Let's SharePoint

SharePoint - Rollen und Berechtigungen (4)

2011-09-01T12:11:00.000-07:00

mit dem Fazit ab.

Fazit

"Bei einer ganzheitlichen Betrachtung aller relevanten Themen zu Rollen- und Berechtigungen zeigt sich auf den ersten Blick eine stimmige Best Practice"

Bei einer ganzheitlichen Betrachtung aller relevanten Themen zu Rollen- und Berechtigungen zeigt sich auf den ersten Blick eine stimmige Best Practice, die sich über die Themengebiete Rollen, Authentifizierung und Autorisierung erstreckt und eine Antwort auf die sich ergebenden Fragen liefert. Die konsequente Verwendung von Gruppen zur Autorisierung ermöglicht in Verbindung mit der Entkopplung von organisatorisch strukturierten Gruppen im Verzeichnisdienst und funktional strukturierten Gruppen in SharePoint die beste Anwendbarkeit und dementsprechend auch die maximale Einsparung am Aufwand. Außerdem ist in den meisten Fällen nur durch die zuvor erwähnte Entkopplung gewährleistet, dass Verantwortlichkeiten mit der richtigen Kompetenz umgesetzt werden und sich diese nicht übermäßig überschneiden. Ein Websiteadministrator hat auch weiterhin keine Verantwortung für die laufenden Wartungsarbeiten aufgrund organisatorischer Veränderungen, ein Administrator des Verzeichnisdienstes hingegen benötigt auch weiterhin nicht die Kompetenz zu entscheiden, ob die vom Ihm angelegten Gruppen nun auf bestimmten SharePoint Seiten berechtigt werden oder nicht.

"[...] je mehr Website Administratoren dementsprechend eingesetzt werden, desto weniger lässt sich die Best Practice durchsetzen."

Jedoch setzt diese Best Practice in der Praxis optimale Umsetzung der Empfehlungen voraus, die sich auf technischer Ebene nicht durchsetzen lassen. Auf fachlicher Ebene lassen sich die benötigten Kompromisse zur Umsetzung der Best Practice nur zu einem gewissen Grad realisieren. Technisch gesehen ist es nicht zu vermeiden, dass anstatt der organisatorisch strukturierten Gruppen aus dem Verzeichnisdienst einzelne Benutzer in SharePoint direkt berechtigt werden. Auch mit entsprechender Schulung der Website Administratoren kann man nicht garantieren, dass die Empfehlungen eingehalten werden. Auf der anderen Seite stellt es eben für die fachlich kompetenten Website Administratoren ein nicht immer akzeptierter Kompromiss dar, immer komplette organisatorisch strukturierte Gruppen zu verwenden. Oftmals soll ein Personenkreis berechtigt werden, der noch nicht in einer Gruppe organisiert ist. In jeder Betriebsphase einer SharePoint Farm wird daher die Best Practice mehr oder weniger nicht eingehalten werden. Je größer die Farm wird und je mehr Website Administratoren dementsprechend eingesetzt werden, desto weniger lässt sich die Best Practice durchsetzen.

"Die in den vorangegangenen Artikeln erläuterte Best Practice hilft, hat allerdings auch Schwachstellen"

Wie Eingangs der Artikelreihe erwähnt ist das Berechtigungskonzept bei vielen Betriebskonzepten einer SharePoint Farm ein Schwachpunkt, der nicht oder unzureichend betrachtet wurde. Das resultierende Ergebnis waren SharePoint Administratoren, die kaum in der Lage sind, Benutzerberechtigungen zu klonen oder effektiv herauszufinden. Die in den vorangegangenen Artikeln erläuterte Best Practice hilft, hat allerdings auch Schwachstellen.

"Ein in der Praxis bewährtes Tool hierfür ist das DocAve SharePoint Administrator der Firma AvePoint"

Die Empfehlung kann daher nur sein, die Best Practice zwar zu ermöglichen und zu schulen, sich als SharePoint Administrator aber nicht darauf zu verlassen. Die Schwachstellen kompensiert man als SharePoint Administrator mit erheblichem Aufwand zur Bewältigung von administrativen Aufgaben bezüglich Rollen- und Berechtigungskonzept, indem man mit einem Administrator des Verzeichnisdiensts und Power Shell die Anforderungen abdeckt oder durch Einsatz von zusätzlichen Tools. Die häufigsten dieser administrativen Anforderungen sind sicherlich das Auflisten der effektiven Berechtigungen eines Benutzer oder das Kopieren der effektiven Rechte von einem auf den anderen Benutzer.
Ein in der Praxis bewährtes Tool hierfür ist das DocAve SharePoint Administrator der Firma AvePoint. Dieser unterstützt den SharePoint Administrator bei alltäglichen administrativen Aufgaben, nicht nur aus dem Bereich „Rollen- und Berechtigungskonzept“, sondern auch beim Anlegen ganzer Websitestrukturen und Arbeiten mit Galarieinhalten wie Inhaltstypen. Vergleicht man den benötigten Aufwand für solche administrative Aufgaben ohne Tools zur Unterstützung, lohnt sich deren Lizenzierung schon recht schnell bei dem Einsatz einer SharePoint Farm mittlerer Größe.

Good Luck,

Andreas

SharePoint - Rollen und Berechtigungen (3)

2011-08-27T07:24:00.001-07:00

In der Artikelreihe "SharePoint - Rollen und Berechtigungen" wird auf die Konzeption von Berechtigungensvergabe und planen der benötigten Rollen für den SharePoint Betrieb eingegangen. Die Erfahrung zeigt, dass diese Konzeption an die Technologie "SharePoint" angepasst werden muss und zur Einführung eines SharePoint Systems nicht vernachlässigt werden darf. Bereits zwei Artikel sind zu diesem Thema erschienen, zum einem ein Artikel über Rollen ( SharePoint - Rollen und Berechtigungen (1) ) und ein Artikel über Authentifizierung ( SharePoint - Rollen und Berechtigungen (2) ). Insgesamt umfasst das Thema drei Artikel:

Rollen,
Authentifizierung,
Autorisierung.

Dieser Artikel über Autorisierung ist somit der letzte Artikel der thematischen Behandlung von Rollen und Berechtigungen in SharePoint und der letzte Artikel vor einem Fazit.

3. Autorisierung

Die vorangegangen Artikel über Rollen und Authentifizierung bilden die Grundlage für das Thema der Autorisierung in SharePoint.
Die Autorisierung bezeichnet die Zuweisung und die Überprüfung von Zugriffsrechten in SharePoint. Grundlage für die Autorisierung ist eine erfolgreiche Authentifizierung. Nur wenn der Benutzer dem System bekannt ist kann es die zugewiesenen Zugriffsrechte des Benutzers überprüfen. Zugriffsrechte können in SharePoint rechte granular über die einzelnen Hierarchiestufen der Elemente vergeben werden. Die folgende Abbildung stellt eine solche Hierarchie - oder auch Seitenstruktur - mit den entsprechenden Elementen dar.

Zugriffsrechte können auf jeder Ebene dieser Seitenstruktur vergeben. Wichtig dabei zu wissen ist, dass sich die Zugriffsrechte in dieser Seitenstruktur nach unter weiter vererben. Diese Vererbung lässt sich aber an beliebigen stellen, in der Abbildung sind die Pfeile diese Stellen, unterbrechen. Granulare Vergabe von Zugriffsrechten ist also möglich, zum Beispiel das Unterbrechen der Vererbung auf einem SharePoint Element vom Typ "Aufgabe", so dass nur ein bestimmer Personenkreis diese Aufgabe sehen kann. Auch sind bestimmte Zugriffsrechte in SharePoint bekannt, die einem Benutzer zu verschiedenen Aktionen befähigen. Hat ein Benutzer das Zugriffsrecht Lesen, kann er Dokumente zwar öffnen, aber nicht zurück speichern. Hierfür würde er das Zugriffsrecht Mitwirken benötigen. Diese verschiedenen Arten von Zugriffsrechte nennt man in SharePoint Berechtigungsstufen oder Permission Level.
Die Zuweisung und somit auch die Überprüfung von Zugriffsrechten kann für einzelne Benutzer oder für im Vorfeld definierte Gruppen von Benutzern erfolgen. Einer der Vorteile beim Verwenden von Gruppen liegt auf der Hand; ändert sich die Zugehörigkeit zu einer solchen Gruppe, müssen die Berechtigungen nicht über die gesamte Seitenstruktur neu vergeben werden! Die Grundlage der Benutzer und Gruppen sind die im zweiten Artikel über Authentifizierung benannten und erläuterten Benutzerquellen. In der Regel kann man Benutzergruppen schon in der Benutzerquelle verwalten, zusätzlich ist dies aber auch im SharePoint möglich.
Die Vielzahl an Berechtigungsstufen und die Möglichkeiten bei der Zuweisung von Zugriffsrechten durch Benutzerquellen und Gruppen lassen erahnen, dass die Autorisierung in SharePoint eine hohe Komplexität annehmen kann. Eine weit verbreitete Best Practice zum Umgang mit dieser hohen Komplexität rät zum konsequenten Verwenden von Benutzergruppen.

Die Abbildung setzt als Benutzerquelle für SharePoint ein Active Directory System - kurz AD - voraus. Alle Benutzerkonten werden in diesem AD wieder in Benutzergruppen zusammengefasst. Diese Benutzergruppen sind im Idealfall entsprechend der Unternehmensorganisation aufgebaut und losgelöst von Anwendungen oder der Seitenstruktur des SharePoints. Daher kann das AD und seine Gruppen durch einen eigenen Administrator ohne Zusammenarbeit mit einem SharePoint Administrator gepflegt werden. In SharePoint wiederrum werden SharePoint Gruppen entsprechend der Funktionalität der Seitenstruktur eingerichtet. Die im ersten Artikel über erläuterte Rolle des Website Administrator legt diese Gruppen an, weißt Ihnen eine Berechtigungsstufe zu und befüllt sie mit den Benutzergruppen aus dem AD. Am Beispiel einer Abteilungsseite würde dies bedeuten, dass der Website Administrator eine Gruppe Seitenbesitzer, Abteilungsmitglieder und Leser einrichtet und diese mit den AD Benutzergruppen Abteilungsleiter, Abteilungsmitglieder und allen anderen Abteilungsgruppen befüllt. Die Kompetenz der Pflege der Unternehmensorganisation liegt bei einem AD Administrator, die Kompetenz der Zuweisung von Berechtigungsstufen beim Website Administrator. In unserem Beispiel würde das bedeuten, dass ein Website Administrator nicht mehr aktiv eingreifen muss, sollte sich die Abteilungleitung ändern - durch die Pflege der Benutzergruppen hätte der neue Abteilungsleiter die gleichen Zugriffsrechte wie der alte Abteilungsleiter! Diese Best Practice hat also folgende Vorteile:

Die Kompetenzen von der Abbildung von Unternehmensorganisation und Abbildung von Zugriffsrechten im SharePoint werden entkoppelt - und so sowohl der Aufwand verteilt als auch die Fehler bei der Abbildung von Zugriffsrechten gering gehalten.
Der Pflegeaufwand wird durch die Verwendung der Gruppen minimiert, da nicht für jedes einzelne Benutzerkonto agiert werden muss.

Ohne diese Best Practice und bei der Zuweisung von Zugriffsrechten direkt an ein Benutzerkonto ist die administrative Kontrolle der Zugriffsrechte und die Wartbarkeit des Systems stark gefährdet. Denn Anforderungen wie "Der neue Kollege benötigt exakt die gleichen Rechte!" werden zu einem Problem, welchem nur überdimensionalem Aufwand begegnet werden kann!

