Der Blog ist gewandert - http://www.knauhow.de

Ich habe meinen Blog nach Wordpress verlegt und umgestaltet, um der Tatsache Rechnung zu tragen, dass es ab jetzt nicht nur noch um Sharepoint geht.

Er ist ab jetzt unter http://www.knauhow.de zu erreichen.

Microsoft Delve - Updated people profile experience

Nick Robinson, senior product marketing manager for the Office 365 Team, hat in einem Artikel auf ein Update von Microsoft Delve hingewiesen. Für jeden, der noch nicht mit Delve gearbeitet hat: Delve ist der große Mixer von Microsoft, der die Inhalte aus all den verschiedenen Töpfchen von Office 365 (OneDrive for Business, SharePoint Online, Yammer...) zusammen mixt und dann das anzeigt, was für euch wichtig ist. Damit das auch gut funktioniert, werden in Delve auch die Benutzerprofile von Anwendern abgelegt und eine Art "Business Network" daraus gemacht. Ja, genau, so wie in Yammer auch. Doppelt hält besser ;-)

Und tatsächlich präsentiert sich Delve nach dem Update auch in einem modernen Anstrich, ein bisschen mehr sexy wie vorher halt. Soweit ich es überblicke war es dass dann auch schon mit den ganzen tollen Neuheiten, Funktionalitäten hab ich bisher jedenfalls keine neuen entdecken können. Vielleicht bin ich ja auch einfach zu anspruchsvoll, aber so ein paar offensichtliche Dinge hätte man dann ruhig auch mal angehen können:

• Unsagbar veralte Bearbeitungsmaske fürs Benutzerprofil, Nostalgie aus dem Jahr 2010.
• Man kann immer noch keine zusätzlichen Profileigenschaften zur Synchronisation einstellen.
• In meiner jugendlichen Naivität klick ich immer mal wieder auf die Eigenschaften in meinem Profil - Fähigkeiten oder Qualifikationen - in der Hoffnung, ich sehe andere Personen mit gleichen Eigenschaften.
• Synchronisation mit dem Yammer Profil.

Naja, was solls, man muss sich ja was für die Zukunft warm halten. Aber ich will fair bleiben, zwei Dinge sind jetzt möglich: Man kann sein Profilbild direkt im Profil ändern ohne in die Bearbeitungsmaske zu wechseln und man kann tatsächlich aus dem Profil heraus Skype- Anrufe tätigen. Immerhin etwas...

Ich spreche auf der KnowTech 2015

Wissensmanagement, Social Collaboration und Industrie 4.0 sind die Themen der jährlich stattfindenden Konferenz "KnowTech" des Branchenverbands Bitcom. Ich wurde eingeladen, am 28. und 29. Oktober die Konferenz zu besuchen und zu dem Thema Sicherheit in der Cloud zu sprechen und die grössten Herausforderungen in Hinblick auf Microsoft Office 365 zu beleuchten. 

www.knowtech.net

Nintex Workflow - Nintex.Workflow.NWException:Error getting context data for 'SIte Owners'

Auch wenn alle Workflows ohne Fehlermeldung funktionieren kann folgende Fehlermeldung im ULS von SharePoint häufig auftreten:

Nintex.Workflow.NWException: Fehler bei Zugriff auf Kontextdaten von ‘SiteOwners’. ---> System.NullReferenceException: Object reference not set to an instance of an object.  
 at Nintex.Workflow.CommonDataItems.<>c__DisplayClass4.<GetSiteOwners>b__3()  
 at Microsoft.SharePoint.SPSecurity.<>c__DisplayClass5.<RunWithElevatedPrivileges>b__3()  
 at Microsoft.SharePoint.Utilities.SecurityContext.RunAsProcess(CodeToRunElevated secureCode)  
 at Microsoft.SharePoint.SPSecurity.RunWithElevatedPrivileges(WaitCallback secureCode, Object param)  
 at Microsoft.SharePoint.SPSecurity.RunWithElevatedPrivileges(CodeToRunElevated secureCode)  
 at Nintex.Workflow.CommonDataItems.GetSiteOwners(ContextDataOptions options)  
 at Nintex.Workflow.CommonDataItems.GetValue(String key, ContextDataOptions options)  
 at Nintex.Workflow.NWContextSiteOwners.get_Data()     -
 -- End of inner exception stack trace --- (Build:3080)

Nintex versucht die Kontextvariable "Site Owners" aufzulösen, auch wenn die nicht in einem Workflow auf der Seite verwendet wird. Der Fehler passiert, weil auf der Seite keine "Site Owner" als "default" hintlegt ist. Überprüfen kann man das, indem mein die URL  aufruft und prüft, ob eine bestehende Gruppe für die "Site Owners" verwendet wird.

3. BestPractice Tag SharePoint für Wissensmanagement und Collaboration

Wie auch schon 2013 bin ich in diesem Jahr auf den BestPractice tagen SharePoint des Magazins Wissensmanagement vertreten. Es erwartet uns eine spannende Themenvielfalt in den Bereichen Social, Collaboration, SharePoint 2013 und Suche.

Wann?

04. Dezember

Wo?

Leonardo Royal Hotel Köln

Mein Vortrag

Collaborativ Working Part 1 + 2

Mehr Infos auf der Webseite der Veranstaltung: 3. BestPractice Tage SharePoint

Sorry, we can’t seem to connect to the SharePoint Store. Try again in a bit

Für die Meldung "Sorry, we can’t seem to connect to the  SharePoint Store. Try again in a bit."  ( " Leider kann keine Verbindung mit dem SharePoint Store hergestellt werden. Bitte versuchen Sie es später erneut. " ) ist der erste Tipp, SharePoint für den Einsatz von Apps richtig zu konfigurieren. Der Fehler tritt auf, wenn man den SharePoint Store öffnet. Die Konfiguration der SharePoint Umgebung für Apps ist in diesem Artikel auf TechNet beschrieben :

http://technet.microsoft.com/en-gb/library/fp161236.aspx

Für den Zugriff auf den SharePoint Store benötigt der SharePoint Server allerdings noch Zugriff auf das Internet. Die Adresse "https://office.microsoft.com" muss für den SharePoint Server erreichbar sein. Sollte man trotz korrekter Konfiguration der Umgebung für Apps weiterhin nicht auf den SharePoint Store zugreifen können, sollte die Internetverbindung des Servers und die Firewall- Regeln kontrolliert werden. Im ULS Log wird der fehlgeschlagene Zugriff auch vermerkt.

SharePoint Enterprise Search

Was ist dran an Enterprise Search mit SharePoint? Wer die Microsoft SharePoint Conference 2012 in Las Vegas verfolgt hat weiß, Enterprise Search ist nach der ersten Integration der FAST Search in SharePoint 2010 nun vollständig in die Plattform integriert. Microsoft ist jedoch nicht der einzige Anbieter, der eine Enterprise Search in seine Plattform integriert hat. IBM bietet mit IBM OmniFind eine Lösung für Enterprise Search an, die sich in die Produktpalette von IBM Content Manager und IBM Connections integriert und auch Oracle bietet mit Oracle Secure Enterprise Search eine Lösung an. Neben den Angeboten dieser bekannten Systemhäuser kann man für Enterprise Search auf verschiedene Lösungen von spezialisierten Anbietern zurückgreifen. Die bekannteste Marke ist auf diesem Gebiet sicherlich Google Search Appliance, aber es gibt noch einige weitere Anbieter wie zum Beispiel inter:gator, Coveo oder Polyspot.

Diese Vielfalt an Anbietern ist nicht weiter verwunderlich, betrachtet man den Nutzen von Enterprise Search für Unternehmen. Die Marktstudie "Enterprise Search 2013" von Frauenhofer IAO zeigt die enormen Potenziale der Enterprise Search als Teil des Information Retrivals für Unternehmen auf. Laut dieser Marktstudie und der zugrunde liegenden Enterprise Search Survey 2013 sehen 63% der befragten Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil für Ihre Organisation durch die richtige Nutzung von Informationen. Für 73% ist das Auffinden der richtigen Information sehr kritisch oder kritisch zum Erreichen der Ziele des Unternehmens und den Unternehmenserfolg. Jedoch sagen beinahe zwei Drittel (64 %) der Befragten aus, es sei in Ihrem Unternehmen sehr schwer oder schwer, Informationen zu finden. Sogar zur wirtschaftliche Quantifizierung der Einsparpotenziale wird eine Aussage getroffen. Die Einsparpotenziale werden auf circa 8050 € Einsparung pro Jahr und Mitarbeiter beziffert. [1]
Möchte man diese Potenziale für sich erschließen stellt sich die Frage, ob man dafür auf die Lösung eines spezialisierten Anbieters verwenden sollte oder eine bestehende Plattform im Haus, wie zum Beispiel Microsoft SharePoint. Daher werden in diesem Artikel die Möglichkeiten zur Enterprise Search mit Microsoft SharePoint 2013 betracht, jedoch nicht ohne zuvor das Thema näher definiert zu haben.

