Best-Practice-Tage: SharePoint

Die Best- Practice Tage für SharePoint beleuchten die Microsoft Plattform von der fachlichen Seite und sind ein interessantes Event für jeden, der nicht aus der "Technik" kommt. Veranstaltet wird das halbtägige Event von "Wissensmanagement - Das Magazin für Führungskräfte", ein Magazin und Anbieter vieler Seminare und Veranstaltungen. Wie der ein oder andere vielleicht ahnt erfolgt der Hinweis auch in eigener Sache - ich werde für Data One auf der Veranstaltung den Vortrag "Anforderungen im Griff – Requierments Engineering mit SharePoint und Nintex" halten und freue mich natürlich über jeden Kurzentschlossenen.

Wann?

05. Juni

Wo?

Köln

Genaueres kann man der Website des Veranstalters entnehmen. http://www.wissensmanagement-seminare.de/sharepoint.html

Rückfragen beantworte ich natürlich gerne!

Beste Grüße,

Andreas