Die Fragen, welche sich für eine Konzeption der Autorisierung stellen, sind recht übersichtlich:

Welche Berechtigungsstufen ( Zugriffsrechte ) müssen zur Verfügung gestellt werden?
Stehen Benutzergruppen in der Benutzerquelle ausreichend zur Verfügung?
Wer muss in der Zuweisung von Zugriffsrechten geschult werden?

Gerade der letzten Frage kommt besondere Bedeutung zu. Nicht nur, da die Best Practice für den Key User aus der Fachabteilung durchaus unverständlich sein kann, sondern vor allem da Sie eigentlich im Gegensatz zu den im ersten Artikel beschriebenen Verhältnis der Rollen steht. Je mehr Schlüsselbenutzer aus der Fachabteilung man als Website Administrator ausbildet, um so größer wird der Erfolg beim Einsatz von SharePoint und um so kleiner wird der Aufwand für die interne IT Abteilung. Jedoch: Je mehr Benutzer aus der Fachabteilung Zugriffsberechtigungen zuweisen, um so geringer wird der Erfolg der Best Practice sein!

Wieso Rollen, Authentifizierung und Autorisierung im Zusammenspiel keine wasserdichte Konzeption für SharePoint erlauben und was man dagegen unternehmen kann werden wir im nächsten Artikel, dem Fazit, genauer betrachten.

Good Luck,

Andreas

SharePoint, PowerShell und Taxonomy

2011-08-26T03:08:00.000-07:00

Eines der spannensten Features in SharePoint 2010 ist sicherlich der Managed Metadata Service und Taxonomien. Die Produktversion 2010 ist frisch mit diesem Feature bereichert worden. Daher ist gerade für Anwender, die schon ältere Produktversionen wie den Office SharePoint Server 2007 oder die Windows SharePoint Services 3.0 eingesetzt haben Umdenken angesagt! Hat man sich früher mit Auswahl- und Nachschlagefelder auf Schlagwortlisten beholfen, kann man heute Managed Metadata einsetzen! Dies erfordert allerdings auch neue Anforderungen an die Administration und schafft neue Herausforderungen bei der Migration - denn wer will schon die alten Notlösungen weiter verwenden, wenn er jetzt ein neues Feature dafür hat?! Die Erfahrung zeigt, dass man sich für solche Migrationen von alten Schlagwortspalten in Taxonomien oftmals am besten mit individuellen PowerShell Skripts behilft. Daher möchte ich im folgenden Skript- Beispiele für die häufigsten Anwendungsfälle bereit stellen.

####
# www.letssharepoint.com
####
# Get Taxonomy Session and Term Store
$site = Get-SPSite http://yoursiteurl
$taxonomySession = Get-SPTaxonomySession -site $site
$termStore = $taxonomySession.TermStores["Your Managed Metadata Service Application"]
# Create Groups
$termStoreGroup = $termStore.CreateGroup("Your Groupname")
$termStoreGroup.Description = "Your Description"
$termStoreGroup.AddGroupManager("domain\user")
$termStoreGroup.AddContributor("domain\user")
# Create Termset
$termSet = $termStoreGroup.CreateTermSet("Your Termset name")
# Create Term
$term = $termSet.CreateTerm("Your Term Name", LanguageID)
$termStore.CommitAll()

Das Beispiel Skript oben zeigt, wie man sich gegen einen Term Store verbindet und neue Gruppne, Term Sets und Terms anleget. Zu beachten ist, das bei der Methode CreateTerm die LanguageID ausgetauscht werden muss!

####
# www.letssharepoint.com
####
# Load Microsoft.SharePoint.Taxonomy to work with TaxonomyFieldValueCollection
[Reflection.Assembly]::LoadWithPartialName("Microsoft.SharePoint.Taxonomy")
# Get Taxonomy Session and Term Store
$site = Get-SPSite http://yoursiteurl
$taxonomySession = Get-SPTaxonomySession -site $site
$termStore = $taxonomySession.TermStores["Your Managed Metadata Service Application"]
# Get Web, List item and Taxonomy Field
$web = Get-SPWeb http://yourweburl
$list = $web.Lists["YourList"]
$item = $list.GetItemById(1)
$taxField = $item.Fields["YourTaxField"]
# Create Taxonomy Field Collection for a Multi Managed Metadata Field
$taxCollection = new-object Microsoft.SharePoint.Taxonomy.TaxonomyFieldValueCollection $taxField
## Get Terms and Add them to the TaxonomyFieldValueCollection
# Get Term Group
$termStoreGroup = $termStore.Groups["My Group"]
# Get Term Set
$termSet = $termStoreGroup.TermSets["My Termset"]
# Get Terms
$term1 = $termSet.Terms["Term1"]
$term2 = $termSet.Terms["Term2"]
$term3 = $termSet.Terms["Term3"]
# Get TaxonomyFieldValues
$taxValue1 = new-object Microsoft.SharePoint.Taxonomy.TaxonomyFieldValue($taxField)
$taxValue1.TermGuid = $term1.Id
$taxValue1.Label = $term1.Name
$taxValue1.WssId = -1
$taxValue1 = new-object Microsoft.SharePoint.Taxonomy.TaxonomyFieldValue($taxField)
$taxValue2.TermGuid = $term2.Id
$taxValue2.Label = $term2.Name
$taxValue2.WssId = 0
$taxValue3 = new-object Microsoft.SharePoint.Taxonomy.TaxonomyFieldValue($taxField)
$taxValue3.TermGuid = $term3.Id
$taxValue3.Label = $term3.Name
$taxValue3.WssId = 1
# Add Values to Tyxonomy Field Value Collection
$taxCollection.Add($taxValue1)
$taxCollection.Add($taxValue2)
$taxCollection.Add($taxValue3)
# Update Managed Metadata Colum on Item
$taxField = SetFieldValue($item, $taxCollection)
$item.Update()

Dieses Skript Beispiel zeigt, wie man eine Spalte vom Typ "Verwaltete Metadaten", welche mehrere Werte zulässt, befüllt. Im hier gezeigten Fall werden drei Werte in der Spalte gesetzt. Die WssId des TaxonomyFieldValues wird einfach hochgezählt, sofern das Feld noch nicht mit anderen Werten befüllt ist.

Good Luck,

Andreas

SharePoint - Rollen und Berechtigungen (2)

2011-08-24T12:23:00.000-07:00

In der Artikelreihe "SharePoint - Rollen und Berechtigungen" wird auf die Konzeption von Berechtigungensvergabe und planen der benötigten Rollen für den SharePoint Betrieb eingegangen. Die Erfahrung zeigt, dass diese Konzeption an die Technologie "SharePoint" angepasst werden muss und zur Einführung eines SharePoint Systems nicht vernachlässigt werden darf. Im ersten Artikel SharePoint - Rollen und Berechtigungen (1) wurden bereits die folgenden drei Themengebiete identifiziert, die bei der Konzeption berücksichtigt werden müssen:

Rollen,
Authentifizierung,
Autorisierung.

Das erste Themengebiet "Rollen" wurde bereits behandelt, daher wird in diesem zweiten Artikel auf die Authentifizierung eingegangen.

2. Authentifizierung
Wikipedia definiert Authentifizierung wie folgt:

"Authentifizierung (griechisch αυθεντικός authentikós ‚echt‘, ‚Anführer‘; Stammform verbunden mit lateinisch facere ‚machen‘) ist der Nachweis (Verifizierung) einer behaupteten Eigenschaft einer Partei, die beispielsweise ein Mensch, ein Gerät, ein Dokument oder eine Information sein kann, und die dabei durch ihren Beitrag ihre Authentisierung durchführt."
http://de.wikipedia.org/wiki/Authentifizierung

Im SharePoint Umfeld bedeutet Authentifizierung also die Verifizierung eines Benutzer am System. Für eine erfolgreiche Konzeption sind die folgenden beiden Aspekte zur Verifizierung im Vorfeld zu betrachten:

Technologie zur Verifizierung,
Benutzerquelle.

Als Technologie zur Verifizierung werden in SharePoint verschiedene Möglichkeiten geboten. Natürlich bietet SharePoint die Möglichkeit der Windows Authentifizierung, bei der der aktuell am Computer angemeldete Benutzer vom Browser an das System übergeben wird. Diese häufig verwendete Methode hat den Vorteil, das der Benutzer bei den üblichen Browser-Einstellungen seine Anmeldedaten nicht erneut für die SharePoint-Webseite eingeben muss. Auch sind für die einfachste Art der Windows Authentifizierung - NTLM - keine weiteren Konfigurationsschritte notwendig. Weiterhin stellt SharePoint aber auch die Möglichkeit zur Verfügung, durch Konfiguration von sogenannten Membership- und Roleprovider eine andere Art der Authentifizierung zu verwenden. Bei dieser Möglichkeit wird das lokale Benutzerkonto nicht weitergegeben.
Jede dieser Möglichkeiten verifiziert die Benutzerdaten durch verschiedene Technologien, die natürlich verschiedene Vor- und Nachteile mit sich bringen können. Allen gemeinsam ist jedoch, dass die Benutzerdaten gegen eine Benutzerquelle geprüft werden müssen. Für die Windows Authentifizierung ist diese Quelle meist das Active Directory System des Unternehmens, über welches auch die Anmeldung des Benutzers am Computer verifiziert wird. Je nach Anwendung oder Sicherheitsstandard ist es jedoch notwendig, eine andere Benutzerquelle als das intern für Anmeldungen und Quelle für verschiedene Dienste verwendete Active Directory System , zu verwenden. Diese Quellen werden über die schon genannten Membership Provider angebunden. Solche Quellen können sein:

Benutzerdatenbanken,
LDAP Systeme,
Windows Live ID,
und viele weitere.

Da auch die Möglichkeit besteht, einen Membership Provider zu entwickeln, sind den Benutzerquellen kaum grenzen gesetzt!

Folgende Rahmenbedingungen müssen für einen anforderungsgerechten Einsatz allerdings bedacht werden:

Nur Membership Provider ermöglichen die sogenannte Forms Based Authentication. Dabei handelt es sich um eine ASPX-Loginmaske, die an das Design des Portals angepaßt werden kann und sich daher insbesondere für Internet- und Extranetauftritte eignet. Windows Authentifizierung verwendet hingegen immer ein Client-Popup, dass nicht im Design und in der Funktionalität angepasst werden kann. Beim Einsatz dieser Forms Based Authentifizierung wird allerdings niemals der am Computer angemeldete Benutzer an SharePoint weitergegeben. In Folge muss sich ein Benutzer immer gesondert an SharePoint anmelden.
Authentifizierungsmethoden werden pro Webanwendung im SharePoint konfiguriert und können somit nicht verschieden für verschiedene Sites innerhalb einer Webanwendung angelegt werden. Es ist durchaus möglich, verschiedene Methoden für eine Webanwendung einzurichten. Welche Methode SharePoint jedoch für einen Benutzer verwendet, wird durch die Zonen der Alternativen Zugriffszuordnung gesteuert - und somit also über die URL, über die der Benutzer die Webanwendung ansteuert. Möchte man dem Benutzer die Auswahl der Benutzerquelle beim öffnen des Portals ersparen, ist diese Beziehung 1:1 .
SharePoint legt für jeden technischen Benutzer einen internen, so genannten SPUser an. Dieses Benutzer wird zum Beispiel in den Personenspalten von SharePoint verwendet.
Bei der Personenauswahl im SharePoint - zum Beispiel zum setzen von Berechtigungen oder zuweisen von Aufgaben - wird der Benutzer aus der entsprechenden Quelle gewählt.