Was ist Enterprise Search

Die amerikanische Association for Information and Image Management hat eine passende Definition für Enterprise Search erstellt.

"The practice of identifying and enabling specific content across the enterprise to index, search, and display to authorized users." [2]

Somit ist die Enterprise Search ein System zur Integration aller Unternehmensanwendungen; eine komplexe, oft unterschätzte Herausforderung. Ziel ist es, einen einheitlichen Index als Datengrundlage der Suche zu Erstellen und die Informationen daraus dem Benutzer anwenderfreundlich und intuitiv bedienbar zur Verfügung zu stellen.

Enterprise Search Index

Die Anforderungen an Enterprise Search und den Index sind [3] :

• Der Index muss homogen sein,
• Schnittstellen zu allen Unternehmensanwendungen müssen vorhanden sein,
• Es muss eine Zugriffskontrolle analog der Autorisierung des Repositories auf die Inhalte des Indexes geben,
• Übergreifend über einzelne Unternehmensanwendungen hinweg müssen Suchapplikationen möglich sein,
• Verarbeitung verschiedener XML- Formate.

Diese grundlegenden Anforderungen wurden im Laufe der Zeit weiterentwickelt und ausgebaut, man spricht von Faceted Search und semantischer Suche. Die Faceted Search soll es dem Anwender ermöglichen, die Information innerhalb eines Suchergebnissen in multiplen Dimensionen zu filtern, welche durch eine Klassifizierung der Inhalte aufgebaut werden. Ein Benutzer kann so zum Beispiel ein Suchergebnis nach allen Dokumenten vom Typ "docx" der letzten drei Monate filtern.
Die semantische Suche bietet dem Anwender ein Ergebnis unter Einbeziehung eines semantischen Models an. Die Abfragekomponente der Suche greift nicht ausschließlich auf den Inhalt der einzelnen Repositories zu, sondern vergleicht die Inhalte mit einem semantischen Model, also mit bereitgestellten Thesauri und Ontologie.

Semantisches Model

Ein einfaches Ergebnis des semantischen Models ist das bekannte "Meinten Sie..." unterhalb einer Suchbox, welches uns ähnliche Alternativen für unser angefragtes Stichwort liefert. Etwas komplexer ist das Ergebnis da schon zum Beispiel bei Onlineshops wie Amazon, die uns anhand der von uns besuchten Artikel Vorschläge unterbreiten, welche Artikel für uns noch interessant sein könnten. Damit eine semantische Suche effektiv im Unternehmen eingesetzt werden kann, muss Sie einfach zu pflegen sein, damit das Model auch die Inhalte des Unternehmens wiederspiegelt. Neben Taxonomiestrukturen, die gepflegt werden, sollen auch Metadaten aus dem Inhalt extrahiert werden. Steht im Fließtext eines Dokumentes zum Beispiel ein bestimmter Kundenname, soll das Dokument auch relevant sein, wenn ein Anwender nach "SharePoint" sucht, da der Kunde im Bereich "SharePoint" agiert. Diese Zuordnung von Metadaten zu einer Entität nennt man "Custom Entity Extraction" und ist Teil eines semantischen Models.
Nicht zuletzte soll die Enterprise Search neben Faceted Search und semantischer Suche auch personalisierte Suchergebnisse anbieten können. Personalisierte Suchergebnisse sind Voraussetzung für auch der Suche basierende Inhaltsveröffentlichung von Neuigkeiten oder Artikeln. Dabei wird aber nicht nur vorausgesetzt, dass die Enterprise Search weiß, welcher Benutzer die Anfrage schickt und die Zugehörigkeit zu Benutzer- und Zielgruppen auflöst. Vielmehr soll das Benutzerverhalten selbst analysiert werden und so das Suchergebnis optimiert. Jemand, der viele Präsentationen öffnet, möchte diese vielleicht höher im Ranking der Suche finden wie ein Kollege, der sich nur für Webartikel interessiert.

Betrachtet man diese Anforderungen, insbesondere die Homogenisierung aller heterogen verteilter Unternehmensanwendungen in einem gemeinsamen Index wird der Umfang eines Projekts im Umfeld der Enterprise Search deutlich. Es ist nicht alleine mit der Anschaffung einer geeignet Technologie getan, auch ist mit dem Einführen einer Enterprise Search hoher Projektaufwand verbunden. Die geeignete Technologie ist jedoch die Grundlage für erfolgreiche Enterprise Search.

Enterprise Search in SharePoint 2013

Es stellt sich die Frage, in wieweit Microsoft SharePoint 2013 die Anforderungen an Enterprise Search erfüllt. Eine grundlegende Anforderung an Enterprise Search ist ein homogener Index, der durch Schnittstellen zu allen Unternehmensanwendungen befüllt wird. SharePoint erstellt einen solchen Index aus verschiedenen Inhaltsquellen ( engl. "Content Source" ) und bedient sich nicht nur über den Opensearch Standard an dem Suchindex des Fremdsystems.

SharePoint Inhaltsquellen

Als Inhaltsquelle für die Suche kann ( wer hätte es gedacht? ) SharePoint selbst ausgewählt werden, aber auch Fileshares, Web Sites und öffentliche Ordner von Microsoft Exchange sind möglich. Unternehmensanwendungen lassen sich als "Line of Business Data" oder "Custom Repository" einbinden. Dabei kommt die Dienstanwendung "Business Connectivity Services" von SharePoint zum Einsatz, mit der man Entitäten aus Fremdsystemen zur Verwendung in SharePoint verwenden kann.  Hat man eine Entität definiert, zum Beispiel einen Kunden aus dem CRM oder ein Material aus dem ERP, kann diese Entität von SharePoint durchsucht werden. Der Zugriff auf die Fremdsysteme kann durch die SharePoint Dienstanwendung "Secure Store Service" verwaltet werden. Die technischen Voraussetzungen zum Anbinden von Unternehmensanwendungen sind also geschaffen, fertige Schnittstellen zu üblichen Unternehmensanwendungen gibt es jedoch nicht.
Bei der Indizierung werden von SharePoint die Metadaten der externen Entität ebenso wie bei allen anderen Inhaltsquellen die Metadaten des Elements als sogenannte "Managed Property" im Index der Suche abgelegt. Natürlich ist es möglich, mehrere Inhaltsquellen anzulegen. Für die Semantik muss sich die Suche jedoch auf die Metadaten der Entität verlassen, denn es gibt keine Möglichkeit, Metadaten von Einträgen im Suchindex nachträglich manuell zu verändern. Die Suche von SharePoint stellt den Katalog von Metadaten aller Quellen als "Crawled Properties" zur Verfügung. Die Crawled Properties werden in "Managed Properties" verwaltet. In den Managed Properties können mehrere Crawled Properties zusammengefasst werden, so das zum Beispiel ein Namensfeld aus verschiedenen Systemen als gleiche Managed Property verwendet werden kann. Diese Eigenschaften können auch durch die zuvor schon genannte "Custom Entity Extraction" gefüllt werden. Zur Custom Entity Extraction können verschiedene Wörterbücher für exakte oder teilweise Übereinstimmung angelegt werden, jedoch nie mehr als fünf pro Typ. Von Haus aus bringt SharePoint die Möglichkeit mit, den vollen Text von Microsoft Office Dokumente und Adobe PDF- Dateien zu durchsuchen. Für weitere Formate müssen sogenannte iFilter für das entsprechende Format installiert werden.

Refinement Panel

Durch den "Refinement Panel" der Suchergebnisseite ist es möglich, das Suchergebnis zu filtern. Hat man durch diese "Faceted Search" die Ergebnismenge eingeschränkt, zeigt der "Hover Panel" eine Vorschau des Ergebnisse für Dokumente und Webseiten mitsamt weiteren Eigenschaften an. Diese Vorschau kann auch den Ansprüchen des Unternehmens entsprechend angepasst werden. Das sogenannte "Suchcenter" hinterlässt einen benutzerfreundlichen Eindruck, hier finden die Anwender gerne- neben Dokumenten und Webseiten auch Newsfeeds, Kollegen, Reports und sogar Videos.

