SharePoint Pages - Best Practices

SharePoint Server in der Standard Edition wird durch die Veröffentlichungsinfrastruktur ( engl.: "Publishing Infrastructure" ) zu einem ausgewachsenem Redaktionssystem und eignen sich ideal zur Abbildung von Intranet, Extranet und Internet. Ein Redaktionssystem zeichnet sich unter anderem durch die Trennung von Layout und Inhalt aus. Oftmals existiert bereits ein Style Catalog, der Bildgrößen, Tabellenformat, Schritfart, Schriftgröße und alle anderen Designvorgaben des Unternehmens beschreibt und der für das SharePoint System implementiert werden muss.

In SharePoint werden Webinhalte als "Pages" angelegt, der Aufbau und der Style einer solchen Page wird im so genannten "Page Layout" festgelegt. Beim Implementieren eines Redaktionssystems ist die Konfiguration der verschiedenen Page Layouts Bestandteil des Brandings. Das Erstellen neuer Page Layouts wird bereits in vielen Artikeln behandelt und soll an dieser Stelle nicht noch einmal aufgegriffen werden. Wer sich zum ersten Mal mit dem Thema beschäftigt wird feststellen, dass es sicherlich viele Details gibt, die es im Page Layout zu beachten und umzusetzen gilt. Einige dieser Details habe ich in den vergangenen Projekten kennenlernen dürfen und möchte sie mit euch teilen.

Layout

Um die Layoutvorgaben umzusetzen muss man zuerst verstehen, welchen Teil des Layouts in welche Komponente von SharePoint umgesetzt wird.

Der Inhaltsbereich einer SharePoint Seite wird durch das Page Layout formatiert. Das Branding der Webseite mit Navigationsleisten, Logo, Ribbon und Kopfbereich wird in der Masterpage umgesetzt.

Markup und Style Vorlagen

 Der Inhalte einer Page ist in den meisten Fällen ein Rich Text Feld mit einem Editor zum Formatieren des Textes. Der Editor bietet auch Format- und Markup-Vorlagen für Überschriften, Titel und Standardtexte.

Diese Formatvorlagen und auch die Markupformatvorlagen müssen dem Style Katalog entsprechend eingerichtet werden. Wie das funktioniert ist hier Custom Styles for SharePoint 2010 Rich Html Field sehr gut beschrieben worden.

Wörterbuch der Rechtschreibkorrektur

Das Farm Feature "Spell Checking" ist in jeder SharePoint Umgebung automatisch aktiviert. Nun gibt es in jedem Unternehmen Wörter wie der Unternehmensname oder Produktnamen, die nicht aus dem Duden stammen, aber von der Rechtschreibkorrektur nicht als falsch markiert werden sollen.

Unser Firmenname "Data One" soll natürlich nicht als Rechtschreibfehler markiert werden. Durch das Erweitern des Wörterbuchs kann man das verhindern. Das ganze ist zwar etwas umständlich, aber wie es möglich wird kann man hier sehr Adding Custom Spellings in SharePoint gut nachvollziehen.

Deaktivieren von Richtext Funktionen

Hat man die Formatvorlagen für ein Rich Text Feld einmal definiert, möchte man oftmal verhindern, dass Autoren trotzdem Ihre eigene Schriftart oder Schriftgröße auswählen können. Im Editor des Rich Text Feld ist das Bearbeiten von Texten jedoch möglich.

Die einzelnen Funktionen des Rich Text Feld können jedoch deaktiviert werden. Was man alles deaktivieren kann, ist bei MSDN dokumentiert, wie es geht kann man hier nachlesen ( der Artikel ist zwar für SharePoint 2007, funktioniert aber auch in SharePoint 2010 ).

Variations

Mehrsprachigkeit ist eine Häufige Anforderung an Redaktionssysteme. Um die Mehrsprachigkeit von Inhalten zu ermöglichen bietet SharePoint die Funktionalität "Variations" an. Sobald Variations eingesetzt werden, müssen die Auswirkungen auf das Arbeiten mit Pages klar sein. Diese sind hier Variations in SharePoint 2010 – Connecting People with Content sehr gut beschrieben, insbesondere das automatische Veröffentlichen von Inhalten auf andere Sprachen, die Auswirkung auf die Versionierung und die Möglichkeit, nicht Übersetzte Pages mit der Quelle zu vergleichen.

Solltet Ihr noch weitere Tipps und Tricks zum Thema SharePoint Pages haben, freue ich mich über jeden Kommentar.

Good luck,

Andreas