Aus diesen vier Punkte ergeben sich verschiedene "Fallen" bei der Konzeption, insbesondere bei Internet- oder Extranetszenarien, die Quellen für interne und externe Benutzer mischen. Verwendet ein Benutzer intern Windows Authentifizierung über eine interne URL um die Vorteile der Office Client Integration und der automatischen Anmeldung zu verwenden, von extern aber einen Membership Provider über eine externe URL, hat dieser eine Benutzer zwei Benutzerkonten für die gleiche SharePoint Seite. Die oft geäußerte Anforderungen, das Mitarbeiter von Zu hause über das Internet genau so arbeiten sollen wie von intern und nur ein Profil besitzt, läßt sich so kaum realisieren.

Wie dieses Beispiel zeigt, sollte die Einrichtung der Authentifizierung im Vorfeld gut durchdacht werden, damit man bei der Umsetzung von Anwendungen und Szenarien keine Anforderungen übersieht, die im Gegensatz zur Machbarkeit bei der SharePoint Authentifizierung stehen. Eine Konzeption zur Authentifizierung muss daher die folgenden Fragen für jede Webanwendung beantworten:

Über welche Wege wird zugegriffen?
Welche Benutzerquellen werden aus Anwendungs- und Sicherheitsgründen benötigt?
Sind einem Benutzer zwei oder mehr Benutzerkonten ( SPUser ) zugeordnet? Wird damit eine Anforderung erfüllt oder nicht erfüllt?
Erfüllt der gewählte Membership Provider die Anforderungen an die Benutzerquelle?

Die Klärung der Authentifizierung ist neben den Rollen die zweite Säule eines erfolgreichen Rollen- und Berechtigungskonzeptes für SharePoint. Neben der dritten Säule Autorisierung bleibt nur ein Fazit, um alle relevanten Themen zu behandeln.

Good luck,

Andreas

Document Sets und PowerShell

2011-06-16T11:03:00.000-07:00

Seit SharePoint 201ß erfreut sich jeder SharePoint Administrator über die PowerShell. Viele Verwaltungsaufgaben lassen sich nun durch Skripts automatisieren, aber auch einmalige Konfigurationen und Lösungen lassen sich einrichten. Sehr gerne verwende ich die PowerShell zur Dokumentenmigration aus dem Filesystem oder zur Neustrukturierung. An die Grenzen der vorhanden Cmdlets bin ich bei dem neuen Feature der Dokumentenmappen gestoßen - dafür gibt es nämlich keine! Das Erzeugen oder Ändern von Dokumentenmappen ist durch die mitgelieferten Cmdlets nicht möglich. Daher findet Ihr im folgenden Skript die Möglichkeit, Dokumentenmappen mit der PowerShell über das Objektmodel von SharePoint in der PowerShell anzulegen.

### Load SharePoint SnapIn
if ((Get-PSSnapin "Microsoft.SharePoint.PowerShell" -ErrorAction SilentlyContinue) -eq $null)
{
Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell
}
### Load SharePoint Object Model
[System.Reflection.Assembly]::LoadWithPartialName(“Microsoft.SharePoint”)
### Get web and list
$web = Get-SPWeb http://myweb
$list = $web.Lists["List with Document Sets"]
### Get Document Set Content Type from list
$cType = $list.ContentTypes["Document Set Content Type Name"]
### Create Document Set Properties Hashtable
[Hashtable]$docsetProperties = @{"DocumentSetDescription"="A Document Set"}
$docsetProperties = @{"CustomColumn1"="Value 1"}
$docsetProperties = @{"CustomColum2"="Value2"}
### Add all your Columns for your Document Set
### Create new Document Set
$newDocumentSet = [Microsoft.Office.DocumentManagement.DocumentSets.DocumentSet]::Create($list.RootFolder,"Document Set Title",$cType.Id,$docsetProperties)
$web.Dispose()

Die Spaltenwerte der Dokumentenmappe werden durch die ab Zeile 16 erstellte Hashtable angelegt. Dabei werden die internen Spaltennamen angegeben. Wichtig ist auch, dass man den Inhaltstyp ( Content Type ) $cType aus der Sammlung der Liste auswählt und nicht aus der Sammlung des Webs. Ansonsten wird anstatt einer Dokumentenmappe nur ein neuer Ordner erstellt.
Als weite Methoden unter [Microsoft.Office.DocumentManagement.DocumentSets.DocumentSet] steht noch folgendes zur Verfügung:

Document Set Methoden

Mehr Details zu den Methoden findet man auch in der MSDN hier . Mit diesem Handwerkszeug sollte nichts mehr zwischen der PowerShell und Dokumentenmappen stehen!

Good Luck,

Andreas

SharePoint - Rollen und Berechtigungen (1)

2011-06-13T07:46:00.000-07:00

Jedes Projekt zur Einführung einer SharePoint Farm muss sich bei der Konzeption des späteren Betriebs die Frage nach Benutzerrollen und Benutzerberechtigungen stellen. Oft ist in der Vergangenheit vergessen worden, diese Frage zu thematisieren oder es ist nicht ausreichend geschehen. Die Folgen davon sind, dass die Berechtigungensvergabe von einem Administrator nicht mehr nachverfolgt werden kann oder einfache administrative Aufgaben nur unter enormen Aufwand von verschiedenen Fachbereichen wargenommen werden können. Daher möchte ich mit diesem Artikel eine Hilfestellung für jeden geben, der vor der Herausforderung steht, ein Rollen- und Berechtigungskonzept für den Betrieb eines SharePoint-Systems zu entwerfen. Grundsätzlich müssen für eine solche Konzeption drei Themen betrachtet und behandelt werden:

Rollen,
Authentifizierung,
Autorisierung.

Da diese Themen alle zusammen die Lesbarkeit in einem Artikel sprengen würden, werde ich diese in mehreren Artikeln veröffentlichen. In diesem Artikel beginne ich mit dem Thema "Rollen".

1. Rollen
Microsoft sieht in SharePoint verschiedene administrative Rollen vor, die durch technische Beschränkungen gegenseitig abgegrenzt werden können. In folgender Darstellung sind diese Rollen gezeigt.

Rollenpyramide

Die Darstellung als Pyramide dieser Rollen kommt ganz einfach daher, dass Rollen am oberen Ende der Pyramide durch Autorisierung wesentlich mehr Konfigurationsmöglichkeiten und -Verantwortung besitzen. So ist es zum Beispiel die Rolle "Zentraladministration", welche die Rollen "Dienstanwendung" oder "Websitesammlung" erst einsetzt. Im folgenden eine kurze Beschreibung der verschiedenen Rollen:

Die Systemadministration verwaltet die Basisinfrastruktur der SharePoint Farm, also die Windows Server und das zugrundeliegende Datenbanksystem. Auch Systeme wie Network Load Balancing ( NLB ) oder Prozesse wie Lösungs - Deployment auf dem Produktivsystem fallen in den Aufgabenbereich der Systemadministration, da diese als lokale Administratoren auf den Systemen autorisiert sind. Diese Rolle wird in der Regel durch Mitarbeiter der IT besetzt und ist aufgrund der benötigten Fähigkeiten notwendig.
Die Zentraladministration verwaltet - wie es der Name der Rolle schon vermuten lässt - die Sharepoint Zentraladministration. Für diese Rolle kommen nur SharePoint - Experten in Frage. Die Fähigkeiten übersteigen die umfassenden technischen Fähigkeiten in Bezug auf SharePoint Systeme in sofern, als dass diese Rolle ebenso die mit dem SharePoint System verfolgte Vision kennen muss. Sie verantworten letztendlich maßgeblich die entstehende Struktur des Systems.
Die Administratoren einzelner Dienstanwendungen benötigen meist nur ein spezielles Fachwissen. Diese Rolle unterstützt die Zentraladministration bei der Verwaltung bestimmter Dienstanwendungen, die vor allem sehr viel Aufwand zur pflege verlangen als auch einen ausgeprägten, fachlichen Hintergrund. Diese Rollen müssen nicht unbedingt mit "neuen Namen" besetzt werden, doch bietet es sich häufig zur Verwaltung der Dienste Benutzerprofildienst, Suche und Verwaltete Metadaten an. Die Zentraladministration kann die entsprechende Rolle an - ausschließlich - der entsprechenden Dienstanwendung autorisieren.
Die Administratoren von Websitesammlungen ist die Rolle, die beim Anlegen einer neuen Websitesammlung durch die Eingabe von "primären Websitesammlungsadministrator" und "sekundärem Websitesammlungsadministrator" autorisiert werden. Diese Rolle hat Vollzugriff auf jede Website innerhalb der Sammlung und ist somit oftmal der First Level Support für einzelne Websiteadministratoren. Diese Rolle benötigt ausgeprägte Fähigkeiten zur Verwaltung von Websitesammlungen, welche theoretisch durch einen "Power User" oder "Key User" erlangt werden können. Somit muss der Aufwand dieser Rolle nicht zwangsläufig durch die interne IT abgefangen werden - jedoch erfordert diese Rolle auch oft Kenntnis und Verantwortung über IT-Richtlinien. Zum Beispiel sind Adminsitratoren von Websitesammlungen autorisiert, Features für die gesamte Sammlung zu aktivieren.
Die Administration einzelner Websites verursacht meist einen erheblichen Teil des Aufwandes, der zur Verwaltung eines SharePoint Portals notwendig ist. Die benötigten Fähigkeiten können einem "Power User" oder "Key User" durch Class Room Training an die Hand gegeben werden. Somit entfällt ein großer Teil des Aufwands zum Erstellen von Listen, Ansichten und Webparts auf die Fachabteilung die den "Key User". Allerdings muss bei diesem Szenario klar sein, dass die meisten dieser "Key User" IT-Richtlinien nicht beachten werden. Entweder stehen die Richtlinien im Weg oder sie werden einfach nicht verstanden. Wenn der Knopf da ist, warum soll ich ihn dann auch nicht drücken?

Die Verteilung dieser Rollen ist für die Projektplanung von großer Bedeutung, den die hier getroffenen Entscheidung sind oft von Dauer und beeinflussen die Akzeptanz und auch den Einführungsaufwand des Projekts maßgeblich! Daher stellt sich bei der Konzeption der Rollen folgende Frage:

"Welche Rollen werden zukünftig durch Key User wahrgenommen?"

Nehmen Key User die Rollen der Websitesammlungs- und Websiteadministratoren ein, schont das den Ressourceneinsatz von spezialisierten Fachkräften aus der IT. Andererseits erhöht sich der Initialaufwand des Projekts durch erhöhten Schulungsbedarf. Auch die Akzeptanz von Websites oder Dienste wie Metadaten und Suche steigt oftmals, wenn diese durch Key User und nicht durch die IT verwaltet werden. Diese Dienste leben davon, durch eine, dem Benutzer nahe, Fachabteilung beständig gepflegt zu werden.

Durch die Betrachtung der verschiedenen Rollen ist der Grundstein einer erfolgreichen SharePoint Rollen- und Berechtigungskonzeption gelegt. Folgende Themen müssen jedoch auch betrachtet und berücksichtigt werden:

Good luck,

Andreas

Review - AvePoint Certified Expert Training

2011-06-08T11:07:00.000-07:00

Zwei Tage in dieser Woche durfte ich das AvePoint Certified Expert Training in der AvePoint Deutschland Niederlassung in München geniesen und möchte meine gesammelten Erfahrungen mit euch teilen. In diesem Artikel möchte ich einen ersten Überblick über die Produktpalette von AvePoint geben. Doch zuerst möchte ich mich an dieser Stelle noch einmal bei dem Team von AvePoint für die zwei Tage bedanken, die sowohl vom Rahemprogramm als auch von den Inhalten besser hätten nicht sein können! Nicht zuletzt habe ich es unserem Dozenten Michael Denzler zu verdanken, dass ich mich ab jetzt offiziell

nennen darf!