Hover Panel

Neben dem "Suchcenter" bietet SharePoint 2013 mit dem "Content Search Webpart" ein Werkzeug zum Aufbau einer suchbasierten Veröffentlichungsinfrastruktur. Die Suchergebnisse werden damit nicht nur auf den dafür vorgesehen Suchergebnisseiten verwenden, sondern in einzelnen Bausteinen auf dem gesamten Portal. Interessante Dokumente zur Helpdeskseite? Alle Aufgaben eines Benutzers? Kontakte aus dem CRM auf einer Kundenseite? Alles kein Problem mehr- dem Content Searcg Webpart sei Dank! Die Anzeige der Suchergebnisse innerhalb des Webparts kann individuell angepasst werden. Die hierfür verwendeten "Display Templates" sind HTML- und Javascript- Vorlagen und lassen somit keine Wünsche offen. Wie mächtig Display Templates in Verbindung mit der Suche sind wird klar, wenn man sich SharePoint 2013 mal genauer anschaut. Hinter vielen Bausteinen versteckt sich die Suche, zum Beispiel hinter der Aufgabenliste eines Benutzerprofils. Das ist möglich, da SharePoint jetzt die Suchergebnisse auch einfach personalisieren kann.
In der Kategorie "Search-Driven Content" werden von SharePoint noch viele weitere Bausteine zum Anzeigen von Suchergebnissen angeboten. "Empfohlene Elemente" oder "populäre Elemente" sind nur einige dieser fertigen Bausteine. Dabei liegt auch das Benutzerverhalten in der Suche zu Grunde, die von SharePoint gespeichert und in Form von Analyse- Berichten verwendet wird - oder eben um populäre Inhalte zu erkennen.

Search-Driven Content

Fazit

Enterprise Search ist ein weit entwickeltes Themengebiet, durch das sich auch Heute noch Effizienzsteigerungen in vielen Unternehmen erzielen lassen. Microsoft hat schon in der Version SharePoint 2010 mit dem Zukauf des Enterprise Search- Spezialisten FAST ESP reagiert. Die Integration ist mit SharePoint 2013 vollendet und bietet ein durchaus wettbewerbsfähiges Ergebnis. Insbesondere die Anzeige der Suchergebnisse und die Möglichkeit, auf der Suche basierende Veröffentlichung und Anwendungen zu erstellen haben sich noch einmal erheblich verbessert. Das "Suchcenter" ist modern und benutzerfreundlich, die Integration von verschiedenen Unternehmensanwendungen in einen Index ist auch zu realisieren.
Natürlich funktioniert die Enterprise Search mit SharePoint da am besten, wo die Plattform breit eingesetzt wird. Wer seine Inhalte mit einer Taxonomie in SharePoint versehen kann und auch ein "Social Enterprise" mit SharePoint- Mitteln lebt erzielt die deutlich besten Ergebnisse, denn wirklich Interessant wird der Index in SharePoint, wenn er auch erfassen kann, was die Anwender über einzelne Inhalte reden. Letztendlich verfolgt Microsoft auch mit der Suche die Strategie einer "Entwicklungsplattform" und bietet für jedes Szenario die passende Technologie an. Wer jedoch jedoch Enterprise Search mit Integration von Unternehmensanwendungen machen möchte, muss diese Anwendungen individuell anbinden - oder auf Erweiterungen eines Drittanbieters setzen.
Insgesamt lohnt sich die Betrachtung von SharePoint als Plattform zur Enterprise Search durchaus. Insbesondere, wenn die Plattform fest in der IT- Strategie verankert ist und sowohl den Index als auch die Anzeige beinhaltet, kann Sie ihr volles Potenzial entfaltet werden.

Literaturhinweise

[1] Marktstudie "Enterprise Search 2013", http://www.swm.iao.fraunhofer.de/de/Publikationen/es2013.html
[2] Association for Information and Image Management, http://www.aiim.org/what-is-enterprise-search
[3] Anforderungen an Enterprise Search, http://www.unternehmensweite-suche.de/anforderungen-enterprise-search.php

Bin ich schon drin? - SharePoint offline - Connect to office

"Bin ich schon drin?" - diese berühmte Frage aus der frühen Werbung eines Internetanbieters braucht sich im Jahr 2013 kaum ein Anwender von SharePoint und Office mehr zu stellen. Wo es früher wichtig war, möglichst einfach ins Internet zu kommen, kann es heute bei der Arbeit von Zuhause mit Dokumenten aus dem Unternehmen egal sein. Denn Dank der tollen Offline- Integration von Windows und Office nach SharePoint macht es kaum mehr einen Unterschied, ob man online oder offline ist. Dafür verantwortlich sind namentlich das Office Upload Center und SkyDrive Pro.

Das Office Upload Center

Sollte man beim Arbeiten mit Dokumenten nicht bemerken, dass man nicht mit einem Netzwerk verbunden ist, dann ist das Office Upload Center der Teil des Microsoft Office Paktes, dem man diese angenehme Erfahrung verdankt.

Das Office Upload Center in der Startleiste

Dank des Office Upload Centers kann man die zuletzt verwendeten Dokumente in Word oder den anderen Office- Programmen öffnen, ohne mit dem tatsächlichem Speicherort des Dokumentes verbunden zu sein. Office hält sich eine lokale Kopie vor, die dann als sogenannte "Offlinekopie" verwendet wird.

Hinweis auf eine Offlinekopie

Diese Offlinekopie kann beliebig bearbeitet, verändert und gespeichert werden. Das Office Upload Center sorgt selbstständig dafür, dass die betreffenden Dateien synchronisiert werden, sobald man sich wieder im Netzwerk befindet und der Speicherort zugegriffen werden kann. Welche Dateien das sind, kann im geöffneten Office Upload Center eingesehen werden. Dazu muss man nur doppelt auf das Symbol in der Starleiste klicken. Hier findet auch die Fehlerbehandlung statt, sollte ein Dokument nicht richtig synchronisiert werden können oder es einen Konflikt bei der Synchronisation geben, zum Beispiel wenn das Dokument am Speicherort zwischenzeitlich auch geändert wurde.

Office Upload Center

SkyDrive Pro

Skydrive Pro kann beliebige Bibliotheken von SharePoint offline zur Verfügung stellen. Das Programm selbst ist Bestandteil des Microsoft Office 2013 Pakets, kann aber auch unabhängig davon heruntergeladen werden.

Skydrive Pro in der Startleiste

Ist Skydrive Pro installiert, sieht man die offline zur Verfügung stehenden Bibliotheken als Ordner innerhalb des Ordners "SharePoint" im Explorer. Neue Dokumente können über den normalen Speicherdialog auf diesem Weg auch direkt in SharePoint abgelegt werden - das Zwischenspeichern und Hochladen über die Weboberfläche ist nicht mehr erforderlich. Freilich hat die Verwendung von Dokumenten über den Windows Explorer - also auch über Skydrive Pro - den Nachteil, das Metadaten aus SharePoint nicht als Spalteninformation angezeigt werden, sondern nur als Dokumenteneigenschaft im Dokument selbst.

Skydrive Pro Integration im Explorer

Eine Bibliothek kann in SharePoint 2013 durch Klick auf den Knopf "Sync" offline in Skydrive Pro abgelegt werden. Aber auch Bibliotheken aus SharePoint 2010 können in Skydrive Pro synchronisiert werden. Es fehlt lediglich der passende Knopf in der Weboberfläche, über das Menü von Skydrive Pro kann man die Bibliotheken aber dennoch hinzufügen.

"Sync" in SharePoint 2013

Fazit

Eine reibungslosere Integration von Offline- Funktionalität nach SharePoint gab es noch nie. Das Office Upload Center und Skydrive Pro lassen tatsächlich vergessen, ob man im Netzwerk ist oder nicht. Das funktioniert gut, solange man nur seine Dokumente bearbeiten will. Wer jedoch auch seine Metadaten, Listeninhalte oder eine anspruchsvollere Konfliktbehandlung sucht, wird sich dennoch nach einem Tool eines anderen Anbieters umschauen müssen.

Beitrag DOK.magazin "SharePoint 2013 als Redaktionssystem"

In der aktuellen Ausgabe des DOK.magazin durfte ich den Artikel "SharePoint 2013 als Redaktionssystem" beisteuern. Natürlich ist der Artikel für sich alleine schon sehr lesenswert und interessant, jedoch gewinnt er durch das Thema der aktuellen Ausgabe "Potenziale von SharePoint 2013" und den begleitenden Artikeln noch wesentlich an Wert. Der Artikel "SharePoint als Unternehmensplattform - Potenziale erkannt?"  zeigt auf, dass SharePoint im Bereich Web Content Management am schwächsten eingesetzt wird. Warum eigentlich, bietet SharePoint 2013 doch viel Neuerungen in dem Bereich und wird durch den Entfall der Lizenz "for Internetsites" auch für schmalere Budgets interessant. Ein guter Grund, nicht nur meinen Artikel zu lesen, sondern doch gleich das ganze Magazin ;-)

Interesse?
www.dokmagazin.de
facebook.com/dokmagazin

Und wem das noch nicht interaktiv genug ist, der kann Mittwoch, den 25.09.2013 die DMS Expo besuchen, sich meinen Vortag zu dem Thema anschauen und mich bei der Podiumsdiskussion, davor und danach zum Thema ausfragen. Gerne können wir auch feste Termine vereinbaren.

Nachlese : Wissensmanagement Best-Practice-Tage: SharePoint

Zurück von der Veranstaltung  Wissensmanagement Best-Practice-Tage: SharePoint bin ich doch noch nicht ganz im Feierabend angekommen. Sehr zufrieden mit der Veranstaltung, den tollen Vorträgen und den interessanten Vorträgen begeisterter Besucher trifft die Veranstaltung doch das gleiche Schicksal wie jede Veranstaltung: Sie endet! Das ist schade, hatte doch unser Moderator Oliver Lehnert gegen Ende eine sehr interessante Frage an die Aussteller gestellt. Was sind die tollsten Features in SharePoint 2013 und was wünscht man sich in der nächsten SharePoint Version? Ich denke, was SharePoint 2013 angeht sind wir uns einig: Search und Social! Was ich aber unbedingt an dieser Stelle aufgreifen möchte, bevor ich die Veranstaltung als Erfolg ablegen kann und meinen Feierabend genieße ist die Frage, was man sich in der nächsten Version noch wünscht.

Mein Wunsch ist : noch mehr Mobilität!

Anfänge sind mit mehreren Device Chanels gemacht, aber hier geht sicher noch mehr? Was denken Sie? Vielleicht hat ja auch der ein oder andere Teilnehmer der Veranstaltung Interesse, darüber zu diskutieren. Schreiben Sie mir einen Kommentar!

Beste Grüße,

Andreas

Erfolg mit SharePoint durch Requirements Engineering - Qualitätsmerkmale einer Anforderung

Wie im einleitenden Artikel beschrieben ist Requirements Engineering ( RE ) die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt und somit auch die Grundlage für den Erfolg mit SharePoint. RE verwaltet, dokumentiert, prüft und erhebt die Anforderungen an eine Lösung von den Stakeholdern der Lösung durch eine systematische und methodische Vorgehensweise, die gut dokumentiert und standardisiert ist. Natürlich gleicht kein Projekt dem anderen und so gilt es, auf die Besonderheiten eines Projekts auch während des RE zu achten. Das gilt auch bei Projekten mit SharePoint als Plattform. Diese Besonderheiten von SharePoint aufzuzeigen ist Ziel der Artikel zum Thema RE.

Qualitätsmerkmale einer Anforderung

Eine hochwertige Anforderung erfüllt verschiedene Qualitätsmerkmale, die in der folgenden Grafik gezeigt werden.

Eine Anforderungen muss klassifizierbar, prüfbar und konsistent gegenüber anderer Anforderungen sein. Das Einhalten dieser und auch alle anderen dargestellten Qualitätsmerkmale wird durch einen Prüfer sichergestellt. Der Prüfer benötigt jedoch für die Prüfung der Merkmale Realisierbar und Bewertet SharePoint Expertenwissen. Das Expertenwissen ist erforderlich, da SharePoint als Plattform verschiedene Einschränkungen mit sich bringt, die eine Implementierung bestimmter Anforderungen ungewöhnlich aufwändig oder unmöglich machen. Grenzen werden insbesondere bei der Anzahl von Dokumenten und Elementen in einer Liste erreicht oder bei der Anzahl einzelner Berechtigungen auf ein Element. Müssen große Datenmengen verarbeitet werden, sind solche Anforderungen in SharePoint oft nicht realisierbar. Auch  sind manche Anforderungen nur mit ungewöhnlich hohem Aufwand umzusetzen und sollten dementsprechend bewertet sein. SharePoint bietet viele Standardfunktionalitäten wie Eingabeformulare und Benachrichtigungen, bei denen Details in den Anforderungen eine komplette Neuentwicklung der Funktionalität nach sich ziehen können.

Fazit

Oftmals ist SharePoint als strategische Plattform im Unternehmen gesetzt, steht daher für die Umsetzung verschiedenster Lösungen fest und soll diverse Bestandsysteme ablösen. In diesem Fall muss die Aufnahme und Prüfung der Anforderungen durch eine Person mit SharePoint Expertenwissen erfolgen, damit realisierbare und realistisch bewertete Anforderungen erstellt werden. Wird ein Anforderungskatalog ohne dieses Expertenwissen erstellt und von den Stakeholdern abgenommen, kann es bei der Umsetzung des Katalogs zu bösen Überraschungen kommen. Die Folge sind ausufernde Projektdauer und falsche Angebote von Dienstleistungsanbietern, die ohne hochwertige Anforderungen an eine SharePoint- Lösung oftmals falsche Annahmen auf Grundlage der SharePoint Standardfunktionalität treffen, ohne das diese mit den Stakeholdern abgesprochen sind. Um die daraus folgenden Change Requests zu vermeiden, sollte schon die Anforderungsanalyse für eine Lösung durch einen SharePoint Experten durchgeführt werden.

Erfolg mit SharePoint durch Requirements Engineering - Einleitung

Einleitung

Microsoft SharePoint Server 2013 ist die fünfte Version dieses Microsoft Serverprodukts. In jeder neuen Version wurde die Plattform um verschiedene Eigenschaften erweitert und so neue Einsatzmöglichkeiten geschaffen. Diese neuen Eigenschaften gingen von einer Vorlagenverwaltung ( Inhaltstypen ) über die Integration von Workflows bis zur Integration von modernen Social- und Search- Komponenten. Daraus ergeben sich eine Vielzahl von Bereichen, die durch SharePoint abgedeckt werden können:

•  Zusammenarbeit ( Kollaboration ),
• Portal,
• Unternehmenssuche,
• Unternehmensprozesse ( Business Process Management ),
• Business Intelligence,
• Social,
• Enterprise Content Management. 

Mit der Anzahl der Eigenschaften und Komponenten ist auch die Anzahl von möglichen Visionen und Zielen für Projekte gestiegen, die mit SharePoint erreicht werden sollen. Die Anforderungen an einen erfolgreichen Projektverlauf unterscheiden sich je nach Bereich sowohl bei der Implementation als auch bei der Anforderungsanalyse. So erfordert zum Beispiel das Requirements Engineering ( RE ) eines Projekts im Bereich „Zusammenarbeit“ ein anderes Vorgehen als ein Projekt im Bereich „Unternehmensprozesse“, da die Anforderungen und die Stakeholder ( die Besitzer der Anforderungen ) grundsätzlich verschieden sind und es ein unterschiedliches Verfahren zur Erhebung der Anforderungen bedarf. RE, also die Anforderungsanalyse an ein System oder an eine Lösung, ist der erste Schritt in einem Projekt - und auch der Entscheidende. Schlechte oder fehlende Anforderungen sind die Ursache für gescheiterte Projekte, schlechtes System Engineering, ungenutzte Lösungen, zu hohe Kosten und  ungewöhnlich viele Change Requests. Immerhin lassen sich ca. 60% aller Fehler in Softwarelösungen auf mangelhafte Anforderungen zurückführen und nur ca. 40% auf Fehler bei der Implementierung. Daher sollte das RE auch keinen unerheblichen Anteil an den Gesamtaufwendungen für das Projekt haben, da es unterm Strich die Gesamtkosten für ein Projekt verringert. Ein professioneller Umgang mit den Stakeholdern und der Erhebung der Anforderungen führen letztendlich zum einem qualitativ hochwertigem Anforderungskatalog, der vollständig, konsistent und machbar ist. Mit einem qualitativ hochwertigem Anforderungskatalog werden die Fehler während der Implementierung nicht nur signifikant verringert, er hilft auch Dienstleistungsanbietern dabei, ein korrektes Angebot abgeben zu können und kann eine rechtliche Verbindlichkeit definieren. Ohne Anforderungskatalog ist der Erfolg eines Projekts nicht planbar.

Fehler der Vergangenheit

Es lässt sich seit einiger Zeit die Beobachtung im Umfeld von SharePoint machen, dass Reengineering für SharePoint- Systeme und -Lösungen immer häufiger angefragt wird. Mit den Versionen SharePoint 2007 und SharePoint 2010 haben viele Anwender den Einstieg in die Technologie gewagt und die Plattform kennengelernt, jedoch wegen fehlender Erfahrung in SharePoint oft nicht das erwartete Ergebnis erreicht. Als Konsequenz ist die technische Plattform oft außer Kontrolle oder die bereitgestellten Lösungen werden schlichtweg nur ungenügend von den Endanwender angenommen. Auch die Kosten und Zeitrahmen für Projekte mit SharePoint sind oft um ein Vielfaches überschritten und das Ergebnis trotz vieler Change Requests nicht zufriedenstellend. Bei genauer Betrachtung kann man die Ursache dieser Probleme oft auf Defizite im Anforderungskatalog der Lösung zurückführen. Wo in Software- Projekten aus anderen Gebieten, wie zum Beispiel bei SAP- Projekten oder Eigenentwicklung von Softwarelösungen, ein qualitativ hochwertiges RE die Regel ist, wurde dem RE in der Vergangenheit bei Projekten mit SharePoint oft nicht genügend Aufmerksamkeit zuteil und die Anforderungskataloge stellen sich als ungenügend heraus, auch wenn RE Bestandteil des Projektplans war.
Auf der einen Seite wurden Anforderungskataloge ohne Wissen oder Berücksichtigung der SharePoint Plattform erstellt, was zu fehlenden Abgrenzungen, Grauzonen für die Umsetzung oder schlichtweg nicht machbaren Anforderungen führt. Andererseits ist SharePoint in der Vergangenheit oft schon selbst als "Lösung" gesehen worden, die nur noch leicht modifiziert werden musste und dann direkt eingesetzt werden kann. Eine Anforderungsanalyse wurde gar nicht erst durchgeführt und keine entsprechenden Budgets bereitgestellt. Es stellt sich jedoch heraus, dass solche "Quick Wins" auf Dauer keine Grundlage für eine erfolgreiche Plattform oder Lösung sind. SharePoint ist eine Plattform, keine Lösung.