Doch nun zur Zusammenfassung. Die amerikanische Firma AvePoint ( www.avepoint.de ) ist mit einer Niederlassung in Deutschland vertreten und erweitert hier Ihr Netzwerk durch starke Partner - wie eben auch mit Data One ( http://www.dataone.de/de/unternehmen/partner/Seiten/AvePoint.aspx ). Den Firmennamen kennt der ein oder andere sicherlich schon von Veranstaltungen mit SharePoint als Thema - hier ist AvePoint eigentlich immer Vertreten und oft Sponsor. AvePoint setzt mit enormen Know-How die Power von SharePoint frei, wie es uns auch der Slogan "AvePoint - Unleashing the Power of SharePoint " deutlich macht. Hierfür wurden einige interessante Produkte unter der Produktfamilie "DocAve" entwickelt, die für jeden SharePoint- Anwender einen Blick wert sind:

SharePoint Data Protection,
SharePoint Administrator
SharePoint Storage Optimization,
SharePoint Migration,
Sharepoint Compliance,
SharePoint Reporting.

Ein zentraler "DocAve Manager", momentan in der Version 5, wird dabei auf einem Server im bereitgestellt und ist über eine Browser aufrufbar, so dass er von jedem Rechner zugegriffen werden kann. Dieser DocAve Manager verbindet dann die "DocAve Agents" und läßt so den Administrator mehrere Farmen und viele Server über eine Oberfläche betreuen.

DocAve Manager v5 Beispielseite

Alle Lösungen lassen sich über diese eine Oberfläche steuern - auch wenn manche der Lösungeneigene Webparts mit sich bringen, die direkt in SharePoint verwendet werden. Doch nun zu einer kleinen Beschreibung der Lösungen!

Data Protection

Die Lösungen von Data Protection haben ganz klar ein Ziel: SharePoint sichern und wiederherstellen. Der DocAve Restore Manager aus dieser Lösungsreihe ist eines der kostenlosen AvePoint Tools und ermöglicht es, aus "Offline"-Datenbanken oder Datenbanksicherungen einzelne SharePoint Elemente oder ganze Strukturen wiederherzustellen - ein Must Have für jeden Admin! DocAve Backup and Restore hingegen versetzt einen Adminsitrator in die Lage, seine Backup-Methoden "intelligenter" zu gestalten. So können Inhalte wahlweise mit oder ohne Blobs gesichert werden, die Sicherungen über Zyklen auf andere Speichermedien transportiert oder sogar durch die so genannte Criticallity Matrix eine variable Auswahl an Elemente in einem änderten Rhythmus anhand ihrer Wichtigkeit gesichert werden.

SharePoint Administrator

Ein Traum-Tool für jeden Admin! Einfach mal herausfinden, welche Berechtigungen ein Benutzer wo hat? Berechtigungen kopieren? Mehrere Subsites gleichzeitig anlegen und verwalten - kein Problem für den DocAve SharePoint Adminstrator! Auch Replication und Content Management fällt in diese Kategorie!

Storage Optimization

Blobs und große Datenmengen machen das System langsam, die Ablage teuer und ein Datenbank-Restore wird zur Wochenendbeschäftigung. Hier hilft der kostelose DocAve Extender, der Blobs aus der SharePoint Datenbank gefiltert per EBS oder RBS auf logische Geräte auslagert - und zwar kostenlos! Mit dem DocAve Archiver kann man das ganze dann sogar zeitgesteuert durchführen!

SharePoint Migration

AvePoint kann migrieren - und zwar so ziemlich alles was Inhalte hat nach SharePoint!

SharePoint Compilance

Mit AvePoint sind zertifizierte Prozesse in SharePoint möglich! Der DocAve SharePoint Vault macht unveränderbare Snapshots vom System, der DocAve Auditor sammelt Informationen über Änderungen an Dokumenten und DocAve eDiscovery ermöglicht das Suchen und exportieren von Inhalten mit bestimmten Schlagwörtern!

SharePoint Reporting

Mit dem DocAve SharePoint Monitor und dem DocAve Report Center kennt man seinen SharePoint - das betrifft die Hardware und Verfügbarkeit der Systeme ebenso wie das Wachstum der logischen Struktur.

Natürlich eignen sich diese kleinen Anrisse von mir nicht, sich einen tieferen Einblick in die Produkte zu verschaffen, aber ich hoffe den ein oder anderen damit auf die Spur einer Lösung gesetzt zu haben! Meiner Meinung nach unterstützen diese Produkte bei den wichtigsten Problemstellungen von Sharepoint, allen voran dem Dokumentenmanagement und der Handhabung großer Datenmengen. Gerade hier werden bei der Konfiguration von SharePoint Systemen die größten Fehler in der Planung gemacht! Auch verringern die Tools den administrativen Aufwand für SharePoint Infrastrukturen erheblich und helfen somit, Kosten einzusparen!
Mir persönlich fällt kein Grund mehr ein, warum in einer SharePoint Infrastruktur DocAve zumindest mit den kostenlosen Tools vorhanden sein sollte.

Weitere Artikel über AvePoint Tools - coming soon...

Good luck,

Andreas

Nintex Live - Nintex Workflow aus der Wolke

2011-06-03T10:28:00.000-07:00

Es ist wieder so weit - Nintex hat ein neues Spielzeug für uns! Nintex hat die Trends erkannt und uns etwas für die Wolke gebastelt - Nintex Live! Alle, die schon Nintex Workflow 2010 einsetzen, können nun verschiedene Dienste von Nintex und Partnern aus der Wolke konsumieren. Die auf Windows Azure implementierte Lösung stellt einen Katalog an Diensten bereit, die wie die schon bekannten Aktionen im Workflow Designer eingesetzt werden können. Letztendlich sind aber alle Aktionen nur Webservices, die durch die Aktion aufgerufen werden. Webservices bieten dabei Dienste an wie Statusupdates für soziale Netzwerke, Übersetzungen, Kontrolle der Flugdaten oder aber auch die Übergabe von Daten an einen Workflow in einer anderen Farm. Die folgende Darstellung verdeutlicht die hinterlegte Infrastruktur:

Da Partner den Nintex Live Katalog erweitern werden, wird es sich lohnen http://www.nintex.com/en-US/Products/Pages/NintexLive.aspx genauer anzuschauen!

Good luck,

Andreas

SharePoint Alternate Access Mapping URL Redirect

2011-05-28T12:52:00.000-07:00

Hi,

AAM ( Alternate Access Mapping - Alternative Zugriffszuordnung ) URL Redirect ist ein interessantes Feature im SharePoint 2010, der eine Migration von SharePoint 2007 auf 2010 vor sich hat, die sich unter Umständen über einen längeren Zeitraum hinzieht. AAM URL Redirect wird immer dann interessant, wenn die neue SharePoint 2010 Farm die gleiche URL wie die alte 2007 Farm verwenden soll.
Häufiges Beispiel: http://intranet.company.com ist die produktiv 2007er Farm, die URL soll aber nach der Migration von der neuen 2010er Farm verwendet werden, es werden aber nicht alle Inhalt gleichzeitig migriert sondern Stück für Stück. Zwei Systeme und eine URL sind nur schwierig möglich und ein supportetes Szenario fällt mir für SharePoint nicht ein, auch wenn ich darüber noch nicht wirklich nachgedacht habe :-) Also bekommt das alte System eine andere URL - aber was ist dann mit den gespeicherten Links der Anwender in den Browserfavoriten, Emails etc...?
AAM Rerouting deckt dieses Szenario ab, indem man das neuen SharePoint 2010 System so konfiguriert, dass es Inhalte, die es selbst nicht beinhaltet und finden kann, unter einer anderen URL auf einem SharePoint 2007 System sucht.
http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee720448.aspx stellt eine Doku zu AAM URL Redirect bereit, aber für Lesefaule hier eine kurze Zusammenfassung und den ein oder anderen Tipp, den man sich dort nicht anlesen kann. Folgendes Szeanrio:

Um dieses Szenario mit AAM URL Redirect umzusetzen, muss man eigentlich nur folgende Schritte tun:

Sobald das neue System verfügbar ist und erreichbar, ändert man zuerst die internen DNS Einträge, so dass http://intranet.company.com auf den neuen Server zeigt und http://old-intranet.company.com auf den alten Server.
Man ändert auf beiden Systemen - neu und alt - wie gewohnt die Einstellungen für alternative Zugriffszuordnung.
Man führt auf dem SharePoint 2010 Server folgenden STSADM Befehl aus:

STSADM.EXE -o addzoneurl -url http://intranet.company.com -urlzone Default -zonemappedurl http://intranet.company.com -redirectionurl http://old-intranet.company.com

Fertig! So einfach ist das! Am STSADM Befehl kann man erkennen, dass man für eine öffentliche URL im neuen SharePoint Portal einfach eine RedirectionUrl angeben soll. Falls man für eine Webanwendung mehrere öffentliche URLs konfiguriert hat, muss man den Befehl entsprechend oft und mit entsprechend geänderten Parametern ausführen.

Was ich bisher wissenswertes über AAM URL Redirect herausfinden konnte ist:

Die Inhaltssuche findet in der gemappten Zone des Alt-Systems statt, über alle Inhalte aller Site Collections in der Webanwendung.
Es kann nur natürlich nur eine Redirection URL pro öffentlicher URL hinterlegt sein,
Managed Paths auf dem alten System müssen auch auf dem neuen System angelegt werden, ansonsten funktioniert der Redirect nicht.
Es muss sich nicht tatsächlich migrierten Inhalt handeln, der durch ein Migrationsverfahren ( Migration API oder Content Database Attach ) vom alten auf das neue System transportiert wurde, damit ein Redirect erfolgreich ist.

Falls ich noch was neues zum Thema AAM URL Redirect dazulernen darf, erweitere ich die Liste.

Bis dahin:

Good luck,

Andreas

Suchergebnisseite mit PowerShell setzen

2011-04-19T02:18:00.000-07:00

Hi,

Websitesammlungen mit der PowerShell Scripts anzulegen ist eine gute Angewohnheit. Viele Einstellungen kann man nur oder am besten mit der PowerShell konfigurieren, so zum Beispiel die Inhaltsdatenbank oder das Taxonomy Feature. Meistens sind das Konfigurationen, die man für jede Websitesammlung konfigurieren möchte. Auch die Zielergebnisseite ist eine solche Einstellung, hat man doch in vielen Fällen ein, oft unter hohem Aufwand angepasstes, Suchcenter. Manuell kann man diese Einstellung in den Websiteeinstellungen unter "Sucheinstellungen" konfigurieren.

Diese Einstellungen ist eine Property im SPWeb Objekt und kann, wie im folgenden Beispielskript, mit der PowerShell gesetzt werden:

$site = Get-SPSite -Identity "http://sitecollection"
$web = $site.RootWeb
$web.AllProperties["SRCH_TRAGET_RESULTS_PAGE"] = "/search/customresults.aspx"
$web.Update()
$web.dispose()

Recht einfach also, diese Einstellung in seinen Skripten zu verwendet.
!!ACHTUNG!! Wer sich jetzt überlegt, dass ein SPWeb und seine Properties ja auch alle Subseiten sind und man auf diese Art eigene Ergebnisseiten für Sub-Seiten konfigurieren kann, was über die Oberfläche ja nicht möglich ist, der sollte wissen: JA, man KANN das Property auf jedem Subweb setzten. Interessiert nur den SharePoint nicht, der holt immer das Property vom Rootweb :-)

Good Luck,

Andreas

PDF und MSG Dateien in SharePoint 2010 öffnen - Browser File Handling

2011-04-14T11:33:00.000-07:00

Immer wieder werde ich gefragt, wie man in SharePoint 2010 Adobe PDF Dateien denn "richtig" öffnen könne. Also, ohne vorher die Datei erst zu speichern oder ähnliches. Ein beliebtes Thema auf jedem SharePoint-Blog, hat man doch seit der 2010er Version von SharePoint die Möglichkeit, diese Einstellung in der Zentraladministration vorzunehmen. Und vor allem: Man kann mit der gleichen Einstellung auch MSG Dateien ( Outlook ) direkt öffnen. Das wird jeden freuen, der in der 2007er Version von SharePoint schon Outlook MIME Types in die Registry gefummelt hat. Nun Reihe ich mich aber mal brav bei anderen SharePoint Bloggern ein und trage die Kunde des Browser File Handlings in die Welt!
Die Problemstellung schaut wie folgt aus:

SharePoint möchte die Datei speichern oder abbrechen, bietet aber kein Öffnen- Button an. Das ist mit MSG Dateien übrigens das Gleiche. Ändern kann man das Verhalten in der Zentraladministration.Von der Startseite aus geht man auf "Web Applications", markiert die entsprechende Webanwendung und klick "General Settings" oben im Ribbon. In der darauf folgenden Konfiguration ändert man die Einstellung "Browser File Handling" von "Strict" auf "Permissive" um.

Bestätigt man den Dialog, werden PDF-Dateien zukünftig im Browser direkt geöffnet und bei MSG Dateien aus gibt es den "Öffnen" Knopf.

Keine Frage - man verändert mit diesen Einstellungen die Sicherheitseinstellungen des Servers und lockert diese. Für alle, die das nicht interessiert hab ich noch ein kleines PowerShell Skript, dass die Arbeit für jede Webanwendung automatisch erledigt :-)

if ((Get-PSSnapin "Microsoft.SharePoint.PowerShell" -ErrorAction SilentlyContinue) -eq $null){
Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell
}
foreach($webApp in Get-SPWebApplication){
if ($webApp.BrowserFileHandling -eq "Strict") {
$webApp.BrowserFileHandling = "Permissive"
$webApp.Update()
}
}

Good luck,

Andreas

Claims Based Authentication, IIS 401 und Access Denied.

2011-03-15T12:53:00.000-07:00

Claims Based Authentication ( CBA ) - Authentifizierung der nächsten Dimension, neu, toll und das beste: es gibt keinen Grund es NICHT zu tun!!! Sagt zumindest Microsoft, ich zitiere:

There are no additional steps to implement Windows authentication when you use the claims-based authentication mode.

So Stand es zumindest zum Veröffentlichung-Datum dieses Artikels auf TechNet geschrieben. Leider muss diese Prophezeiung erst noch in Erfüllung gehen. Ich wurde die letzten Tage doch ziemlich arg von der CBA gebeutelt. Ich brauche Forms zur Anmeldung, das funktioniert nur mit CBA. Was tun, wenn die CBA Windows integriert nicht funktioniert?
Die Problemstellung ist, das Benutzer vom IIS einen HTTP Fehler 401 bekommen, wenn Sie auf SharePoint zugreifen. Access Denied vom IIS, nicht vom SharePoint. Zugreifen können Benutzer das Portal über verschiedene URLs, http://1111, https://1111, http://1111.domain.local usw. und so fort. Mein Alternate Access Mapping sah dabei wie folgt aus:

Jede URL ist in einer eigenen Zone. Nachstellen konnte ich, dass die Authentifizierung immer nur über eine dieser URLs funktioniert hat, und zwar:

Für jeden Nutzer die gleiche URL,
Bis zum nächsten IIS Reset,
Nach einem IIS Reset funktioniert der Zugriff über eine zufällige URL.

Nach Stunden des Troubleshootings habe ich folgendes Alternate Access Mapping ausgetestet:

Alle URLs sind auf eine Zone eingetragen ( "Add Internal URLs" ). Und siehe da, die Authentifizierung funktioniert über jede URL! Da in der Zwischenzeit der Microsoft Support eingeschaltet war und das Problem nicht kannte/ lösen konnte, bleibt mir nur der Schluss: Es ist ein Bug, eine Windows Authentifizierung mit CBA, die einen Zonen-Wechsel nicht verkraftet kann nicht "Work as designed" sein! Das waren meine Rahmenbedingungen:

Es handelt sich um eine SharePoint Farm, allerdings nur ein Web Frontend Server,
Stand CU Dezember 2010,
Classic Authentifizierung funktionierte ohne Probleme,
Problem trat sowohl bei NTLM als auch bei Kerberos auf

Für meine Lösung reicht der "Workaround" aus dem zweiten Screenshot, zumindest in diesem Fall. Mehr Zeit möchte ich auch nicht in weiteres Troubleshooting zum weiteren Eingrenzen des Problems investieren. Sollte ein kommendes CU den Fehler beheben, werde ich es vermerken. Sollte jemand von euch weitere Infos zu diesem Problem haben, freue ich mich über jedes Kommentar. Falls nicht hoffe ich, dass ich dem ein oder anderen wenigsten einige Stunden Troubleshooting ersparen kann!

Good Luck,

Andreas

User Properties mit PowerShell anlegen und bearbeiten

2011-02-19T04:59:00.000-08:00

Aus der Not geboren ( Die Not hat den Namen "CU December" und ich habe mich in diesem Post schon darüber ausgeheult :-) ) habe ich mich damit beschäftigt, wie man denn eigene User Properties in User Profiles automatisch befüllen und erstellen kann. Als Nicht- Developer und Admin denke ich dabei natürlich immer zuerst an die PowerShell! Dumm nur dass Microsoft offensichtlich vergessen hat uns dafür die nötigen Befehle direkt für die PowerShell einzupacken. Seltsam, da sich sicher jeder, der schon einmal die überwältigend träge, hässliche, langsame und undhandliche Maske zum administrieren der User Properties in SharePoint noch nie sehnlicher ein Power Shell- Skript gewünscht hat.


User Property Administration - ein Administrations-Alptraum wie aus den frühen 90ern.

Wir müssen uns des Objektmodells bedienen, um diese Eigenschaften über die PowerShell verwalten zu können. Die benötigte Klasse hierfür ist UserProfilManager ( http://msdn.microsoft.com/en-us/library/microsoft.office.server.userprofiles.userprofilemanager.aspx ).
Bauen wir uns also ein Skript, beginnen wir mit dem laden der SharePoint cmdlets und dem erstellen eines UserProfileManager-Objekts. Dieses Objekt beinhaltet alle Profile und Properties aus der Service Application, die im Kontext der angegebenen Seite verwendet wird.

# Load Sharepoint SnapIn
if ((Get-PSSnapin "Microsoft.SharePoint.PowerShell" -ErrorAction SilentlyContinue) -eq $null)
{
Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell
}
# Create Service Context
$site = Get-SPSite http://mySiteHostUrl
$serviceContext = Get-SPServiceContext $site
# Get ProfileManager, User Profiles and User Properties
$profileManager = New-Object Microsoft.Office.Server.UserProfiles.UserProfileManager($serviceContext)
$userProfiles = $profileManager.GetEnumerator()
$properties = $profileManager.get_Properties()

Nun haben wir eigentlich alles was wir dazu benötigen, neue User Properties anzulegen und bestehende Profile zu befüllen. Neue User Properties kann man wie folgt anlegen:

# Create new Property
[Microsoft.Office.Server.UserProfiles.Property]$property = $properties.Create($false)
# Set property vaules
$property.set_Name("Property Name")
$property.set_Description("Property Description")
$property.set_DisplayName("Property Displayname")
$property.set_IsUserEditable($true)
$property.set_IsVisibleOnEditor($true)
$property.set_IsVisibleOnViewer($true)
$property.set_Type(String)
$property.set_Length(255)
# set other values you need...
$property.Commit()
# Add new Property to Repository
$properties.Add($property)

Denkbar einfach, so eine property anzulegen, wenn man erstmal ein ProfileManagerObjekt hat. Das wichtigste hierbei ist eigentlich, den richtigen Typ ( set_Type() ) zu wählen ( String, Multi Value, etc...). Fast noch einfacher ist es dann, das User Property für jedes Profil befüllen zu lassen.

foreach($userProfile in $userProfiles)
{
# Set New Value
$userProfile["Property Name"].Add("New Value")
$userProfile.Commit()
}

Ein solches Skript, vielleicht noch ein geplanter Windows Task und dazu die nötige Phantasie sollten eigentlich eine nützliche Lösung ergeben können :-) Viel Spaß damit!

Good luck,

Andreas

CU Dezember, NetBiosEnabled, User Profile Sync und MIISRCW: System.NullReferenceExeption <- Neue Erkenntnisse

2011-02-16T12:20:00.000-08:00

SOLVED WITH
CU FEBRURARY 20100

Na, NetBiosName unterschiedlich vom FQDN? Benutzerprofilsynchronisations-Dienstanwendung für den Import des NetBios Names aktiviert? Aktuell CU December installiert? Neue Import Connection notwendig? Pech gehabt! :-) Seit CU December dankt SharePoint das mit der Meldung Unable to process Create message ( oder Unable to process Put message wenn man versucht, eine bestehende Verbindung zu ändern ). Im Event Log sieht man dann eine Event ID 3:

ERROR:
"Unable to process create message"
EVENT LOG:
Forefront Identity Manager: Event ID 3
----------------------------------------------
p.p1 {margin: 0.0px 0.0px 0.0px 0.0px; font: 14.0px Calibri}
MIISRCW: System.NullReferenceException: Object reference not set to an instance of an object.
   at MIISRCW.IMMSMAUtility.UIGetData(String pszRequestInformation, Int32& pfSuccess, String& ppszResult)
   at Microsoft.ResourceManagement.SyncConfig.TryGetSchema(String maType, String initializationString, String& returnString)
   at Microsoft.ResourceManagement.ActionProcessor.SyncConfigActionProcessor.Create(String typeName, IList`1 createParameters, Guid creator, Guid cause)
   at Microsoft.ResourceManagement.ActionProcessor.SyncConfigActionProcessor.ProcessInputRequest(RequestType request)
   at Microsoft.ResourceManagement.ActionProcessor.ActionDispatcher.ProcessInputRequest(RequestType request)
   at Microsoft.ResourceManagement.WebServices.RequestDispatcher.ExecuteAction(RequestType request)
   at Microsoft.ResourceManagement.WebServices.RequestDispatcher.ExecuteAction[ResponseBodyType](RequestType request)
   at Microsoft.ResourceManagement.WebServices.RequestDispatcher.DispatchRequest[ResponseBodyType](RequestType request, Guid requestIdentifier, Object redispatchSingleInstanceKey)
   at Microsoft.ResourceManagement.WebServices.RequestDispatcher.DispatchRequest[ResponseBodyType](RequestType request)
   at Microsoft.ResourceManagement.WebServices.ResourceManagementService.Create(Message request)

Na, da bleibt wohl nur das hoffen auf das nächste CU oder SP ( lt. diesem Forenverlauf stehts sogar seit 14. Februar auf der Liste von MS http://social.technet.microsoft.com/Forums/en/sharepoint2010setup/thread/e08b9564-05c0-4791-b8a2-e589834c4b7c ). Obwohl, langsam schleicht sich so ein unangenehmes Gefühl beim einspielen ein....

Good luck und immer auf dem neusten Patch-Level bleiben, höhöhö,

Andreas

P.S.: Wer nun wegen Terminen doch ne schnelle Lösung braucht: Wenn man den Account Name im Profil manuell ändert, wird er beim inkrementellen Import nicht mehr geändert...