"Die Vergangenheit zeigt, das ein maßgeschneidertes RE Voraussetzung und Grundlage für einen Erfolg mit SharePoint ist."

Die Herausforderungen des RE für SharePoint

Neben den Unterschieden des RE bei den einzelnen Bereichen, in denen ein Projekt mit SharePoint stattfinden kann, benötigt man für ein erfolgreiches Projekt auch Fähigkeiten und Wissen in Microsoft SharePoint, um die Anforderungen korrekt ermitteln und so ein erfolgreiches RE für das Projekt durchführen zu können. Die Herausforderungen des RE für SharePoint liegen in:

• der Bewertung verschiedener Qualitätskriterien einer Anforderung ( Artikel  ),
• der Systemanalyse zur Vermeidung von Grauzonen,
• Der Bewertung von Anforderungen als Basis-, Leistungs- und Begeisterungsfaktor für die Lösung und die damit verbundenen Besonderheiten bei der Erhebung der Anforderung.

Warum diese Kriterien eine Herausforderung des RE für SharePoint sind, warum man einen SharePoint Experten braucht um sie zu bewältigen und wie Sie durch die Bewältigung dieser Herausforderungen Erfolg für SharePoint haben können, darauf werde ich in noch folgenden Artikeln näher eingehen.

Beste Grüße,

Andreas

Wissensmanagement Best-Practice-Tage: SharePoint

Die Best- Practice Tage für SharePoint beleuchten die Microsoft Plattform von der fachlichen Seite und sind ein interessantes Event für jeden, der nicht aus der "Technik" kommt. Veranstaltet wird das halbtägige Event von "Wissensmanagement - Das Magazin für Führungskräfte", ein Magazin und Anbieter vieler Seminare und Veranstaltungen. Wie der ein oder andere vielleicht ahnt erfolgt der Hinweis auch in eigener Sache - ich werde für Data One auf der Veranstaltung den Vortrag "Anforderungen im Griff – Requierments Engineering mit SharePoint und Nintex" halten und freue mich natürlich über jeden Kurzentschlossenen.

Wann?

05. Juni

Wo?

Köln

Genaueres kann man der Website des Veranstalters entnehmen. http://www.wissensmanagement-seminare.de/sharepoint.html

Rückfragen beantworte ich natürlich gerne!

Beste Grüße,

Andreas

Enterprise Content Mangement ( ECM ) und SharePoint - 1

Enterprise Content Management ( ECM ) in SharePoint

Enterprise Content Management ( ECM ) kann als Weiterentwicklung oder Transformation von Content Management oder Web Content Management verstanden werden. Die Definition ist nicht klar und die Abgrenzung zu den weiteren Disziplinen des Content Managements nicht scharf, aber ich finde, die folgende Definition von ECM trifft gut auf das gemeinte zu.

ECM  besteht aus Technologien, Werkzeugen und Methoden, um Inhalte ( Content ) unternehmensweit zu erfassen, zu verwalten, zu speichern, zu schützen und zu verteilen.

Gerade weil die Definition so allgemein gehalten ist gefällt sie mir, da sie Spielraum zur Interpretation lässt und neue Technologien und "Buzzwords" mit umfasst. Oftmals werden verschiedenste Techniken und Funktionen wie "Workflows" oder "Records Management" unter der Überschrift "Enterprise Content Management" zusammengefasst und steht für Produktmerkmale von Softwaresystemen. SharePoint ist ein solches System, zu dessen Produktmerkmalen ECM gehört. Doch wie stark sind die Fähigkeiten von SharePoint im Gebiet ECM ausgeprägt? Um eine Antwort auf diese Frage geben zu können, nehmen wir die ECM Komponenten als Bewertunggrundlage.

Diese Komponenten sind Capture, Deliver, Preserve, Manage und Store.
Capture ist die Datenerfassung und somit der Beginn aller Informationserfassung und -bearbeitung. Die Komponente Deliver eines System "liefert" die Daten dem Benutzer mit der Herausforderung, die relevanten Informationen schnell und genau darzustellen. Sind die Daten im System angekommen, werden Sie oft durch Genehmigungsprozess oder Autorenprozesse bearbeitet und verteilt, wozu die Komponente Manage dient. Preserve stellt die Informationen langfristig sicher, wohingegen die Komponente Store sich mit der Ablage der Informationen beschäftigt.
In diesem ersten Artikel über ECM in SharePoint möchte ich die Komponente Capture näher betrachten.

Capture in SharePoint

Die große Herausforderung der Komponente Capture sind Medienbrüche - egal, ob man für das "papierlose Büro" den Posteingang digitalisieren oder Informationen von Fileshares, Intranets, Outlook Postfächern und der Cloud in einem System verwalten möchte. Das Vermeiden von Medienbrüchen bedeutet heute nicht nur Digitalisierung, sondern auch Verknüpfung von einzelnen Informationssystemen. Das Capturing soll Kosten sparen, indem eine manuelle Papierverarbeitung entfällt und Mitarbeiter effizienter durch Vermeidung von Medienbrüchen arbeiten können. Durch eine automatische Zuordnung von Metadaten und das Vermeiden von wiederholter Datenerfassung soll die Leistung gesteigert werden. Die Qualität der Information soll durch fehlerfreies Erfassen und inhaltliche Erschließung der Dokumente gesteigert werden.
SharePoint unterstützt die Qualität beim Erfassen von Daten optimal durch das Konzept der Inhaltstypen. Inhaltstypen beschreiben seit SharePoint in der Version 2007 eine Information in SharePoint bezüglich Ihrer Metadaten und Dokumentenvorlage. Aus einer Microsoft Word Vorlage für einen "Vertragsentwurf" wird in SharePoint zum Beispiel eine Vorlage und zusätzlichen Metadaten wie "Wiedervorlagedatum" oder "Vertragspartner". Es werden jedoch nicht nur Office Vorlagen um Metadaten und weiteren Einstellungen wie "Workflows" ergänzt, sondern auch Listeneinträge wie "Aufgaben" und "Kontakte" standardisiert. Die definierten Inhaltstypen werden in SharePoint nur an den dafür vorgesehen Speicherorten, also Dokumentenbibliotheken und Listen, zur Verfügung gestellt.
Die Erfassung neuer Daten geschieht in SharePoint auf zwei Wegen. Entweder wird ein Inhalt direkt in SharePoint neu erstellt oder ein bereits bestehender Inhalts wird von einem anderen System - meistens dem Filesystem oder Outlook - nach SharePoint übertragen. Die Leistung steigt bei Informationen, die in SharePoint abgelegt sind durch Mehrwert am Inhalt, der durch Funktionen wie der Versionierung oder der Inhaltsgenehmigung erzeugt wird und manuelle Pflege verringert. Durch die Integration nach Office ist das anlegen neuer Dokumente in SharePoint denkbar einfach. Aber auch die Integration von Inhalten, die nicht in SharePoint abgelegt sind, ist möglich. Die Suche ermöglicht das indizieren von Quellen außerhalb des SharePoint Systems. Durch Indizierung von Exchange, Filesystem, Webseiten und externen Inhaltstypen können auch Inhalte in SharePoint angeboten werden, die nicht im SharePoint System abgelegt sind. Mit dem Feature Business Connectivity Services ist es außerdem möglich, Inhalte fremder Systeme in SharePoint als Datensätze zu verwalten.
Dabei soll es dem Anwender natürlich so bequem wie möglich gemacht werden, Informationen in das System abzustellen.

Über die bisher dargestellten Funktionalitäten hinaus werden in jeder Produktversion von SharePoint und Office neue Features bereitgestellt, die den Benutzer dabei unterstützen Informationen zu erfassen. Zum Beispiel wird in der aktuellen Produktversion Microsoft SharePoint Server 2013 mit der neuen App "Site Mailboxes" die Einbindungen von E- Mails nach SharePoint wesentlich verbessert.

SharePoint 2013 Site Mailbox

Durch "Site Mailboxes" erhält eine Webseite in SharePoint automatisch ein eigenes Gruppenpostfach und der Anwender viel bequemer die Möglichkeit, E-Mails und Anhänge in SharePoint abzulegen. Durch die Integration von "SkyDrive Pro" - der SharePoint MySite - in Windows 8 und dem Office Upload Center können die Anwender flexibler denn je Inhalte nach SharePoint unabhängig von ihrem Standort und ihrer Netzwerkverbindung ablegen. Auch wenn diese Beispiel zur E- Mail Integration und Offline- Funktionalität nur exemplarisch sind und sicher nicht alle neuen Möglichkeiten der aktuellen Produktversion von SharePoint genannt sind, zeigt die Erfahrung, dass es noch immer gerade bei den bereits genannten Medienbrüchen in SharePoint Schwachstellen gibt. Diese Schwachstellen werden durch Anbieter wie Knowledge Lake behoben.

Knowledge Lake Connect

Knowledge Lake unterstützt durch die Produkte Knowledge Lake Capture und Knowledge Lake Connect die Erfassung von Dokumenten in SharePoint über Systemgrenzen hinweg. Knowledge Lake Capture ist ein Client zum Scannen von Dokumenten, der die Dokumente direkt in SharePoint ablegt und verschiedene, komfortable Funktionen wie Autoindizierung, OCS, Stapelverarbeitung, Barcodes und Lasso- Funktionen bietet. Mit Knowledge Lake Connect steht dem Anwender ein Lösung zur Verfügung, die sich in seinen Office- Client integriert und das verschieben von Dokumenten nach SharePoint mit Verschlagwortung und Autoindizierung ermöglicht. Diese Lösung hat insbesondere seine Vorzüge on Outlook, wo das ablegen von MSG- Files und Anhängen wesentlich vereinfacht wird.
Beide Lösungen können die Qualität der Inhalte aus Outlook, dem Filesystem oder vom klassischem Papier noch wesentlich verbessern, da der Anwender so einfach wie möglich das Dokument nach SharePoint ablegen und vor allem verschlagworten kann.

Fazit

Durch die Integration von Office und dem Windows Client ist SharePoint seit allen Produktgenerationen im ECM insbesondere bei Capture sehr gut aufgestellt. Das trifft in der Regel vor allem auf die Inhalte zu, die direkt in SharePoint oder aus SharePoint heraus erstellt werden. In diesem Fall erfolgt die Verschlagwortung von Dokumenten direkt im Client, die Offline- Funktionalität ist durch das Office Upload Center oder die Skydrive Pro - Integration gegeben und selbst Daten aus Fremdsystemen stehen über Business Connectivity Services zur Verfügung.  Hat das Dokument seine Quelle allerdings in einem anderen "Medium" - Outlook, Filesystem oder Papier - kann die Leistung und Qualität durch den Einsatz von Drittanbieter- Tool noch effizienter gestaltet werden.

Web Content Management - SharePoint als Redaktionssystem

Um Inhalte effizient und zielgerichtet erstellen zu können, werden Autoren durch Content Management - und Redaktionssysteme unterstützt. Autoren sind oftmals neben eigenen Redakteuren für Öffentlichkeitsarbeit in Unternehmen oft auch ausgewählte Personen aus dem Marketing, die sowohl Intranet- als Internetauftritte mit Information versorgen sollen. Die Anforderung an diese Informationen sind unabhängig von dem eingesetzten System in der Regel immer gleich.

Das eingesetzte Content Management System soll den Autor unterstützen, die Qualität, Aktualität und Form der bereitgestellten Informationen zu verbessern. Die Form einer Information ist die Darstellung als auch das Branding der Plattform entsprechend der Corporate Design Anforderungen des Unternehmens und wird durch den Einsatz von Vorlagen für Webinhalte umgesetzt. Die Aktualität der Informationen soll durch einen Lebenszyklus mit Wiedervorlagedatum und Zeitplänen zum Ablauf der Gültigkeit verbessert werden, so dass keine veralteten Inhalte auf der Plattform stehen. Die Qualität der Information meint den tatsächlich transportierten Inhalt und soll durch Veröffentlichungs- und Genehmigungsprozesse und die dadurch entstehenden Überprüfungen gehoben werden.
SharePoint erfüllt diese Anforderungen an ein als Redaktionssystem eingesetztes Web Content Management optimal. Die Form kann neben einem kompletten Branding auch durch  Designvorlagen und Webtemplates, sogenannte Page Layouts, sichergestellt werden. Neben der Position von Texten und Bildern kann auch die Art und Anzahl der Metadaten einer Page für die Verschlagwortung angepaßt werden oder der Einsatz von Webparts für Ansprechpartner oder ähnliches vorgeschrieben. Wie in diesem Artikel beschrieben, kann dem Autor dabei auch die Designvorlage für zum Beispiel Überschriften vorgegeben werden. Für die Aktualität zu überwachen und entsprechende Aktionen einzuleiten bietet SharePoint mit dem Feature "Informationsverwaltungsrichtlinien" eine Lösung an. Nach Ablauf einer Frist, zum Beispiel drei Monate nach der letzten Änderung an einem Artikel, kann von einem Administrator eine Aktion ausgeführt werden. Neben dem entfernen des Artikels kann auch ein Workflow gestartet werden, der dann einen komplexeren Prozess darstellen kann während dessen verschiedene Aufgaben an Benutzer gestellt werden, die wiederum vom System überwacht werden und bei Bedarf eskalieren. Einen Veröffentlichungs- und Genehmigungsprozess für Inhalte zur Steigerung und Prüfung der Qualität bringt SharePoint von Haus aus mit. Allerdings kann auch dieser Prozess durch einen komplexeren Workflow abgelöst werden.
Setzt man die verschiedenen Möglichkeiten von SharePoint, namentlich der Veröffentlichungsinfrastruktur, Informationsverwaltungsrichtlinien und Workflows in der richtigen Kombination ein, ist SharePoint ein ideales Web Content Management System und kann die meisten Anforderungen der Autoren an ein Redaktionssystem mehr als erfüllen. Insbesondere komplexe Workflows sind hier ein Vorteil von SharePoint.

Good Luck,

Andreas

How SharePoint 2013 Profile ans Social Features improve Collaboration an Document Management

Frisch zurück von der Microsoft SharePoint Conference 2012 in Las Vegas ( ein Review dazu findet Ihr hier ) gibt es natürlich viele Eindrücke und Neuerungen der SharePoint 2013 Plattform, über die zu berichten es sich lohnt. Für mich eine der besten Neuerungen ist, wie das Benutzerprofil, die Social Features und die Suche verbunden wurden, um Collaboration und Document Management zu verbessern.
Bisher Stand man bei dem Design einer Collaboration und Document Management Lösung auf Basis von SharePoint immer vor einem Kompromiss, den man abwägen musste. Zum einem möchte man dem Anwender ein einheitliches Cockpit an die Hand geben, in dem er seine relevanten Dokumente und relevanten Aufgaben finden kann, ohne dass er sich durch Seitenverzeichnisse klicken oder die richtigen Suchanfragen ausführen muss. Der Gedanke an ein großes Dokumentenarchiv und eine einheitliche Aufgabenliste widerspricht allerdings mit benötigten Skalierbarkeit auf einzelne Webseiten, die das Berechtigungskonzept oder der Projektmanager bisher gefordert haben. Also wurde entweder ein Kompromiss gefunden oder ein Cockpit in Form von Eigenentwicklung umgesetzt. In SharePoint 2013 werden die einzelnen Features zu einer nennenswerten Lösung "Out of the Box" zusammengefügt und erfüllen verschiedene Anforderungen, die im Collaboration- und Document Management Umfeld immer wieder gestellt werden.

Dokumentenverwaltung über Bibliotheksgrenzen hinweg wird durch die Social Features "Share" und "Follow" verbessert. Oftmals möchte der Anwender sich aus den verschiedenen Dokumentenablagen die für Ihn wichtigsten Dokumente als Favorit markieren oder mit anderen teilen.

Alle Dokumente, denen man folgt, werden an einer zentralen Stelle im Profil angezeigt und können so schnell wiedergefunden und zugegriffen werden. Diese Dokumente findet man übrigens in der "Skydrive" genannten Dokumentenablage, die jedem Benutzer zur Verfügung steht.

Wie man sieht, bekommt der Anwender unter "Suggested documents to follow" Vorschläge für weitere interessante Dokumente. Dieses Feature kann durch die erfolgreiche Integration der FAST Search in die SharePoint Plattform bereit gestellt werden.

Neben dieser zentralen Ansicht auf alle für den Anwender relevanten Dokumente und den Vorschlägen wurde auch eine zentrale Aufgabenliste eingeführt.