Duet Enterprise for SharePoint and SAP

2011-02-03T11:51:00.000-08:00

Vorbei ist er - der Virtual Launch Event zu Duet Enterprise for SharePoint und SAP am 01. Februar 2010! Dabei sollte keiner, der sich schon den Kopf über SAP und SharePoint in der gleichen Problemstellung zerbrochen hat, sich voraussichtlich noch zerbrechen wird oder sich den Kopf von anderen Leuten darüber zerbrechen wird, dieses Event verpaßt haben. Ups, doch verpaßt? :-) Nicht schlimm, schnell hier anschauen:

http://www.duetenterprisesummit.com/SitePages/Agenda.aspx

Noch nie etwas von Duet Enterprise gehört? Das ist schnell erklärt:

Das, was Duet Enterprise ausmacht ist der Pfeil zwischen SAP NetWeaver und SharePoint. Der verbindet nämlich das Duet Enterprise SAP Add-on mit dem Duet Eterprise SharePoint Add-on. Und das bietet tolle Vorteile für ansonsten Recht interessante Dinge wie:

Single Sign On SAP Benutzer und Windows Benutzer,
Business Connectivity Services Entitäten OOTB,
...

Somit sollte man in der Lage sein, ziemlich schnell sowas wie unten auf dem Bild zu basteln:

SAP HR, Empoyee Self Services in SharePoint? Kein Problem, Duet Enterprise ist ja jetzt mehr Framework als fertige Prozesse aus Duet 3.5 Zeiten... Also, schnell noch den Virtual Launch Event anschauen!

Good luck,

Andreas

Dokumente von Filesystem automatisch nach SharePoint importieren

2011-02-03T11:26:00.000-08:00

Hallo zusammen,

anbei ein kleines PowerShell Skript, dass alle Dateien aus einem Ordner des Filesystems in eine SharePoint Liste importiert. Mir hat das Skript schon oft geholfen, ob als Hilfe für Datenmigration oder ob als geplanter Windows Tasks, der frisch eingescannte Dokumente regelmäßig importiert. Natürlich ist es möglich, automatisch Metadaten an die neu nach SharePoint hinzugefügten Dokumente anzufügen oder den Ersteller oder das Erstellungs-Datum vom Filesystem nach SharePoint zu importieren - aber Ihr werdet da schon die nötige Phantasie mitbringen :-)

if ((Get-PSSnapin "Microsoft.SharePoint.PowerShell" -ErrorAction SilentlyContinue) -eq $null)
{
Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell
}
$web = Get-SPWeb -Identity "http://sites/web/" ### Set your web URL
$folder = $web.GetFolder("http://site/web/list") ### Set your List URL here
foreach ($file in Get-ChildItem -Path "c:\folderwithdocuments") ### Set the location path of the folder with the documents here
{
$bytes = [System.IO.File]::ReadAllBytes($file.Fullname)
$SPDoc = $folder.Files.Add($file.Name,$bytes,$true)
$SPDoc.Update()
WRITE-HOST $file.FullName + " successfully added!" -ForegroundColor Green
}
$web.Dispose()

Ich hoffe es hilft!

Good luck,

Andreas

SharePoint Cumulative Update ( CU ) December

2011-01-27T09:39:00.000-08:00

Das CU Dezember für SharePoint 2010 ist nun schon ein paar Wochen verfügbar. Finden tut man das ganze unter der offiziellen Microsoft Seite Updates for SharePoint 2010 Products. Dort kann man sich immer das neuste Material herunterladen. Den Post schreib ich aber nur, um euch auf den folgenden Satz aufmerksam zu machen, der unter dem CU December steht:

Note: You must restart the User Profile Synchronization service after installing this cumulative update. For more information see the Start the User Profile Synchronization service section in the Configure profile synchronization article in the library.

Also nicht vergessen, den Benutzerprofil-Synchronisationsdienst neu zu starten!

Good luck,

Andreas

P.S.: Schon gewußt, dass man den Konfig-Wizard nach der Installation von CUs und SPs nicht mehr nach einander auf jedem Server ausführen muss? Einfach

psconfig –cmd upgrade –inplace b2b -wait

auf jedem Server in der Kommando-Zeile aufrufen!

Office Web Apps Administration

2011-01-26T12:01:00.000-08:00

Hi,

alle wichtigen Office Dokumente im Browser anschauen - unabhängig von der Client Version. Mit Office Web Apps und SharePoint 2010 ist dieses Szenario sehr einfach realisiert. Die Installation und Konfiguration der Dienstanwendungen in SharePoint ist kein nennenswerter Aufwand. Auch die Administration ist für einen SharePoint Admin keine sehr großer Bedrohung - wenn man denn weiß was zu tun ist :-) Eine der Stellschrauben, die all zu oft vergessen werden ist der Cache der Office Web Apps. Office Web Apps laden jedes aufgerufene Dokument in den Cache - das erhöht die Geschwindigkeit des Renderings wesentlich! Nun kann man sich vorstellen, dass der Cache recht schnell einiges an Platz auf der Platte nimmt. Diesen Platz gilt es im Auge und unter Kontrolle zu halten!
Dafür gibt es einen lesenswerten TechNet Artikel. Zusammengefasst gilt es folgendes zu beachten:

Der Cache wird einmal pro Webanwendung angelegt,
der Cache wird automatisch in eine Websitesammlung abgelegt und somit in eine SharePoint Inhaltsdatenbank.

Eingestellt werden kann am Office Web Apps Cache:

Die maximale Größe,
das Ablaufdatum.

Mit beiden Einstellungen kann man schon dafür sorgen, dass einem der Cache nicht über den Kopf wächst. Nun will man den Cache aber auch nicht unbedingt in seiner produktiven Inhaltsdatenbank und somit auf seinen Datenbanksicherungen. Daher sollte in der Routine zum Anlegen einer neuen Webanwendung direkt enthalten sein, den Office Web Apps Cache in eine eigene Inhaltsdatenbank umzuziehen. Das kann man natürlich mit der PowerShell erledigen ( wie es der Artikel schon sehr gut beschreibt ).

Ich habe mir folgendes Skript daraus geschrieben, mit dem jeder Admin in der Lage sein sollte, die Wartung des Web Apps Caches vorzunehmen ohne sich die einzelnen Befehle suchen und bearbeiten zu müssen.

if ((Get-PSSnapin "Microsoft.SharePoint.PowerShell" -ErrorAction SilentlyContinue) -eq $null)
{
Add-PSSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell
}
$webAppUrl = Read-Host "URL of the Webapplication"
$DBServer = Read-Host "Database Server"
$CacheSize = Read-Host "Max Cache Size GB"
$expirationDays = Read-Host "Expiration Period in Days"
Write-Host "..."
Write-Host "Your Web Application: " -nonewline; Write-Host $webAppUrl -ForegroundColor Yellow
Write-Host "Your Database Server: " -nonewline; Write-Host $DBServer -ForegroundColor Yellow
Write-Host "Your Cache Size in GB: " -nonewline; Write-Host $CacheSize -ForegroundColor Yellow
Write-Host "Your Expiration Time in days: " -nonewline; Write-Host $expirationDays -ForegroundColor Yellow
Write-Host "..."
$continue = Read-Host "Please confirm your input (y/n)"
if($continue -eq "y")
{
$webapp = Get-SPWebApplication -Identity $webAppUrl
$DBName = "WSS_CONTENT_OfficeWebAppsCache_" + $webApp.Name
$newDB = New-SPContentDatabase -Name $DBName -WebApplication $webAppUrl -DatabaseServer $DBServer -MaxSiteCount 1 -WarningSiteCount 0
Write-Host "New Content DB " -nonewline; Write-Host $DBname -ForegroundColor Yellow -NoNewline; Write-Host " created for Web Application " -nonewline; Write-Host $webapp.Name -ForegroundColor Yellow -NoNewline; Write-Host " on Database Server " -nonewline; Write-Host $DBServer -ForegroundColor Yellow -NoNewline; Write-Host "..."
Get-SPOfficeWebAppsCache -WebApplication $webAppUrl | Move-SPSite -DestinationDatabase $newDB
Write-Host "Move Office WebApps Cache Site Collection successfully to new ContentDB..."
$GBSizeInBytes = 1024 * 1024 * 1024 * $CacheSize
Get-SPWebApplication | Set-SPOfficeWebAppsCache -ExpirationPeriodInDays $expirationDays -MaxSizeInBytes $GBSizeInBytes
Write-Host "Cache Byte Limit is set to " -nonewline; Write-Host $GBSizeInBytes -ForegroundColor Yellow -NoNewline; Write-Host " and Expiration Time to " -nonewline; Write-Host $expirationDays -ForegroundColor Yellow -NoNewline; Write-Host " days..."
Write-Host "Operation completed successfully..." -ForegroundColor Green
}
else
{
Write-Host "The operation was chanceled by user input..." -ForegroundColor Red
}

Greift zu und speichert das Skript einfach als PS1 Datei ab. Aufrufen könnt Ihr es dann in der PowerShell mit dem Befehl C:\<Pfad>\<Dateiname>.ps1 .

Hoffentlich hilfts :-)

Good luck,

Andreas

SharePoint 2010 WarmUp Script

2011-01-25T12:58:00.000-08:00

In der 2007er Version von SharePoint war ein WarmUp Skript für SharePoint, zum Beispiel dieses von Joel Oleson, Standard. Denn schon damals hatte es der IIS 6.0 an sich, die Webanwendungen Nachts zu recyclen und somit den Cache zu leeren. Der erste Seitenaufruf einer SharePoint-Seite ist nach dem leeren des Caches sehr langsam. Diese Problemstellung hat sich in Zeiten von IIS 7.5 und SharePoint 2010 nicht geändert. Nun gibt es ja für den IIS 7.5 WarmUp Plugin, für dessen Uninstall ich auch schon einen Blogpost geschrieben habe :-)
Die große Preisfrage ist: Was hab ich getan, nachdem das Plugin weg war? Ganz einfach, ich habe ein PowerShell Skript geschrieben, das durch jedes Web iteriert und über eine Webrequest jede Seite einmal aufruft. Das Skript wird durch eine geplante Windows Aufgabe von einem SharePoint Server ausgeführt.
Eine einfache Version eines solchen Skripts sieht folgendermaßen aus:

Add-PsSnapin Microsoft.SharePoint.PowerShell -erroraction silentlycontinue
foreach ($webApp in get-SPWebApplication)
{
foreach ($site in $webApp.Sites)
{
foreach ($web in get-SPWeb -site $site)
{
$request = [System.Net.WebRequest]::Create($web.URL)
$request.Credentials = [System.Net.CredentialCache]::DefaultNetworkCredentials
$request.proxy = [System.Net.WebRequest]::DefaultWebProxy
$request.ContentType = "application/x-www-form-urlencoded"
$request.Method = "GET"
try{
$request.GetResponse().StatusCode
WRITE-HOST $request.GetResponse().StatusCode
}
catch [Net.WebException]{
$WebExceptionMessage = $_.Exception.Message
WRITE-HOST "Folgender Fehler ist aufgetreteb: " + $WebExceptionMessage
}
}
}
}

Im Gegensatz zu den Skripts, die ich beim meiner ersten Suche gefunden habe ist das oben erfrischend simpel und lädt zur phantasievollen Weiterentwicklung ein. Wer das ganze eher pragmatisch angeht, kopiert einfach den Code oben in eine Textdatei, speichert diese mit der Endung "ps1" und führt diese ps1 als Aktion im geplanten Windows Tasks einmal die Nacht nach zwei Uhr morgens aus. Beachtet dabei, dass das Skript nur auf einem SharePoint Server ausgeführt werden kann.

Good luck,

Andreas

IIS 7.5 Application Warm-Up Uninstall

2011-01-17T11:31:00.000-08:00

Für IIS 7.5 findet man hier ein nettes WarmUp Tool: Download IIS 7.5 Application Warm-Up . Dieses Tool ermöglicht es einem Administrator, den ersten Benutzer am frühen Morgen nach dem nächtlichen Application Recycle des IIS trotzdem eine angenehm schnelle SharePoint Erfahrung zu ermöglichen. Zu den alten IIS 6.0 und SharePoint 2007 Zeiten hatte man noch Skripts eingesetzt, um nach einem Reset des IIS die SharePoint-Seiten einmal in den Cache zu laden. Das IIS Tool aus dem Hause Microsoft ermöglicht nun eine Konfiguration über die IIS Manager Oberfläche. Man findet zahlreiche gute Blog-Einträge die das Vorgehen hierzu beschreiben, zum Beispiel hier.