Diese Aufgabenliste steht jedem Anwender auf seinem Profil zur Verfügung und stellt übersichtlich alle Aufgaben aus SharePoint dar, egal aus welcher Seite die Aufgaben stammen. Die Liste wird seitenübergreifend erstellt und gibt so dem Anwender die beste Möglichkeit, sich einen Überblick über alle ToDo`s zu verschaffen.

Damit der Anwender die Aufgaben an gewohnter Stelle findet und auch offline zur Verfügung hat, kann die gesamte Aufgabenliste aus dem Profil nach Exchange 2013 und somit nach Outlook synchronisiert werden. Hier ist ebenfalls die Ansicht aller Aufgaben möglich oder getrennt nach der SharePoint- Seite, von der die Aufgabe stammt.

Auch wenn diese Neuerungen auf den ersten Blick simpel erscheinen, sollte man ihren Nutzen nicht unterschätzen. Schon immer wurden genau diese Feature von Anwendern für die SharePoint Plattform gewünscht und entsprechend viel wird die Effizient steigen, mit der man Collaboration und Document Management Lösungen auf Basis von SharePoint 2013 umsetzen kann.

Beste Grüße,

Andreas

Mirosoft SharePoint Conference 2012 - share more do more

Unter dem Motto "share more do more" findet vom 12. bis 15. November 2012 die Microsoft SharePoint Conference in Las Vegas statt. Der bevorstehende Release von SharePoint 2013 lässt auf spannende Neuigkeiten hoffen. Ich darf bei diesem Event in diesem Jahr dabei sein und schreibe meine Erfahrungsberichte auf dem Sharebär365 Blog:

http://sharebaer365.blogspot.com/search/label/SPC12

SharePoint Pages - Best Practices

SharePoint Server in der Standard Edition wird durch die Veröffentlichungsinfrastruktur ( engl.: "Publishing Infrastructure" ) zu einem ausgewachsenem Redaktionssystem und eignen sich ideal zur Abbildung von Intranet, Extranet und Internet. Ein Redaktionssystem zeichnet sich unter anderem durch die Trennung von Layout und Inhalt aus. Oftmals existiert bereits ein Style Catalog, der Bildgrößen, Tabellenformat, Schritfart, Schriftgröße und alle anderen Designvorgaben des Unternehmens beschreibt und der für das SharePoint System implementiert werden muss.

In SharePoint werden Webinhalte als "Pages" angelegt, der Aufbau und der Style einer solchen Page wird im so genannten "Page Layout" festgelegt. Beim Implementieren eines Redaktionssystems ist die Konfiguration der verschiedenen Page Layouts Bestandteil des Brandings. Das Erstellen neuer Page Layouts wird bereits in vielen Artikeln behandelt und soll an dieser Stelle nicht noch einmal aufgegriffen werden. Wer sich zum ersten Mal mit dem Thema beschäftigt wird feststellen, dass es sicherlich viele Details gibt, die es im Page Layout zu beachten und umzusetzen gilt. Einige dieser Details habe ich in den vergangenen Projekten kennenlernen dürfen und möchte sie mit euch teilen.

Layout

Um die Layoutvorgaben umzusetzen muss man zuerst verstehen, welchen Teil des Layouts in welche Komponente von SharePoint umgesetzt wird.

Der Inhaltsbereich einer SharePoint Seite wird durch das Page Layout formatiert. Das Branding der Webseite mit Navigationsleisten, Logo, Ribbon und Kopfbereich wird in der Masterpage umgesetzt.

Markup und Style Vorlagen

 Der Inhalte einer Page ist in den meisten Fällen ein Rich Text Feld mit einem Editor zum Formatieren des Textes. Der Editor bietet auch Format- und Markup-Vorlagen für Überschriften, Titel und Standardtexte.

Diese Formatvorlagen und auch die Markupformatvorlagen müssen dem Style Katalog entsprechend eingerichtet werden. Wie das funktioniert ist hier Custom Styles for SharePoint 2010 Rich Html Field sehr gut beschrieben worden.

Wörterbuch der Rechtschreibkorrektur

Das Farm Feature "Spell Checking" ist in jeder SharePoint Umgebung automatisch aktiviert. Nun gibt es in jedem Unternehmen Wörter wie der Unternehmensname oder Produktnamen, die nicht aus dem Duden stammen, aber von der Rechtschreibkorrektur nicht als falsch markiert werden sollen.

Unser Firmenname "Data One" soll natürlich nicht als Rechtschreibfehler markiert werden. Durch das Erweitern des Wörterbuchs kann man das verhindern. Das ganze ist zwar etwas umständlich, aber wie es möglich wird kann man hier sehr Adding Custom Spellings in SharePoint gut nachvollziehen.

Deaktivieren von Richtext Funktionen

Hat man die Formatvorlagen für ein Rich Text Feld einmal definiert, möchte man oftmal verhindern, dass Autoren trotzdem Ihre eigene Schriftart oder Schriftgröße auswählen können. Im Editor des Rich Text Feld ist das Bearbeiten von Texten jedoch möglich.

Die einzelnen Funktionen des Rich Text Feld können jedoch deaktiviert werden. Was man alles deaktivieren kann, ist bei MSDN dokumentiert, wie es geht kann man hier nachlesen ( der Artikel ist zwar für SharePoint 2007, funktioniert aber auch in SharePoint 2010 ).

Variations

Mehrsprachigkeit ist eine Häufige Anforderung an Redaktionssysteme. Um die Mehrsprachigkeit von Inhalten zu ermöglichen bietet SharePoint die Funktionalität "Variations" an. Sobald Variations eingesetzt werden, müssen die Auswirkungen auf das Arbeiten mit Pages klar sein. Diese sind hier Variations in SharePoint 2010 – Connecting People with Content sehr gut beschrieben, insbesondere das automatische Veröffentlichen von Inhalten auf andere Sprachen, die Auswirkung auf die Versionierung und die Möglichkeit, nicht Übersetzte Pages mit der Quelle zu vergleichen.

Solltet Ihr noch weitere Tipps und Tricks zum Thema SharePoint Pages haben, freue ich mich über jeden Kommentar.

Good luck,

Andreas

Nintex Forms and Nintex Live - Use Case

Am 15. Juni 2012 fand im Expomedia LIGHT-CUBE auf den Saarterassen in Saarbrücken die erste Data One Hausmesse statt. Unter dem Motto "Informieren - Kontakte pflegen - IT erleben" hat Data One Geschäftspartnern und Interessenten das Leistungsspektrum des Unternehmens präsentiert. Ein Review der Veranstaltung kann hier auf der Homepage von Data One nachgelesen werden.

Natürlich möchte Data One die Veranstaltung im nächsten Jahr verbessern und hat daher ein Feedback- Formular für die Besucher angeboten. Die Anforderungen an das Feedback- Formular sind klar:

• Kein Papier!
• Der Zugriff soll auch von mobilen Geräten erfolgen können.
• Jeder Besucher soll mit seinem eigenen Gerät das Feedback- Formular ausfüllen können und nicht auf ein Gerät von Data One zurück greifen müssen.

Die Umsetzung eines solchen Feedback Formulars ist der perfekte Anwendungsfall für Nintex Forms und Nintex Live. Nintex Forms ist ein webbasierter Formular Designer für SharePoint, Nintex Live eine von Nintex bereitgestellte Cloud. Nintex Forms grenzt sich ganz klar von benutzerdefinierte Eingabemasken durch SharePoint Designer oder Infopath Forms Services durch die Bereitstellung mobiler Ansichten für alle gängigen Mobile Devices ab.

Um ein Formular auch für mobile Geräte umzusetzen ist Nintex Forms daher das perfekte Tool. Im ersten Schritt wurde also eine SharePoint Liste angelegt mit Spalten für die einzelnen Bewertungen. Die Eingabemaske dieser SharePoint Liste wurde dann durch ein Nintex Forms Formular ersetzt. Das geschieht einfach und schnell über den Formular Designer ( siehe Abbildung oberhalb ) im Browser in den Einstellungen der SharePoint Liste. Alle mobilen Ansichten wurden im gleichen Arbeitsschritt ebenfalls angepasst und bereitgestellt. Die folgende Abbildung zeigt beispielhaft eine fertige Ansicht für Windows Phone 7, erstellt mit Nintex Forms.

Nachdem eine SharePoint Liste und die Eingabeformulare für alle Endgeräte fertig gestellt wurden, konnten die Forms in die Nintex Live - der Cloud - bereit gestellt werden. Die Bereitstellung ist lediglich ein weiterer Klick im Nintex Forms Designer, durch den man eine URL erhält, über die man das veröffentlichte Nintex Form in Nintex Live erreicht.

Es gibt nur eine URL für alle Endgeräte, die Unterscheidung zwischen Windows Phone, Android, Notebook oder Apple iPhone nimmt Nintex Forms eigenständig vor. Es ist nicht notwendig, dass die SharePoint Umgebung mit der zugrunde liegende SharePoint Liste veröffentlicht ist - die Eingaben der Veranstaltungsbesucher gelangen über eine verschlüsselte Verbindung von Nintex Live an die SharePoint Liste, ohne dass man hierfür die komplette SharePoint Umgebung veröffentlichen müsste.