Das Einrichten ist denkbar einfach, ebenso die Deinstallation des Tools. Leider ist die Konfiguration auch nach der Deinstallation noch in der web.config der SharePoint-Webanwendungen. Zur Freude eines jeden SharePoint Admins führt eine invalide web.config von SharePoint bei jedem Seitenaufruf zu folgendem Fehler:

HTTP Error 500.19 - Internal Server ErrorThe requested page cannot be accessed because the related configuration data for the page is invalid.Detailed Error Information

Um den Fehler zu beseitigen, muss man jede web.config von Hand anpassen und den Knoten "httpWarmup" in jeder web.config suchen und entfernen.

Good luck,

Andreas

Connect to Office - the easiest way to work with documents!

2010-10-20T13:02:00.000-07:00

Hi,

today I've teached my students about the "Connect to Office"- Button in the SharePoint 2010. I don't know any student how is not sold on this button - and they are all right! This button is one of the best buttons you can use in SharePoint! OK, before I told you why, i told you how it works.
You have a document library with several Content Types, two Word Documents and an Excel Sheet.

Fine, and know you push THE button. Choose "Add to SharePoint Sites" under "Connect to Office" in the Ribbon toolbar.

Confirm the dialog box following on your click and open your local Word or Excel and choose "New" like the way you do for creating a Document outside of SharePoint. You would found a new category " templates" with the document library you added before in SharePoint.

Click on it and you see the Content Types from the library in word. Of course, you'll found the Excel Sheet Content Type in your local Excel Client.

To open the Content Type now in Word isn't differently to open it from SharePoint. You can use custom templates as well as the Server Document Properties. And the default Save Location is the SharePoint Library, not your local Filesystem.

As you see- this is the way you can take SharePoint Content Types to your local Word with all the custom templates and Document Properties and all of this stuff. And -yes -, the Content Types works offline- even if the Save Location isn't SharePoint, of course!

But the best argument for this feature is, that this feature makes the handling with documents really more easy. Without a connect to a SharePoint Site, the user has two option:

The user starts his Word Client, create a document, search a location (SharePoint or FileSystem) and load the Document to this location,
or the user search the location in SharePoint and create his document at this position.

With the connect, the user don't have to search a location...

Regards,

Andreas

Nintex Workflow 2010: User access control - set permissions for allowed actions

2010-07-28T12:53:00.000-07:00

In Nintex Workflow 2010 it is pretty simple to set permission for allowed actions, a good way to personalize the actions a designer can use. OK, to restrict the access to workflow actions, you can uncheck the action in the "Manage allowed actions" menu at Central Administration or Site Collection level, too. Do this, and no one will publish or use a workflow with the unchecked action furthermore. And I mean really no one, uncheck a action is not mapped to specific users or groups. Further, Nintex is clever and detect this unchecked actions in User defined actions (UDA) and a workflow with a UDA containing a unchecked action can't be published. Now, if you want restrict the access for "Call a Webservice" or a "Execute SQL" actions for a specific workflow designer group, but also want all other workflow designers to use UDAs containing such actions preconfigured, you have to manage the permissions in the Central Administration. This settings you only can do in the Central Administration, not on the Site Collection or Site Level. OK, to set permissions, go to the Central Administration and clicking "Managed allowed actions" under the "Nintex Workflow Management" header.

Select the action you want configure and click on "Edit permissions" at the Ribbon. Now you have the possibility to uncheck the "Make this actions available for all users" check box and change the users or groups with rights on this action.

In my case, I only allow "sps_admin_ak" to configure the "Call a Webservice" action. The user "sps_admin_ak" configure a UDA ( View this post about UDAs ) with the "Call a Webservice" action, for example to set user permissions on a SharePoint list or web. In the next step, any other workflow designer use this UDA in a workflow.

At least, the workflow designer will be able to publish the workflow with the UDA containing the "Call a webservice". He wont be able to use the "Call a Webservice" directly, but can use it preconfigured in a UDA.

Makes sense, I like it :-)

Nintex Workflow 2010: Introduction to User Defined Actions

2010-07-15T00:31:00.000-07:00

Hi,

one of the new features in Nintex Workflow 2010 are "User Defined Actions", shortly UDA. Maybe you guess, that a user can define own actions with this new feature - and you are right! A user can build a Workflow in the Workflow designer and save the Workflow as a UDA. Sounds pretty similar to Snippets which is already a feature in Nintex Workflow 2007. The diffrent between Snippets and UDAs is, that UDA is a "black box" with input and output parameters. If a user use a UDA, he can't change the UDA's configuration. OK, now let's have a look how to build a UDA in Nintex Workflow 2010. You can find the UDA Management in the Site Actions menu.

Of course, you can find the UDA Management in the Site Settings, Site Collection Settings and Central Administration, too. In the UDA management, you have several options.

You can create, modify or delete UDAs, import from a Workflow file, export, promote and analyze them. What we want to do is to create a new one. If you click at the Create Button, the Nintex Workflow Designer is opening. The first thing we have to do is to define parameters for the UDA. This are the parameters, a user using our UDA can configure in the Action Configuration. You can find the parameter settings at the "UDA settings" in the Workflow designer Ribbon.

I defined two input parameters for a SiteURL and for a Person or Group. Now I'm ready to build my Workflow. I can use the parameters like variables.

I designed a worklow which is setting user permissions on a SharePoint Site, using the SharePoint WebServices and depending on the input parameters. Finally, I published the Workflow in the usual way. Now, the UDA can be used in other Workflows.

Other Workflow Designers now only have to put this UDA to a Workflow and configure the input parameters to setup User permissions to another site in a Workflow easily.

At my opinion, the UDA feature is one of the best new features in Nintex Workflow 2010, because it offers the possibility to make the already user friendly Workflow Designer even more friendly for Power Users or Business Users.

Have fun,

Andreas

Nintex Workflow 2010 released!

2010-07-13T11:41:00.000-07:00

Nintex released Nintex Workflow 2010, the follower of Nintex Workflow 2007! Nintex offers with the 2010 product release a new version of their liked workflow engine built in SharePoint 2010. Some of the key features of the new version are:

Sharepoint 2010 like Ribbon interface,
New SharePoint 2010 features like "Site Workflows",
Integration in Infopath, Excel Services and Business Integration services,
Integration to Microsoft CRM,
User defined actions,
Print View,
...

Find more about Nintex Workflow 2010 at the product page.

Regards,

Andreas

SharePoint Server 2010: Error by creating a Enterprise Search Center

2010-05-23T01:43:00.000-07:00

Hi,

do you try to create a enterprise search center?

Do you get this not very significant error message back?

Don't panic, this error isn't as bad as it's looks like. After a short look in the SharePoint Logs you find the solution for this. There is this entry in the log file:

"Publishing Feature activation failed. Exception: System.InvalidOperationException: The SharePoint Server Publishing Infrastructure feature must be activated at the site collection level before the Publishing feature can be activated."

The solution: The enterprise search center needs the publishing infrastructure feature on site level. But before the enterprise search center can use an activate this feature, the feature must be allowed by activating on site collection level.

After you activate the feature on site collection level, you can create a enterprise search center without any problems or error messages.

Regards,

Andreas

CMIS Connector for SharePoint 2010 announced

2010-04-22T05:47:00.000-07:00

No more rumors, it's official: Microsoft announced a CMIS connector for SharePoint 2010!!! More details about the announcement can be found here on the Microsoft SharePoint Team Blog.
SharePoint 2010 will contain a CMIS Consumer Webpart to display Contents from other Content Management Interoperabillity Services repositories. Maybe a big step to Composite Content Applications!

If you are more intrested in CMIS, check out this links:

Regards,

Andreas

ShareCamp - Born2Share

2010-02-08T12:18:00.000-08:00

A new ShareCamp in Germany is born! The german SharePoint- Community starts a ShareCamp under the slogan "Born2Share".
For more information visit sharecamp.de. On this wiki you find information about the event location and time, a member list and a session list!

Let's Share!!!

SharePoint Advent Calendar

2009-12-04T12:47:00.000-08:00

"An Advent calendar is a special calendar which is used to count or celebrate the days of Advent in anticipation of Christmas"

This definition will be rember by some guys from germany. And what will be better than celebrate the days of Advent with the new SharePoint 2010 beta, they've thought? So http://www.sharepointadvent.com/ was born! This SharePoint 2010 Blog about SharePoint 2010 from guys how love SharePoint 2010 - the full power of the Beta! The blog is written in German and this will be the guys:

•Andreas Kanuer {http://www.letssharepoint.com} mailto:%7B@aknauer} (oh, ugly, thats me!!!)
•Christian Glessner {http://www.iLoveSharePoint.com} mailto:%7B@cglessner}
•Jens Augustin mailto:%7B@jensaugustin}
•Markus Alt {http://blog.markus-alt.de} mailto:%7B@markusalt}
•Michael Greth {http://www.sharepointcommunity.de} mailto:%7B@mysharepoint}
•Steven Schmitt mailto:%7B@schmittsteven}
•Thorsten Hans {http://www.dotnet-rocks.de} mailto:%7B@thorstenhans}

Enjoy the days until xmas!

Regards,

Andreas

SharePoint and Nintex Workflow 2007: New database server

2009-11-19T12:24:00.000-08:00

What's to do if you have to change the a database server in an existing SharePoint Farm for a new one? And what's happening with existing Nintex Workflow 2007 installations?
To exchange the database server used by SharePoint, you habe to do the following steps:

Make a full backup via SharePoint Central Administration.
Use the "SharePoint Products and Technologie Configuration Wizard" to disjoin every single SharePoint Server from the SharePoint farm.
Use the "SharePoint Products and Technologie Configuration Wizard" to create a NEW farm (wich means you create a new SharePoint Configuration database) and take the new database server for configuration settings.Join every single Server to the SharePoint farm.
Restore the full backup via CentralAdministration in the SharePoint Farm.

After this steps, your SharePoint farm use a new database server and should contain the old content and functionality. But what's with the Nintex Workflow databases? Contains the full backup the databases? Can you turn off the old database server? NO!!! You can't! Nintex Databases aren't include in a SharePoint backup, you have to transfer them to the new Database Server manuallly, p.e. with a database backup and restore.

After this, you have to update the internal reference of the Content DBs to the new server. This you can do with the nwadmin tool. You find this tool under the path C:\Program Files\Nintex\Nintex Workflow 2007\ in standard installations.
You have to run the following command line:

NWAdmin.exe -o UpdateContentDatabase -serverName serverName [-databaseName databaseName] [-newServerName newServerName] [-newDatabaseName newDatabaseName] [-integrated

-username username -password password]

Run this command line in the cmd and replace the parameters with you own values. After runing this command line, the references of your Nintex Databases will be updated.
Further information about UpdateContentDatabase operation with all parameters or and other nwadmin operations you can find in this pdf.

Regards,

Andreas

SharePoint 2010: Take control!! Resource Throttling

2009-11-17T12:19:00.000-08:00

Many admins, same dream: Control the performance of the SharePoint Portal!!! Control and/ or eliminate the big performance killers for your System ( Beware – I don’t mean the biggest performance killer for every System: the end user! It’s a game, without them you can’t play it! ;-) ) is the first and best steps against phone calls like “Ohhhhh, MY Portal is soooo sloooooow!!”.
One of this performance killers in MOSS 2007 and WSS 3.0 are large lists and libraries. This means not only many items, but big items with many columns also.
Many Columns = Many rows in AllUserData Database per Item = bigger query = lower performance for every user using the same Content DB. Remember: all content from a Website Collection, maybe from one Web Application, is stored in the AllUserData Content. Right there the bottleneck for your Portal is hidden!! One large list locks your AllUserData table and every other request from other user from other subsites. And to make your Admionistrator's horror scenario complete: You can not prevent a user for executing a big request in 2007!