Die Daten gelangen also über alle Endgeräte der Besucher in die SharePoint Liste. Der Aufruf des Formulars wurde durch einen QR Code auf Veranstaltungsplakaten dem Besucher noch erleichtert. Alle gängigen Smartphones verfügen über einen QR Code Scanner, der den eingelesenen Code automatisch in die zugrundeliegende URL umsetzt.

Als Besucher muss ich lediglich den QR Code auf den Plakaten einlesen und konnte über ein beliebiges Endgerät mein Feedback zu Veranstaltung abgeben. Durch den Einsatz von SharePoint, Nintex Live und Nintex Forms haben sich die Herausforderungen "mobile Endgeräte" und "Formularveröffentlichung" garnicht erst gestellt - da freut sich nicht nur die IT, die so ein Formular ohne großen Aufwand bereit stellen konnte, sondern auch die Marketing- Abteilung, die ohne Gemurre von der IT nun Daten zum Auswerten der Veranstaltung erhalten hat!

Wer mehr über Nintex Live oder Nintex Forms erfahren möchte, ist mit diesem Video und dieser Präsentation gut aufgehoben oder ist natürlich auch eingeladen, mich zu kontaktieren. Falls Ihr doch eher Lust habt, das Feedback Formular oder die Data One Hausmesse in Aktion zu sehen, sollte Fan von Data One auf Facebook werden und sich die Fotos von der Hausmesse anschauen. Vielleicht findet Ihr ja jemanden, der gerade das Feddback- Formular ausfüllt.

Good Luck,

Andreas

Central Email Management mit SharePoint - Better Collaboration

Exchange ist eine tolle Groupware und Email noch immer das beliebste Kommunikationsmittel. Mit Internetzugang kann ich "Email", ob mobil oder im Büro - ich weiß wies geht und es geht einfach. Von schnellen und kurzen Mitteilungen bis zu ausgefeilten Konzepten kann alles mit Emails an die selbst zusammengestellte Zielgruppe geschickt werden. Das Ganze ist dezentral und Jeder hat sein eigenes Emailsystem, man muss keinen Partner, Kunden oder Kollegen erst Zugriff auf die interne Infrastruktur geben. Sobald allerdings wichtige Informationen per Email verschickt werden, die besser zentral aufgehoben sind, wird die dezentrale Emaillösung zum Problem. Bei großen Projekten und Aufträgen mit Beteiligung interner Kollegen, Lieferanten, Partnern und Kunden möchte man auch die Informationen aus Emails zentral bereit stellen - und das möglichst zuverlässig, einfach und immer für das aktuelle Projektteam. Informationen in Postfächern genügen diesem Anspruch nicht.
In verschiedenen Kundenprojekten wurde ich mit dieser Anforderung konfrontiert und ein Interesse an einer Lösung ist fast bei jedem SharePoint Anwender vorhanden. Daher möchte ich diesen Artikel nutzen um meine Erfahrungen mit zentraler Emailverwaltung in SharePoint zu teilen.

Die Anforderung

Zuerst eine kleine Analyse der Möglichkeiten, Emails in SharePoint zu verwenden. Die folgende Abbildung zeigt verschiedene, vorstellbare Kommunikationswege, auf denen Emails geschickt werden oder geschickt werden sollen. Der Partner ( Kunde, Lieferant ... ) kommt aus der Wolke, die Infrastruktur des Kunden kennen wir nicht und wollen wir auch nicht kennenlernen - er kann Emails senden, das genügt uns. Seine Emails gehen entweder den orangnen Weg, den blauen Weg oder den grünen Weg.

Der Klassiker des Kommunikationswegs ist hier sicher der orangne Weg. Orange wird die Email direkt vom Partner aus der Wolke an den internen "A" geschickt. Die eingegangene Email liegt genau so lokal bei "A" wie die Antwort von "A" an den Partner. Natürlich kann die Email von "A" weiter gesendet werden, sie gehört aber alleine "A".
Wenn "A" einen SharePoint Server zur Verfügung hat, kann er seine Email dort auch ablegen. Oder der SharePoint hat "eingehende" Emails konfiguriert, so dass eine Dokumentenbibliothek selbst Emails empfangen kann. So kann die Email den blauen Weg gehen. Der blaue Weg hat den Vorteil, dass die Emails im SharePoint zentral liegen und ein Projektteam die Inhalte lesen kann. Das betrifft den Text der Emails und auch deren Anhänge. Der Partner aus der Wolke schickt seine Email dann am besten nicht mehr an einen einzelnen Ansprechpartner sondern an eine "Projektemailadresse", die an der Dokumentenbibliothek hinterlegt ist. Zumutbar ist dieses vorgehen allemal, Email-Verteiler sind ja keine Besonderheit, ob die Email bei einzelnen Personen landet oder auf dem SharePoit kann dem Anwender ja egal sein.
Das Problem mit dem blauen Weg ist allerdings die Antwort. Auch wenn der Eingang im SharePoint zentral abgelegt ist, wir die Antwort über einen lokalen Client - meistens Outlook - verschickt und liegt dann nicht mehr im SharePoint, sondern in den "Gesendeten Objekten" lokal bei "A" oder "B" und wäre somit nicht mehr im Zugriff des Projektteams.. Die Antworten und der Kommunikationsverlauf gehen verloren. Beim grünen Weg ist diese Problemstellung behoben, hier kann SharePoint nämlich selbst Antworten schicken. Eine Email liegt in SharePoint, der Benutzer öffnet die Email, drückt auf "Antworten", schreibt seine Antwort und sendet die Email weg - und die Antwort liegt automatisch im SharePoint. Dieser grüne Weg ist oftmals die Anforderung, jedoch ist er mit den gegeben Funktionalitäten nicht zu erreichen.

Die Lösung

Ein Gruppenpostfach, an dem jeder Projektmitglied berechtigt wird, ist nicht die Lösung der Anforderung. SharePoint bietet für Zusammenarbeit viele Möglichkeiten und Funktionalitäten, die auch auf die Email- Kommunikation angewendet werden sollen. Solche Funktionalitäten sind:

• Zusätzliche Metadaten wie "Anmerkung", "Erläuterung" oder "Wiedervorlagedatum" an einer Email.
• Genehmigungs- und Freigabeprozesse für eine Email durch Projektleiter und andere Verantwortliche.
• Definierte Betreffzeilen durch berechnete Felder.
• Erweiterte Kommunikationspartnerverwaltung.
• Versionierung.
• Berechtigungskonzepte auf Emailbasis.
• Inhaltsorganisation, um Emails nach bestimmten Regeln einzusortieren.
• Und vieles mehr...

Damit der Kommunikationsfluss auch im SharePoint verbleibt, dürfen keine lokalen Clients wie zum Beispiel Microsoft Outlook zum Einsatz kommen. Die gängigen Dateiformate für Emails wie "MSG" und "EML" werden daher durch SharePoint Listeneinträge ersetzt. Ein Listeneintrag bietet alles, was eine Email ausmacht und noch mehr Metainformationen. Der Emal Body ist ein Richtext Feld, die Betreffzeile ein berechnetes Feld und der Empfänger ein Naschlagefeld auf die Empfängerliste. Auf einem SharePoint Listeneintrag lassen sich alle SharePoint Funktionalitäten wie Freigabeworkflows oder Versionierung nach belieben konfigurieren. Die Herausforderung an die Entwicklung steckt vor allem vom Parsen einer eingegangenen Email in einen SharePoint Listeneintrag und das Erzeugen einer Email aus einem SharePoint Listeneintrag. Die Emails werden vom Mailsystem im Dropfolder des Webservers abgelegt und warten darauf, von einem TimerJob abgeholt und einsortiert zu werden. Wie die Emails auf den SharePoint Server gelangen ist für das Feature "eingehende Emails" von SharePoint genügend beschrieben.
Es empfiehlt sich der Einsatz einer zusätzlichen Komponente wie Apose email for .net. Wenn der Eingang und Ausgang einer Email aus SharePoint umgesetzt ist, wurde die Grundlage für den grünen Weg geschaffen. Der Erweiterung des grünen Wegs durch individuelle Anforderungen wie regelbasierte Inhaltsorganisation kann nach belieben erweitert werden.

Natürlich liegt auch bei einer Lösung für den grünen Weg der Teufel im Detail - man merkt erst, was Outlook alles leistet, wenn man einen gewissen Teil der Funktionalität im SharePoint abbilden möchte. Falls jemand also Projekterfahrung in diesem Bereich sammeln konnte, freue ich mich genau so über einen Austausch wie mit einem Interessenten, der eine solche Lösung anstrebt!

Goof luck,

Andreas