Take control with SharePoint 2010's Resource throttling settings! You can find the setting in the Central Administration under the Genral Setting of a Web Application.

You can see, in SharePoint 2010 you can configure the maximum number of items a query can include, for normal users and for administrators. You can configure a "Happy Hour" time window for large queries.

Take control! Configure Resource Throttling in SharePoint 2010!

Regards,

Andreas

SharePoint 2010: Advantages of service applications

2009-11-15T12:09:00.000-08:00

The Shared Service Providers are disappears, now SharePoint use "Service Applications". Service applications, as the name let you suppose, provides several services for your Sharepoint envriroment. One web application is not constrained to use a dedicated Shared Service Provider furthermore. Web Applications now can consume several service applications from the same SharePoint farm or another Sharepoint farm. Therefore, service applications can be a endpoint provider. This makes many new topology scenarios availible for SharePoint 2010 scenarios ( TechNet ). Per example, you can build a "Service Farm", shown in the figure below.

The arrows should show you, that the "Staging Farm" and the "Productiv Farm" consume from service applications of the "Service Farm". This allows to use the same taxonomies in every farm, per example. Or (and this is my favorite at the moment :-) ) to push central stored Content Typs to every Farm in your envriroment.

Chak Corner described the configuration for "Content Typ Hubs" in a blog post in detail.

Have fun by playing with service applications by yourself for the first time!

Regards,

Andreas

Early look: Site Quotas in SharePoint 2010

2009-11-15T09:31:00.000-08:00

omething is happend with the quotas in SharePoint 2010!! And it seems to be good! You can configure your quotas in the Central Administration (Mange Web Applications), nothing new so far. But with the firt look at the screen, your responsible administrators heart jumps up and down in pleasure:

Take one piece more control about the developers!!! SharePoint 2010 has a points system for solutions running on a site. Each solution deployed for a site has certain points in this rating system and you as administrator can get the control about this rating! So you can prevent your farm to going down or has low performance because of to many and to hungry solutions. Visual solutions like special WebParts shows only a warning message if the per day limit is reached. Find out more about solutions in the blog entries from Paul Stubbs and Thorsten Hans.

The second cool new thing about quotas in SharePoint 2010 is: See it visual in "Storage Space Allocation" settings! With this settings in the Site Collection Administration settings, you can check the storage usage and storage allocation of a website collection.

Ok, it's not a special "Pimp Quotas" feature, but if you set restrictions, you mostly want to check the status, want not?! This is the point why this setting makes the life of admins better, which have worked with quotas before: Now, they easily can see, where the disk space is used for, before it is to late! Did you see the views for the storage usage list at the left? Cool stuff...!

Regards,

Andreas

Nintex Best Practice: Task Delegation

2009-10-26T10:31:00.000-07:00

In my opinion, one of the most valued features of Nintex Workflow 2007 is the "Task delegation". With task delegation, a user can delegate task wich will be automatically created from Nintex Workflow 2007 (by Actions like "Request Approval") between specific dates to a specific user. Cool feature for your next holiday preparations. If you have activated Nintex Workflow in the site collection features, users can set up delegation:

As you see in the picture above, a user can delegate task for the whole site collection in one step as well as for the current site. You can turn of the task delegation in the SharePoint Central Administration (Central Administration - Web Application - Nintex Workflow 2007 - Global settings). At the same section, you can turn on the administrative task delegation.

If you turn on the administrativ delegation, site administrators can delegate tasks for other users, wich will be necessary for many scenarios. By default, this setting is turned off.

If now the following question comes up: "Hey, can I build endless loops with task delegation?". No! You can't build delegations like "user A" to "user B" and back to "user A". Ok, users CAN build this, but it don't works endless. Nintex delegate a task only one time automatically.

Greetings,

Andreas

SharePoint 2010: Early look on Validation Settings

2009-10-24T03:42:00.000-07:00

In SharePoint 2010, a new setting point in List and Library settings is available. This point is called "Validation settings". Validation settings will be very missed in SharePoint 2007, because there wasn't a way to avoid such easy and daily business related things like dates in the past etc. It seems that this will be worked with SharePoint 2010, but how the feature looks like? In the pre-beta version of SP2010 I work with, you can buil expresions like in calculated columns. I tried the following expression:

Now I tried to created a new task in my task list with validation settings. The due day I set was in the past.

And, there's the trick, I wasn't able to save the task! Ok, in this version I don't get the message that was set up in the validation settings, but seems it works! Validation isn't the newest feature at all, but hey, it's reeeeaaly usefull!

Greetings,

Andreas

SharePoint 2010: Early look at List settings

2009-10-22T13:16:00.000-07:00

Today, while playing with SharePoint 2010, I click on the list settings from the Shared Documents Lib out of habit. And, out of habit, too, I staring on the screen without realy reading it. At this early version of SharePoint 2010, the list settings aren't much diffrent from the 2007 settings, at the first look at least. But than I found several new setting points, wich seems to be intresting.

As you can find out on the picture above, this points are:

Validation settings
Column default value settings
Rating settings
Metadata navigation settings
Per-location view settings
Generate file plan report

Enhanced Validation settings, Ratings, Per-location view settings and hierachies with Metadata navigation settings???? Wow, sounds like realy cool stuff! I would like to check these new seeting in the next days and make more reports.

Regards,

Andreas

Nintex and 2010: Early preview

2009-10-20T14:35:00.000-07:00

Beside all the new SharePoint 2010 stuff, let's talk a round about Nintex and what they will do 2010. At first: All the happy Nintex Workflow 2007 users can continuing be happy in 2010!!! Nintex will offer

As new innovation and features for Nintex Workflow 2010 is listed

Full support for new workflow capabilities in the SharePoint Server 2010 platform, including reusable workflows, site workflows, content type workflows, and a number of new custom actions.
A revamped browser-based user interface that takes full advantage of the new SharePoint 2010 Fluent UI user experience.
Investments in workflow forms design, including expanded support for both ASP.NET forms and Microsoft Office InfoPath 2010.
More options for managing and securing the workflow design, communication, approval, testing, and deployment process.
Compatibility with Microsoft-published workflow tools, including the ability to import and extend workflows authored using Microsoft SharePoint Designer 2010 and/or Microsoft Office Visio 2010, plus the ability to export workflows to Microsoft Visual Studio 2010 as workflow code projects.
The ability to analyze, report on, and monitor alerts on workflow metadata across multiple lists, sites, site collections, web applications, and entire farms.

Ok, sounds nice, but don't forget Nintex Reporting 2008? What will happend with this? It will survied, but with a new name and logo: Nintex Analytics 2010!!!

But that isn't enough!!! A third new products for compliance and records management join the arsenal of Nintex 2010 suites! Nintex Compilance Suite!!

Inventory and analyze all document, page, and list data for growth, usage, and creation/edit patterns
Identify social networking patterns and power users
Monitor service application usage (Business Connectivity Services, Search, etc.)
View, design, and manage rich reports, all within the familiar SharePoint site interface
Collect, manage, and query information from multiple sources using data warehousing technology

Easily classify, group, navigate, maintain, and analyze content based on taxonomy rules
SharePoint-based management of both electronic and physical records
Support for multiple input, output, and storage methods
Standards-specific editions to meet different sets of requirements

All Nintex fans will have an exciting future, I think. More details will be available in the next weeks and months. If you can't wait for the final release you can subscribe to a Beta program.

Have fun,

Andreas

SharePoint 2010: First look on Moblie View

2009-10-20T13:42:00.000-07:00

Ok, the moblie view in SharePoint 2007 not creates much pleasure by moblie phone users. But my first experiments with my phone and SharePoint 2010 promise more comfortale work with pictures and colours and all this cute stuff how makes me use a site for a second time.

SharePoint 2010: Powershell 2.0 - the new stsadm

2009-10-19T12:14:00.000-07:00

Goodbye stsadm - Welcome Power Shell 2.0!!! In the new SharePoint version Power Shell 2.0 replace the stsadm tool. Christian Glessner gives a early look on the new Cmdlets for SharePoint 2010 on his blog ILoveSharePoint, check out here.
Find a good example on the blog of Markus Alt.

Greeting,

Andreas

SharePoint 2010: get ready!

2009-10-19T12:09:00.000-07:00

At monday this week the NDA for SharePoint 2010 is annul with the beginning of the SharePoint conference in Las Vegas. Me and a lot of other bloggers in the world will write down many new features and stuff about SharePoint 2010. If you think about using SharePoint 2010 in your company, you have to check some prerequisite to be ready!
All necessary prerequisites will be found here . I think the importantly prerequisits are that SharePoint 2010 only is availible for 64bit Systems and that you have to upgrade your WSS 3.0 or MOSS 2007 sytsem to SP2. With SP2 the pre-upgrade scan tool will be integrated in stsadm.
If you consider this prerequisits, you take all steps to get your own SharePoint 2010 and have a look on this screen:

:-)

Andreas

Nintex Workflow 2007 Best Practice: Use the Task Reminder action

2009-10-17T12:10:00.000-07:00

Because it isn't clearly for the first time someone use the Nintex Workflow 2007 Task Reminder action, here the trick:
Use the "Run parallel actions" action for the correct setup. If you put the Task Reminder action behind your Request Approval or Flexi Task action, it wan't work.

Regards,

Andreas

Nintex Workflow 2007 Best Practice: Notifications by Workflow Error

2009-10-17T10:49:00.000-07:00

This is the firts post in the "Nintex Workflow 2007 Best Practice" series I would like write down. Create an deploy workflows with Nintex Workflow would be very easy and quickliy to do, but there are some points you better have to consider before you let your users playing with a productiv workflow. One of these points ist the notification setting by Workflow error. By default, the workflow initiator will get a email if a workflow crashs. The initiator as an unmindfull enduser often will be courios and scared by automatically sent Error Emails from a system. As an administrator, you can prefend your needy users from this situation with a simple setting.
Switch to the "Message Template" settings on SharePoint site levels. Here you will find the following options:

I don't think I've to explain the settings for this. Pherhaps this settings will be overlooked so often because there are only to find on site level, not in Central Administration...

Regards,

Andreas

Error by BizTalk 2009 UDDI configuration

2009-10-13T12:39:00.000-07:00

This days I got an error by configure the UDDI components on a BTS 2009 machine. The Event Log says the following:

Event Type: Error

Event Source: BizTalk DW Reporting

Event Category: None

Event ID: 1000

Date: 13.10.2009

Time: 14:04:24

User: N/A

Computer: +++Biz+++
Description:

Faulting application configuration.exe, version 3.8.368.0, stamp 49b1da6c, faulting module configframeworkhelper.dll, version 3.8.368.0, stamp 49b1da6b, debug? 0, fault address 0x000823ba.

For more information, see Help and Support Center at http://go.microsoft.com/fwlink/events.asp.

Data:

0000: 41 00 70 00 70 00 6c 00 A.p.p.l.

.....

BizTalk is installed in a Farm scenario with a BizTalk Server and a several SQL 2005 machine. On the SQL the UDDI database components will be installed and configured. To configure the Web Application component on the BizTalk machine, I have to put the "Run As"- user for the UDDI Configuration Wizard into the local Administrator group on the SQL server. It wasn't enough to make the user to a Server Admin on the SQL server instance.

Greetings,

Andreas

My new blog

2009-10-04T08:44:00.000-07:00

Hi and welcome to my new blog!

I love SharePoint! And this is my diary with all my historys and expiriences about my this love :-) Enjoy it!

Greetings,

Andreas